Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -3,191 +3,200 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	6	+//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
7	7
8		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	8	+//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	12	+= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
13	13
14		-La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
	14	+//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
15	15
16		-Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
	16	+//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
17	17
18		-Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	18	+//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
19	19
20		-En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	20	+//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
21	21
22		-== Cas d'usage ==
	22	+== //Cas d'usage// ==
23	23
24		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	24	+>(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
25	25
26	26	(((
27		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	27	+>(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
28	28
29	29	(((
30		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	30	+>(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
31	31
32	32	(((
33		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	33	+>(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
34	34
35		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	35	+>(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
36	36
37		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	37	+>(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
38	38
39		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	39	+>(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
40	40
41		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	41	+>(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
42	42
43		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	43	+>(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
44	44
45		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	45	+>(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
46	46
47		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	47	+>(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
48	48
49	49	(% class="box successmessage" %)
50	50	(((
51		-Bonnes pratiques :
	51	+//Bonnes pratiques ~://
52	52
53		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	53	+* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
	54	+* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
	55	+* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
	56	+* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
57	57	)))
58	58	)))
59	59	)))
60	60	)))
61	61
62		-= Comment créer un évènement ? =
	62	+= //Comment créer un évènement ?// =
63	63
64		-== Depuis la table des évènements ==
	64	+== //Depuis la table des évènements// ==
65	65
66		-Cliquez sur l'icône de **création**
	66	+//Cliquez sur l'icône de **création**//
67	67
68	68	[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
70		-== Depuis le tableau de bord ==
	70	+== //Depuis le tableau de bord// ==
71	71
72		-Cliquez sur l'icône de **création**
	72	+//Cliquez sur l'icône de **création**//
73	73
74	74	[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-== Depuis une notice de bien ==
	76	+== //Depuis une notice de bien// ==
77	77
78		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	78	+(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
79	79
80		-Cliquez sur l'icône de **création**
	80	+//Cliquez sur l'icône de **création**//
81	81
82	82	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84		-= Choisir une grille de saisie =
	84	+= //Choisir une grille de saisie// =
85	85
86		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	86	+(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
87	87
88		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	88	+//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
89	89
90		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	90	+//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
91	91
92		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	92	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
	93	+|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
	94	+|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
	95	+|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
	96	+|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
	97	+|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
	98	+|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
	99	+|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
	100	+|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
	101	+|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
	102	+|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
	103	+|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
	104	+|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
	105	+|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
	106	+|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
107	107
108	108	(% class="box infomessage" %)
109	109	(((
110		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	110	+//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
111	111
112		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	112	+//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
113	113
114		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	114	+* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
	115	+* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
	116	+* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
	117	+* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
118	118
119		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	119	+//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
120	120	)))
121	121
122		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	122	+= //Renseigner et enregistrer la notice// =
123	123
124		-Une fois la grille de saisie ouverte,
	124	+//Une fois la grille de saisie ouverte,//
125	125
126		-1. **Remplir les champs** de la grille
127		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128		-1. **Enregistrer la notice. **
	126	+1. //**Remplir les champs** de la grille//
	127	+1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
	128	+1. //**Enregistrer la notice. **//
129	129
130	130	[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131	131
132	132
133		-== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
	133	+== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
134	134
135		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	135	+//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	136	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
137	137
138		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
139		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
140		-* Définit la nature de l’opération.
141		-* Conditionne les champs affichés.
142		-* Déclenche les règles métiers.
143		-* Détermine le workflow.
	138	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
	139	+|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
	140	+* //Définit la nature de l’opération.//
	141	+* //Conditionne les champs affichés.//
	142	+* //Déclenche les règles métiers.//
	143	+* //Détermine le workflow.//
144	144	)))|(((
145		-* Exposition
146		-* Exposition itinérante
147		-* Prêt hors exposition
148		-* Activité
149		-* Vente
150		-* Dépôt
151		-* Déménagement
152		-* Traitement de conservation et analyse
153		-* Commission
154		-* Etc.
	145	+* //Exposition//
	146	+* //Exposition itinérante//
	147	+* //Prêt hors exposition//
	148	+* //Activité//
	149	+* //Vente//
	150	+* //Dépôt//
	151	+* //Déménagement//
	152	+* //Traitement de conservation et analyse//
	153	+* //Commission //
	154	+* //Etc.//
155	155	)))
156		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
157		-* Affine la description du type choisi.
158		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
	156	+|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
	157	+* //Affine la description du type choisi.//
	158	+* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
159	159	)))|(((
160		-Pour une exposition :
	160	+//Pour une exposition ~://
161	161
162		-* Interne temporaire au musée.
163		-* Prêt à une autre institution.
	162	+* //Interne temporaire au musée.//
	163	+* //Prêt à une autre institution. //
164	164	)))
165		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
166		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	165	+|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
	166	+* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
167	167	)))|(((
168		-* Activités : concert, colloque, conférence.
169		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	168	+* //Activités : concert, colloque, conférence.//
	169	+* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
170	170	)))
171	171
172	172
173	173
174		-== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	174	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175	175
176		-Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
177	177
	177	+== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
	178	+
	179	+//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
	180	+
178	178	(% class="box warningmessage" %)
179	179	(((
180		-Attention :
	183	+//Attention ~://
181	181
182		-* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
183		-* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	185	+* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
	186	+* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
184	184	)))
185	185
186		-[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	189	+// //
187	187
	191	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188	188
189	189
	194	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190	190
	196	+
	197	+[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	198	+
	199	+
191	191	[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192	192
193	193

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