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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 111.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:54
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À la version 137.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -11,56 +11,85 @@
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
14 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15 15  
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
16 +On y saisit notamment :
17 17  
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
18 +* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 +* les **organismes impliqués**,
20 +* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 +* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 +* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
24 +La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 +Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
21 21  
22 -== Cas d'usage ==
27 +En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
23 23  
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
29 +>(% class="small" %)**Cas d'usage**
25 25  
31 +>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 +
26 26  (((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
34 +(((
35 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 +* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 +)))
38 +)))
28 28  
40 +>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 +
29 29  (((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
43 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 +* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 +
46 +)))
31 31  
48 +>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 +
32 32  (((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
51 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 +* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 +)))
34 34  
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
55 +>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
57 +(((
58 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 +* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 +)))
38 38  
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
62 +>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
40 40  
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
64 +(((
65 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 +* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 +)))
42 42  
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
69 +>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
44 44  
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
71 +(((
72 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 +* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 +)))
46 46  
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
76 +>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
48 48  
78 +(((
79 +* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 +* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 +)))
82 +
83 += Comment créer une notice évènement ? =
84 +
49 49  (% class="box successmessage" %)
50 50  (((
51 51  Bonnes pratiques :
52 52  
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
89 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
90 +* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
57 57  )))
58 -)))
59 -)))
60 -)))
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
63 -
64 64  == Depuis la table des évènements ==
65 65  
66 66  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -127,12 +127,15 @@
127 127  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 128  1. **Enregistrer la notice. **
129 129  
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
159 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +
162 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
163 +
132 132  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 133  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
134 134  
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
167 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
136 136  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 137  * Définit la nature de l’opération.
138 138  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -165,32 +165,40 @@
165 165  * Activités : concert, colloque, conférence.
166 166  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 167  )))
168 -)))
169 169  
170 -(% class="box successmessage" %)
171 -(((
172 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
201 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 -Attention :
175 175  
204 +== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
205 +
206 +Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
207 +
208 +(% class="box warningmessage" %)
209 +(((
210 +**Attention :**
211 +
176 176  * Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 177  * Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178 -
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  )))
181 181  
182 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 184  
185 -(% class="box successmessage" %)
186 -(((
187 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
219 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -)))
191 191  
222 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 193  
225 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
229 +
230 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
231 +
232 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
194 194  
195 195  )))
196 196  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -205,14 +205,10 @@
205 205  (((
206 206  **Aller plus loin**
207 207  
208 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
209 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
210 -* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
211 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
212 -* [[Supprimer un évènement avec des n>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]][[otices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
248 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 213  
250 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
214 214  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
215 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
216 216  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
217 217  
218 218  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -237,8 +237,3 @@
237 237  
238 238  )))
239 239  )))
240 -
241 -
242 -
243 -
244 -
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
Taille
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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