Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Saisir un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -1,242 +1,26 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
2	2
3		-|(% style="width:840px" %)(((
4		-(% class="box" %)
5		-(((
6		-La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	3	+Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
7	7
8		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9		-)))
10		-
	5	+(% class="\" %)
11	11	(((
12		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13		-
14		-La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15		-
16		-Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17		-
18		-Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19		-
20		-En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21		-
22		-== Cas d'usage ==
23		-
24		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25		-
26		-(((
27		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28		-
29		-(((
30		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31		-
32		-(((
33		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34		-
35		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36		-
37		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38		-
39		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40		-
41		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42		-
43		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44		-
45		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46		-
47		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48		-
49		-(% class="box successmessage" %)
50		-(((
51		-Bonnes pratiques :
52		-
53		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	7	+Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
57	57	)))
58		-)))
59		-)))
60		-)))
61	61
62		-= Comment créer un évènement ? =
	10	+Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
63	63
64		-== Depuis la table des évènements ==
65	65
66		-Cliquez sur l'icône de **création**
	13	+(% style="text-align:center" %)
	14	+[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
67	67
68		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	16	+Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
69	69
70		-== Depuis le tableau de bord ==
	18	+(% style="text-align:center" %)
	19	+[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
71	71
72		-Cliquez sur l'icône de **création**
	21	+(% style="text-align:center" %)
	22	+[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
73	73
74		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	24	+Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
75	75
76		-== Depuis une notice de bien ==
77	77
78		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79		-
80		-Cliquez sur l'icône de **création**
81		-
82		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83		-
84		-= Choisir une grille de saisie =
85		-
86		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87		-
88		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
89		-
90		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91		-
92		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107		-
108		-(% class="box infomessage" %)
109		-(((
110		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
111		-
112		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
113		-
114		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
118		-
119		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120		-)))
121		-
122		-= Renseigner et enregistrer la notice =
123		-
124		-Une fois la grille de saisie ouverte,
125		-
126		-1. **Remplir les champs** de la grille
127		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128		-1. **Enregistrer la notice. **
129		-
130		-(% class="box warningmessage" %)
131		-(((
132		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
134		-
135		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137		-* Définit la nature de l’opération.
138		-* Conditionne les champs affichés.
139		-* Déclenche les règles métiers.
140		-* Détermine le workflow.
141		-)))|(((
142		-* Exposition
143		-* Exposition itinérante
144		-* Prêt hors exposition
145		-* Activité
146		-* Vente
147		-* Dépôt
148		-* Déménagement
149		-* Traitement de conservation et analyse
150		-* Commission
151		-* Etc.
152		-)))
153		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154		-* Affine la description du type choisi.
155		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
156		-)))|(((
157		-Pour une exposition :
158		-
159		-* Interne temporaire au musée.
160		-* Prêt à une autre institution.
161		-)))
162		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164		-)))|(((
165		-* Activités : concert, colloque, conférence.
166		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167		-)))
168		-)))
169		-
170		-(% class="box successmessage" %)
171		-(((
172		-Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
173		-
174		-Attention :
175		-
176		-* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177		-* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178		-
179		-[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180		-)))
181		-
182		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183		-
184		-
185		-(% class="box successmessage" %)
186		-(((
187		-Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
188		-
189		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190		-)))
191		-
192		-
193		-
194		-
195		-
196		-)))
197		-)))|(% style="width:300px" %)(((
198		-(% class="box" %)
199		-(((
200		-**Sommaire**
201		-
202		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
203		-)))
204		-
205		-(% class="box" %)
206		-(((
207		-**Aller plus loin**
208		-
209		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
210		-* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
211		-
212		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
213		-* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
214		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
215		-
216		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
217		-)))
218		-
219		-(% class="box" %)
220		-(((
221		-**Icônes principales **
222		-
223		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
224		-
225		-
226		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
227		-
228		-
229		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
230		-
231		-
232		-)))
233		-
234		-(((
235		-
236		-)))
237		-)))
238		-
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