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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 114.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:58
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À la version 135.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -11,53 +11,86 @@
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
14 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15 15  
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
16 +On y saisit notamment :
17 17  
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
18 +* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 +* les **organismes impliqués**,
20 +* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 +* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 +* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
24 +La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 +Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
21 21  
22 -== Cas d'usage ==
27 +En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
23 23  
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
29 +>(% class="small" %)**Cas d'usage**
25 25  
31 +>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 +
26 26  (((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
34 +(((
35 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 +* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 +)))
38 +)))
28 28  
40 +>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 +
29 29  (((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
43 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 +* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 +
46 +)))
31 31  
48 +>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 +
32 32  (((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
51 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 +* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 +)))
34 34  
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
55 +>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
57 +(((
58 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 +* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 +)))
38 38  
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
62 +>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
40 40  
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
64 +(((
65 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 +* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 +)))
42 42  
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
69 +>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
44 44  
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
71 +(((
72 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 +* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 +)))
46 46  
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
76 +>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
48 48  
78 +(((
79 +* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 +* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 +)))
82 +
83 +(((
84 +
85 +
49 49  (% class="box successmessage" %)
50 50  (((
51 51  Bonnes pratiques :
52 52  
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
90 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
91 +* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
57 57  )))
58 58  )))
59 -)))
60 -)))
61 61  
62 62  = Comment créer un évènement ? =
63 63  
... ... @@ -127,29 +127,15 @@
127 127  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 128  1. **Enregistrer la notice. **
129 129  
130 -
131 -
132 -(% class="box successmessage" %)
133 -(((
134 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
135 -
136 -Attention :
137 -
138 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
139 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
140 -
141 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 -)))
143 -
144 144  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 146  
147 -== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
166 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
148 148  
149 149  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
150 150  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
151 151  
152 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
171 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
153 153  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
154 154  * Définit la nature de l’opération.
155 155  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -183,19 +183,39 @@
183 183  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
184 184  )))
185 185  
205 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
187 187  
208 +== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
188 188  
189 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
210 +Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
190 190  
191 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
212 +(% class="box warningmessage" %)
213 +(((
214 +**Attention :**
192 192  
193 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
217 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
218 +)))
194 194  
220 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  
196 196  
223 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 198  
226 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
233 +
234 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
235 +
236 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +
199 199  
200 200  )))
201 201  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -210,14 +210,10 @@
210 210  (((
211 211  **Aller plus loin**
212 212  
213 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
214 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
215 -* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
216 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
217 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
252 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
218 218  
254 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
219 219  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
220 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
221 221  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
222 222  
223 223  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -242,8 +242,3 @@
242 242  
243 243  )))
244 244  )))
245 -
246 -
247 -
248 -
249 -
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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