Aller au contenu

Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 116.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 09:01
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 144.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/10 14:07
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,64 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
6 +La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 7  
8 +Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 +
8 8  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += À quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
16 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
15 15  
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
18 +Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17 17  
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
20 +Elle permet de :
19 19  
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
22 +* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 +** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 +** les **organismes impliqués**,
25 +** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 +** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 +** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 +* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 +* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
21 21  
22 -== Cas d'usage ==
23 23  
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 25  
26 -(((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
33 += Cas d'usage =
28 28  
29 -(((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
35 +== Organiser une exposition temporaire du musée ==
31 31  
32 -(((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
37 +Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
34 34  
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
39 +== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
41 +Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
38 38  
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
43 +== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
40 40  
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
45 +Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
42 42  
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
47 +== Préparer un dépôt sortant ==
44 44  
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
49 +Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
46 46  
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
51 +== Suivre un déménagement ==
48 48  
53 +Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54 +
55 +== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 +
57 +Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 +
59 +== Formaliser une commission ==
60 +
61 +Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 +
63 +== Tracer un évènement interne ==
64 +
65 +Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 +
67 += Comment créer une notice évènement ? =
68 +
49 49  (% class="box successmessage" %)
50 50  (((
51 -Bonnes pratiques :
71 +**Bonnes pratiques**
52 52  
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
73 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 +* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
57 57  )))
58 -)))
59 -)))
60 -)))
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
63 -
64 64  == Depuis la table des évènements ==
65 65  
66 66  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -81,19 +81,19 @@
81 81  
82 82  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -= Choisir une grille de saisie =
97 += Sélectionner la grille de saisie adéquate =
85 85  
86 86  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 87  
88 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
101 +**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
89 89  
90 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
103 +Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
91 91  
92 92  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 93  |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 94  |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 95  |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
109 +|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 97  |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 98  |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 99  |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
... ... @@ -107,12 +107,12 @@
107 107  
108 108  (% class="box infomessage" %)
109 109  (((
110 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
123 +== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
111 111  
112 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
125 +L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
113 113  
114 114  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
128 +* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
116 116  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 117  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
118 118  
... ... @@ -127,17 +127,27 @@
127 127  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 128  1. **Enregistrer la notice. **
129 129  
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Astuce**
146 +Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147 +)))
148 +
130 130  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
151 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
132 132  
133 -== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
153 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
134 134  
135 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
155 +* le **type**,
156 +* le **sous-type**
157 +* et la **catégorie**.
137 137  
138 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
139 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
140 -* Définit la nature de l’opération.
159 +Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
160 +
161 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
162 +|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
163 +* Détermine la nature de l’opération.
141 141  * Conditionne les champs affichés.
142 142  * Déclenche les règles métiers.
143 143  * Détermine le workflow.
... ... @@ -145,17 +145,27 @@
145 145  * Exposition
146 146  * Exposition itinérante
147 147  * Prêt hors exposition
148 -* Activité
149 -* Vente
171 +* Activités
172 +* Ventes
150 150  * Dépôt
151 151  * Déménagement
152 152  * Traitement de conservation et analyse
153 -* Commission
154 -* Etc.
176 +* Dépôt de plainte
177 +* Mvt int temporaire
178 +* Mvt int marquage
179 +* Mvt int photographie
180 +* Mvt int chantier collection
181 +* Mvt int autre
182 +* Commission  de prêt/dépôt
183 +* Commission d'acquisition
184 +* Commission de restauration
185 +* Commission de contrôle
186 +* Sous-commission : demande de dépôt
187 +* Sous-commission : transfert d'affectation
188 +* Sous-commission : déclassement
155 155  )))
156 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
157 -* Affine la description du type choisi.
158 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
190 +|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
191 +* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
159 159  )))|(((
160 160  Pour une exposition :
161 161  
... ... @@ -162,45 +162,21 @@
162 162  * Interne temporaire au musée.
163 163  * Prêt à une autre institution.
164 164  )))
165 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
198 +|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
166 166  * Distingue les variantes ou étapes d’un type.
167 167  )))|(((
168 -* Activités : concert, colloque, conférence.
201 +* Activités : concert, colloque, conférence....
169 169  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
170 170  )))
171 171  
205 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -
174 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
175 -
176 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
177 -
178 -(% class="box warningmessage" %)
179 -(((
180 -Attention :
181 -
182 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
183 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
184 -)))
185 -
186 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 -
193 -
194 194  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
195 195  
196 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
209 +Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
197 197  
198 198  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 -
201 -
202 -
203 -
204 204  
205 205  )))
206 206  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -215,14 +215,11 @@
215 215  (((
216 216  **Aller plus loin**
217 217  
218 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
219 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
220 -* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
221 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
222 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
227 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
228 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
223 223  
230 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
224 224  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
225 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
226 226  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
227 227  
228 228  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -247,8 +247,3 @@
247 247  
248 248  )))
249 249  )))
250 -
251 -
252 -
253 -
254 -
1756364699020-670.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +122.8 KB
Contenu
1756364771502-512.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +123.8 KB
Contenu
1756364860749-239.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +125.0 KB
Contenu