Code source wiki de Associer et gérer les biens liés à l'évènement

Version 121.1 par Doriane Bautista le 2025/09/02 13:33

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version	line-number	content
6.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.19 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
112.1	6	Les biens liés à un évènement constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
	7
	8	On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
	9
	10	Cette table assure ainsi une gestion fine et contextualisée des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
5.1	11	)))
4.1	12
5.1	13	(((
108.1	14	= A quoi servent les biens liés à l'évènement ? =
4.1	15
44.1	16	Cette table liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
32.1	17
44.1	18	Elle contient notamment le lien vers la notice principale du bien, les dimensions d’emballage (si différentes), un cartel spécifique ou une fiche de prêt, ainsi que des commentaires logistiques ou scénographiques. Elle permet aussi de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
32.1	19
44.1	20	Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
32.1	21
44.1	22	En pratique, elle offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine et de préserver les informations même en cas de refus du bien.
32.1	23
108.1	24	== Cas d'usage ==
32.1	25
33.1	26	>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
32.1	27
33.1	28	(((
	29	>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
32.1	30
33.1	31	>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
32.1	32
33.1	33	>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
32.1	34
33.1	35	>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	36	)))
32.1	37
116.1	38	= Associer des biens à l'évènement =
32.1	39
117.1	40	Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
	41
108.1	42	== Depuis une recherche ==
32.1	43
46.1	44	1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères.
	45	1. Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
	46	1. Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.
	47	1. (((
	48	Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
44.1	49
46.1	50	* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
	51	* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
	52	* Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
	53	)))
	54	1. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
44.1	55
45.1	56	[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	57
	58
46.1	59	[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45.1	60
	61
	62	[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	63
	64
	65	[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	66
	67
46.1	68	[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45.1	69
	70
108.1	71	== Depuis un panier ==
32.1	72
46.1	73	(% class="box warningmessage" %)
	74	(((
48.1	75	Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
46.1	76	)))
	77
47.1	78	1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
	79	1. Sélectionnez le panier :
	80	1. Cliquez sur Ajouter la sélection* si vous ne souhaitez lier que certains biens,
	81	1. ou sur Ajouter le panier* pour ajouter tous les biens du panier.
46.1	82	1. (((
	83	Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
	84
	85	* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
	86	* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
	87	* Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
	88	)))
	89	1. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
	90
47.1	91	[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44.1	92
	93
47.1	94	[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	95
	96
47.1	97	[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	98
	99
47.1	100	[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	101
	102
108.1	103	== Depuis une notice de bien ==
32.1	104
113.1	105	(% class="mark small" %)Version 4.5.30 et ultérieures
	106
45.1	107	Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.
44.1	108
45.1	109	[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44.1	110
	111
108.1	112	= Comment ajouter des biens empruntés ? =
32.1	113
54.1	114	Dans Flora, vous pouvez également saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
32.1	115
51.1	116	Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
48.1	117
51.1	118	* Expositions temporaires : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
	119	* Rétrospectives ou bilans : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
	120	* Gestion des prêts entrants : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
	121	* Archivage documentaire : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
48.1	122
108.1	123	== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ==
48.1	124
51.1	125	Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
48.1	126
51.1	127	* ils sont typés comme “Prêts pour expositions”,
	128	* ils portent un préfixe musée distinct de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
	129	* le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
48.1	130
51.1	131	Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme extérieurs à vos collections.
48.1	132
90.1	133	[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54.1	134
108.1	135	== Comment saisir des biens empruntés ? ==
49.1	136
108.1	137	=== Création directe depuis un évènement ===
50.1	138
78.1	139	(% class="mark small" %)Version 4.5.45 et ultérieures
77.1	140
55.1	141	1. Dans l’onglet Biens de la table évènements, cliquez sur le raccourci de saisie pour créer les notices de biens empruntés.
	142	1. Renseignez les champs de la grille minimale, puis validez la saisie.
	143	1. Les biens empruntés ainsi créés sont automatiquement liés à l’évènement.
	144	1. Vous pouvez ensuite compléter la notice en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
51.1	145
52.1	146	[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	147
	148
52.1	149	[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	150
	151
108.1	152	=== Création depuis la table Biens ===
51.1	153
55.1	154	1. Accédez à la table Biens et créez une nouvelle notice.
	155	1. Utilisez la grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition.
	156	1. Renseignez les champs obligatoires ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
	157	1. Associez ensuite le bien à l’évènement manuellement :
51.1	158
53.1	159	* soit depuis la notice de bien,
	160	* soit depuis l’évènement, en passant par un panier ou une recherche par critères.
51.1	161
53.1	162	[[//Table des biens : choix grille de saisie 04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire//>>image:1756193626035-889.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	163
	164
53.1	165	[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	166
	167
53.1	168	[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	169
	170
46.1	171	= Gérer les biens liés à l'évènement =
32.1	172
56.1	173	Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la barre d’outils de la liste des biens ainsi que depuis les notices des biens liés à l’évènement.
45.1	174
93.1	175	[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54.1	176
	177
57.1	178	\|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)Icône\|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)Fonctionnalité\|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)Utilité
58.1	179	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|Basculer en mode liste de résultats\|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
	180	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|Exporter l’évènement au format GAM3\|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format GAM3, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
73.1	181	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|Modifier le tri\|(% style="width:275px" %)(((
	182	Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
	183
78.1	184	(% class="mark small" %)Version 4.5.39 et ultérieures
73.1	185	)))
	186	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien \|(% style="width:275px" %)(((
	187	Ouvre la notice du bien.
	188
78.1	189	(% class="mark small" %)Version 4.5.39 et ultérieures
73.1	190	)))
	191	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement\|(% style="width:275px" %)(((
	192	Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
	193
78.1	194	(% class="mark small" %)version 4.5.59 et ultérieures
73.1	195	)))
91.1	196	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement\|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
58.1	197	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement\|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
	198	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement\|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
	199	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner\|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
	200	\|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement\|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
59.1	201	\|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]\|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement\|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
57.1	202
59.1	203	== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
57.1	204
59.1	205	Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
57.1	206
59.1	207	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)Effet\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)Traçabilité\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)Quand l’utiliser ?
	208	\|(((
	209	(% style="text-align: center;" %)
	210	Refuser un bien
57.1	211
59.1	212	[[image:1756195997656-173.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
73.1	213	)))\|(% style="width:264px" %)(((
	214	Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
	215
78.1	216	(% class="mark small" %)Version 4.5.59 et ultérieures
73.1	217	)))\|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.\|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
59.1	218	\|(((
	219	(% style="text-align: center;" %)
	220	Supprimer un bien
57.1	221
59.1	222	[[image:1756195931471-890.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
60.1	223	)))\|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.\|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.\|(% style="width:232px" %)(((
	224	Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
57.1	225
60.1	226
	227	)))
59.1	228
87.1	229
	230
62.1	231	= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
57.1	232
78.1	233	(% class="mark small" %)Version 4.5.30 et ultérieures
73.1	234
109.1	235	Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.
57.1	236
62.1	237	Chaque ligne affiche au minimum :
57.1	238
62.1	239	* le lieu,
	240	* le titre,
	241	* les dates,
64.1	242	* et, le cas échéant, le numéro d’exposition.
62.1	243
65.1	244	[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62.1	245
	246
108.1	247	= Retrouver tous les biens liés aux évènements =
41.1	248
108.1	249	Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
41.1	250
108.1	251	Pour y accéder :
41.1	252
108.1	253	1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
	254	1. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Evnmnt).
	255	1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
101.1	256
108.1	257	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Sous-Menu Biens liés (Evnmnt).//>>image:1756216203098-954.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97.1	258
99.1	259
	260
	261
97.1	262
	263
	264
98.1	265
	266
99.1	267
5.1	268
	269	)))
	270	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	271	(% class="box" %)
	272	(((
	273	Sommaire
13.1	274
94.1	275	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	276	)))
	277
	278	(% class="box" %)
	279	(((
	280	Aller plus loin
6.1	281
118.1	282	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome\|\|target="_blank"]]
110.1	283	* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome\|\|target="_blank"]]
119.1	284	* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
44.1	285	* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
116.1	286	* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
114.1	287
	288
	289
111.2	290	* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	291	)))
	292
	293	(% class="box" %)
	294	(((
	295	Icônes principales
79.1	296
104.1	297	* [[image:1756305793557-571.png\|\|height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
103.1	298
	299
	300
104.1	301	* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
103.1	302
	303
	304
105.1	305	* [[image:1756305843022-157.png\|\|height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
103.1	306
	307
	308
	309	* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats
	310
	311	* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
	312
	313	* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés
	314
	315	* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé
	316
	317	* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé
	318
	319	* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé
	320
	321	* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
	322
111.1	323	* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
103.1	324
	325
5.1	326	)))
	327
	328	(((
	329
	330	)))
	331	)))
	332
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Code source wiki de Associer et gérer les biens liés à l'évènement

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