Code source wiki de Créer un évènement

Version 55.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/26 09:57

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version	line-number	content
6.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.19 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
4.1	8
5.1	9	(((
7.1	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
4.1	11
44.1	12	La table Évènements constitue la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’opération — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
4.1	13
44.1	14	Vous y renseignez notamment le titre, le type d’évènement, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’état d’avancement de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15.1	15
44.1	16	Chaque évènement est relié aux notices de biens concernés et peut regrouper plusieurs mouvements associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
15.1	17
44.1	18	En pratique, la table Évènements offre une structure logique à l’ensemble des actions de régie. Elle facilite le suivi transversal des opérations et centralise en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
15.1	19
	20	== Cas d'usage ==
	21
26.1	22	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
15.1	23
26.1	24	(((
27.1	25	>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
25.1	26
27.1	27	(((
28.1	28	>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
25.1	29
28.1	30	(((
	31	>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
25.1	32
28.1	33	>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
25.1	34
28.1	35	>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
25.1	36
28.1	37	>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
25.1	38
28.1	39	>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
25.1	40
28.1	41	>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
25.1	42
28.1	43	>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
25.1	44
28.1	45	>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
34.1	46
	47	(% class="box successmessage" %)
	48	(((
	49	Bonnes pratiques :
35.1	50
44.1	51	* Créez au préalable un panier pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	52	* Vérifiez qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	53	* Sélectionnez la grille de saisie adaptée au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	54	* Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
25.1	55	)))
26.1	56	)))
27.1	57	)))
34.1	58	)))
25.1	59
7.1	60	= Comment créer un évènement ? =
5.1	61
7.1	62	== Depuis la table des évènements ==
5.1	63
6.1	64	Cliquez sur l'icône de création
5.1	65
9.1	66	[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	67
7.1	68	== Depuis le tableau de bord ==
6.1	69
	70	Cliquez sur l'icône de création
	71
	72	[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	73
9.1	74	== Depuis une notice de bien ==
6.1	75
14.1	76	(% class="mark small" %)Version 4.5.30 et ultérieures
13.1	77
6.1	78	Cliquez sur l'icône de création
	79
9.1	80	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	81
7.1	82	= Choisir une grille de saisie =
6.1	83
38.1	84	(% class="mark small" %)Version 4.5.39 et ultérieures(%%)
37.1	85
6.1	86	La grille détermine la structure et les champs affichés.
	87
	88	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	89
30.1	90	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Libellé de la grille\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation principale
	91	\|Commission\|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	92	\|Déménagement\|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	93	\|Dépôt de plainte\|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	94	\|Exposition temporaire au musée\|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	95	\|Mise en dépôt (ou régularisation)\|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	96	\|Mvt int : Chantier de collections\|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	97	\|Mvt int : Marquage\|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	98	\|Mvt int : Mise à disposition sur place\|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	99	\|Mvt int : Photographie\|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	100	\|Mvt int : Temporaire\|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	101	\|Prêt (autres que pour une exposition)\|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	102	\|Prêts (pour exposition dans une autre institution)\|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	103	\|Tous les champs\|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	104	\|Traitement de conservation et analyse\|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
6.1	105
10.1	106	(% class="box infomessage" %)
	107	(((
	108	Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
	109
	110	L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
	111
	112	* Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
	113	* Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	114	* Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	115	* Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	116
	117	Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
11.1	118	)))
10.1	119
6.1	120	= Renseigner et enregistrer la notice =
	121
34.1	122	Une fois la grille de saisie ouverte,
33.1	123
34.1	124	1. Remplir les champs de la grille
	125	1. Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
	126	1. Enregistrer la notice.
	127
38.1	128	(% class="box warningmessage" %)
	129	(((
39.1	130	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le type, le sous-type et la catégorie.
	131	Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	132
	133	\|=Champ\|=Définition\|=Rôle principal\|=Exemples
	134	\|Type d’évènement\|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.\|(((
	135	* Définit la nature de l’opération.
	136	* Conditionne les champs affichés.
	137	* Déclenche les règles métiers.
	138	* Détermine le workflow.
	139	)))\|(((
	140	* Exposition
	141	* Exposition itinérante
	142	* Prêt hors exposition
	143	* Activité
	144	* Vente
	145	* Dépôt
	146	* Déménagement
	147	* Traitement de conservation et analyse
	148	* Commission
	149	* Etc.
38.1	150	)))
39.1	151	\|Sous-type d’évènement\|Champ de précision supplémentaire lié au type.\|(((
	152	* Affine la description du type choisi.
	153	* Permet de différencier des cas spécifiques.
	154	)))\|(((
	155	Pour une exposition :
38.1	156
39.1	157	* Interne temporaire au musée.
	158	* Prêt à une autre institution.
	159	)))
	160	\|Catégorie\|Champ de classification complémentaire.\|(((
	161	* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	162	)))\|(((
	163	* Activités : concert, colloque, conférence.
	164	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	165	)))
	166	)))
	167
36.1	168	[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34.1	169
38.1	170
44.1	171	(% class="box successmessage" %)
	172	(((
	173	Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	174	)))
6.1	175
44.1	176	[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	177
	178
44.1	179	= Lier des biens à l'évènement =
6.1	180
44.1	181	== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
6.1	182
44.1	183	Cette table liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
32.1	184
44.1	185	Elle contient notamment le lien vers la notice principale du bien, les dimensions d’emballage (si différentes), un cartel spécifique ou une fiche de prêt, ainsi que des commentaires logistiques ou scénographiques. Elle permet aussi de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
32.1	186
44.1	187	Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
32.1	188
44.1	189	En pratique, elle offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine et de préserver les informations même en cas de refus du bien.
32.1	190
	191	=== Cas d'usage ===
	192
33.1	193	>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
32.1	194
33.1	195	(((
	196	>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
32.1	197
33.1	198	>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
32.1	199
33.1	200	>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
32.1	201
33.1	202	>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	203	)))
32.1	204
33.1	205	== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
32.1	206
34.1	207	=== Depuis une recherche ===
32.1	208
46.1	209	1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères.
	210	1. Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
	211	1. Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.
	212	1. (((
	213	Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
44.1	214
46.1	215	* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
	216	* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
	217	* Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
	218	)))
	219	1. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
44.1	220
45.1	221	[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	222
	223
46.1	224	[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45.1	225
	226
	227	[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	228
	229
	230	[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	231
	232
46.1	233	[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45.1	234
	235
34.1	236	=== Depuis un panier ===
32.1	237
46.1	238	(% class="box warningmessage" %)
	239	(((
48.1	240	Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
46.1	241	)))
	242
47.1	243	1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
	244	1. Sélectionnez le panier :
	245	1. Cliquez sur Ajouter la sélection* si vous ne souhaitez lier que certains biens,
	246	1. ou sur Ajouter le panier* pour ajouter tous les biens du panier.
46.1	247	1. (((
	248	Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
	249
	250	* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
	251	* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
	252	* Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
	253	)))
	254	1. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
	255
47.1	256	[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44.1	257
	258
47.1	259	[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	260
	261
47.1	262	[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	263
	264
47.1	265	[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	266
	267
34.1	268	=== Depuis une notice de bien ===
32.1	269
45.1	270	Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.
44.1	271
45.1	272	[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44.1	273
	274
34.1	275	== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
32.1	276
54.1	277	Dans Flora, vous pouvez également saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
32.1	278
51.1	279	Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
48.1	280
51.1	281	* Expositions temporaires : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
	282	* Rétrospectives ou bilans : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
	283	* Gestion des prêts entrants : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
	284	* Archivage documentaire : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
48.1	285
51.1	286	=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
48.1	287
51.1	288	Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
48.1	289
51.1	290	* ils sont typés comme “Prêts pour expositions”,
	291	* ils portent un préfixe musée distinct de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
	292	* le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
48.1	293
51.1	294	Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme extérieurs à vos collections.
48.1	295
54.1	296	[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	297
51.1	298	=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
49.1	299
55.1	300	==== Création directe depuis un évènement ====
50.1	301
55.1	302	1. Dans l’onglet Biens de la table évènements, cliquez sur le raccourci de saisie pour créer les notices de biens empruntés.
	303	1. Renseignez les champs de la grille minimale, puis validez la saisie.
	304	1. Les biens empruntés ainsi créés sont automatiquement liés à l’évènement.
	305	1. Vous pouvez ensuite compléter la notice en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
51.1	306
52.1	307	[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	308
	309
52.1	310	[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	311
	312
55.1	313	==== Création depuis la table Biens ====
51.1	314
55.1	315	1. Accédez à la table Biens et créez une nouvelle notice.
	316	1. Utilisez la grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition.
	317	1. Renseignez les champs obligatoires ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
	318	1. Associez ensuite le bien à l’évènement manuellement :
51.1	319
53.1	320	* soit depuis la notice de bien,
	321	* soit depuis l’évènement, en passant par un panier ou une recherche par critères.
51.1	322
53.1	323	[[//Table des biens : choix grille de saisie 04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire//>>image:1756193626035-889.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	324
	325
53.1	326	[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	327
	328
53.1	329	[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	330
	331
46.1	332	= Gérer les biens liés à l'évènement =
32.1	333
54.1	334	Une fois les biens liés aux évènements, il est possible d'intervenir dessus pour ajouter des informations, les trier et assurer un suivi optimal. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont mises à dispositions des utilisateurs dans la barre d'outil de la liste des biens et dans les notices de biens liés à l'évènement.
45.1	335
54.1	336
	337
42.1	338	= Supprimer un évènement avec des notices liées =
41.1	339
	340
	341
5.1	342
	343	)))
	344	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	345	(% class="box" %)
	346	(((
	347	Sommaire
13.1	348
	349	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	350	)))
	351
	352	(% class="box" %)
	353	(((
	354	Aller plus loin
6.1	355
9.1	356	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome\|\|target="_blank"]]
7.1	357	* Planifier et suivre les mouvements associés
42.1	358
	359
	360
8.1	361	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome\|\|target="_blank"]]
50.1	362	* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
44.1	363	* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
12.1	364	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	365	)))
	366
	367	(% class="box" %)
	368	(((
	369	Icônes principales
	370	)))
	371
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	373
	374	)))
	375	)))
	376
	377
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1.1	380
	381
	382
	383
	384
2.1	385

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