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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+Saisir un évènement

Parent

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,26 +1,259 @@
1		-Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3		-Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
4	4
5		-(% class="\" %)
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	9	+)))
	10	+
6	6	(((
7		-Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
	12	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	13	+
	14	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	15	+
	16	+On y saisit notamment :
	17	+
	18	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	19	+* les **organismes impliqués**,
	20	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	21	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	22	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	23	+
	24	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	25	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
	26	+
	27	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
	28	+
	29	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
	30	+
	31	+>(% class="small" %)Organiser une exposition temporaire(%%)(((
	32	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	33	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
8	8	)))
9	9
10		-Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
	36	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant**Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	37	+>(% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	38	+>(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	39	+>(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	40	+>(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	41	+>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	42	+>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
11	11
	44	+(((
	45	+(((
	46	+(((
	47	+
12	12
13		-(% style="text-align:center" %)
14		-[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonnes pratiques :
15	15
16		-Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
	53	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	54	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	55	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	56	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	57	+)))
	58	+)))
	59	+)))
	60	+)))
17	17
18		-(% style="text-align:center" %)
19		-[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
	62	+= Comment créer un évènement ? =
20	20
21		-(% style="text-align:center" %)
22		-[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
	64	+== Depuis la table des évènements ==
23	23
24		-Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
	66	+Cliquez sur l'icône de **création**
25	25
	68	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26	26
	70	+== Depuis le tableau de bord ==
	71	+
	72	+Cliquez sur l'icône de **création**
	73	+
	74	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	75	+
	76	+== Depuis une notice de bien ==
	77	+
	78	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	79	+
	80	+Cliquez sur l'icône de **création**
	81	+
	82	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83	+
	84	+= Choisir une grille de saisie =
	85	+
	86	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	87	+
	88	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	89	+
	90	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	91	+
	92	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	93	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	94	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	95	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	96	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	97	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	98	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	99	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	100	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	101	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	102	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	103	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	104	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	105	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	106	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	107	+
	108	+(% class="box infomessage" %)
	109	+(((
	110	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	111	+
	112	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	113	+
	114	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	115	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	116	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	117	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	118	+
	119	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	120	+)))
	121	+
	122	+= Renseigner et enregistrer la notice =
	123	+
	124	+Une fois la grille de saisie ouverte,
	125	+
	126	+1. **Remplir les champs** de la grille
	127	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	128	+1. **Enregistrer la notice. **
	129	+
	130	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	131	+
	132	+
	133	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	134	+
	135	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	136	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	137	+
	138	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	139	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	140	+* Définit la nature de l’opération.
	141	+* Conditionne les champs affichés.
	142	+* Déclenche les règles métiers.
	143	+* Détermine le workflow.
	144	+)))|(((
	145	+* Exposition
	146	+* Exposition itinérante
	147	+* Prêt hors exposition
	148	+* Activité
	149	+* Vente
	150	+* Dépôt
	151	+* Déménagement
	152	+* Traitement de conservation et analyse
	153	+* Commission
	154	+* Etc.
	155	+)))
	156	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	157	+* Affine la description du type choisi.
	158	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	159	+)))|(((
	160	+Pour une exposition :
	161	+
	162	+* Interne temporaire au musée.
	163	+* Prêt à une autre institution.
	164	+)))
	165	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	166	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	167	+)))|(((
	168	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	169	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	170	+)))
	171	+
	172	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+
	174	+
	175	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	176	+
	177	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	178	+
	179	+(% class="box warningmessage" %)
	180	+(((
	181	+Attention :
	182	+
	183	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	184	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	185	+)))
	186	+
	187	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	188	+
	189	+
	190	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+
	192	+
	193	+[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	194	+
	195	+
	196	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	197	+
	198	+
	199	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	200	+
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