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Version 137.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/15 08:16
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Cécile Vinoche 6.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
Cécile Vinoche 4.1 2
Joséphine Ducruet 126.1 3 (% class="table-striped" %)
Cécile Vinoche 5.1 4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
6 (((
admin admin 134.1 7 Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
Cécile Vinoche 112.1 8
admin admin 129.1 9 On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
Cécile Vinoche 112.1 10
11 Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
Cécile Vinoche 5.1 12 )))
Cécile Vinoche 4.1 13
Cécile Vinoche 5.1 14 (((
Cécile Vinoche 116.1 15 = Associer des biens à l'évènement =
Cécile Vinoche 32.1 16
admin admin 129.1 17 Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
Cécile Vinoche 117.1 18
Cécile Vinoche 108.1 19 == Depuis une recherche ==
Cécile Vinoche 32.1 20
admin admin 129.1 21 1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
Cécile Vinoche 46.1 23 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 1. (((
admin admin 133.1 26 Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
Cécile Vinoche 44.1 27
Cécile Vinoche 46.1 28 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 )))
32 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
Cécile Vinoche 44.1 33
Cécile Vinoche 45.1 34 [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35
36
Cécile Vinoche 46.1 37 [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 45.1 38
39
40 [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41
42
43 [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44
45
Cécile Vinoche 46.1 46 [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 45.1 47
48
Cécile Vinoche 108.1 49 == Depuis un panier ==
Cécile Vinoche 32.1 50
admin admin 130.1 51 1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
Cécile Vinoche 47.1 53 1. **Sélectionnez le panier** :
admin admin 130.1 54 1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
Cécile Vinoche 46.1 56 1. (((
admin admin 130.1 57 Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
Cécile Vinoche 46.1 58
59 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
62 )))
63 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
64
Cécile Vinoche 47.1 65 [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 44.1 66
67
Cécile Vinoche 47.1 68 [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 69
70
Cécile Vinoche 47.1 71 [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 72
73
Cécile Vinoche 47.1 74 [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 75
76
Cécile Vinoche 108.1 77 == Depuis une notice de bien ==
Cécile Vinoche 32.1 78
Cécile Vinoche 113.1 79 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
80
admin admin 131.1 81 Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
Cécile Vinoche 44.1 82
Cécile Vinoche 45.1 83 [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 44.1 84
85
admin admin 130.1 86 == Ajouter des biens empruntés ==
Cécile Vinoche 32.1 87
Cécile Vinoche 125.1 88 (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
89
admin admin 130.1 90 Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
Cécile Vinoche 32.1 91
Cécile Vinoche 122.1 92 Ces notices permettent :
Cécile Vinoche 48.1 93
Cécile Vinoche 122.1 94 * de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 * de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 * et d’archiver la participation de biens extérieurs.
Cécile Vinoche 48.1 97
admin admin 130.1 98 Les biens empruntés sont caractérisés par :
Cécile Vinoche 48.1 99
admin admin 130.1 100 * un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 * un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 * la mention du prêteur dans la notice du bien.
Cécile Vinoche 48.1 103
admin admin 130.1 104 Ces biens peuvent être créés :
Cécile Vinoche 48.1 105
admin admin 130.1 106 * directement depuis l’évènement,
107 * ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
108
Cécile Vinoche 122.1 109 [[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 54.1 110
Cécile Vinoche 49.1 111
Cécile Vinoche 124.1 112 [[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 51.1 113
114
admin admin 130.1 115 = Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
Joséphine Ducruet 126.1 116
admin admin 130.1 117 Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
Joséphine Ducruet 126.1 118
admin admin 130.1 119 * Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 * Elle est **modifiable**.
121 * Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
Joséphine Ducruet 126.1 122
123 La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
124
admin admin 130.1 125 Cette notice regroupe :
Joséphine Ducruet 126.1 126
127 * le lien vers la notice principale du bien,
admin admin 130.1 128 * des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 * des données logistiques ou scénographiques,
130 * l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
Joséphine Ducruet 126.1 131
admin admin 130.1 132 Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
Joséphine Ducruet 126.1 133
admin admin 130.1 134 En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
Joséphine Ducruet 126.1 135
136 == Cas d'usage ==
137
138 >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139
140 (((
141 >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
142
143 >(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
144
145 >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
146
147 >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 )))
149
Cécile Vinoche 46.1 150 = Gérer les biens liés à l'évènement =
Cécile Vinoche 32.1 151
admin admin 130.1 152 Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
Cécile Vinoche 45.1 153
admin admin 130.1 154 Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
155
Cécile Vinoche 136.1 156 (% class="box infomessage" %)
157 (((
Cécile Vinoche 137.1 158 (% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.
Cécile Vinoche 136.1 159 )))
160
Cécile Vinoche 93.1 161 [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 54.1 162
Joséphine Ducruet 126.1 163 == Basculer en mode liste de résultats ==
164
165 Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
166
Joséphine Ducruet 127.1 167 [[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168
Joséphine Ducruet 126.1 169 == Exporter un évènement au format GAM3 ==
170
171 Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
172
Joséphine Ducruet 127.1 173 [[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174
Joséphine Ducruet 126.1 175 == Modifier le tri ==
176
177 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
178
179 **Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
180
Joséphine Ducruet 127.1 181 [[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
Joséphine Ducruet 126.1 183 == Ouvrir la notice du bien lié ==
184
185 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
186
Joséphine Ducruet 127.1 187 Bascule sur la notice du bien lié.
Cécile Vinoche 73.1 188
Joséphine Ducruet 127.1 189 [[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 73.1 190
Joséphine Ducruet 127.1 191 == Refuser un bien ==
192
193 (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
194
Cécile Vinoche 73.1 195 Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
196
Joséphine Ducruet 127.1 197 [[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 57.1 198
Joséphine Ducruet 127.1 199 == Réintégrer un bien refusé ==
Cécile Vinoche 57.1 200
Joséphine Ducruet 127.1 201 Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
202
203 == Supprimer un bien de l'évènement ==
204
205 Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
206
admin admin 131.1 207 [[(% style="text-align: center;" %)
208 Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
Joséphine Ducruet 127.1 211 (% class="box infomessage" %)
212 (((
admin admin 132.1 213 == Supprimer ou refuser ? ==
Joséphine Ducruet 127.1 214
admin admin 132.1 215 Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.
Cécile Vinoche 57.1 216
admin admin 132.1 217 Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
218
Cécile Vinoche 59.1 219 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
220 |(((
221 (% style="text-align: center;" %)
222 **Refuser un bien**
Cécile Vinoche 57.1 223
Joséphine Ducruet 127.1 224 [[image:1756195997656-173.png]]
Cécile Vinoche 73.1 225 )))|(% style="width:264px" %)(((
226 Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
227
Cécile Vinoche 78.1 228 (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
Cécile Vinoche 73.1 229 )))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
Cécile Vinoche 59.1 230 |(((
231 (% style="text-align: center;" %)
232 **Supprimer un bien **
Cécile Vinoche 57.1 233
Joséphine Ducruet 127.1 234 [[image:1756195931471-890.png]]
Cécile Vinoche 60.1 235 )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
236 Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
Cécile Vinoche 57.1 237
Cécile Vinoche 60.1 238
239 )))
Joséphine Ducruet 127.1 240 )))
Cécile Vinoche 59.1 241
Joséphine Ducruet 127.1 242 == Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
Cécile Vinoche 87.1 243
Joséphine Ducruet 127.1 244 Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
245
246 [[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
admin admin 132.1 248 == Éditer les suites à donner ==
Joséphine Ducruet 127.1 249
250 Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
251
252 [[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253
254 == Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
255
256 Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
257
258 [[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260 == Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
261
262 Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
263
264 [[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 5.1 265 )))
266 )))|(% style="width:300px" %)(((
267 (% class="box" %)
268 (((
269 **Sommaire**
Cécile Vinoche 13.1 270
Cécile Vinoche 94.1 271 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 5.1 272 )))
273
274 (% class="box" %)
275 (((
276 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 6.1 277
Cécile Vinoche 44.1 278 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Cécile Vinoche 116.1 279 * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Joséphine Ducruet 127.1 280 * [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
Cécile Vinoche 135.1 281 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 114.1 282
283
284
Joséphine Ducruet 125.4 285 * [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 5.1 286 )))
287
288 (% class="box" %)
289 (((
290 **Icônes principales **
Cécile Vinoche 79.1 291
Cécile Vinoche 104.1 292 * [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
Cécile Vinoche 103.1 293
294
295
Cécile Vinoche 104.1 296 * [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
Cécile Vinoche 103.1 297
298
299
Cécile Vinoche 105.1 300 * [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
Cécile Vinoche 103.1 301
302
303
304 * [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
305
306 * [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
307
308 * [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
309
310 * [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
311
312 * [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
313
314 * [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
315
316 * [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
317
Cécile Vinoche 111.1 318 * [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
Cécile Vinoche 103.1 319
320
Cécile Vinoche 5.1 321 )))
322
323 (((
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