La gestion d’un évènement dans Flora suit un cycle de vie commun, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, mission de marquage, chantier, etc.). Ce cycle s’appuie sur une logique en plusieurs étapes qui assurent à la fois le suivi administratif et la traçabilité physique des biens De manière générale, la gestion d’un évènement suit les étapes suivantes : - Créer l’évènement
Définir le type d’évènement, ses dates, ses responsables et ses informations administratives principales. - Rattacher les biens concernés
Sélectionner les biens impliqués dans l’opération (prêt, dépôt, exposition, etc.). - Planifier les mouvements
Créer les mouvements de sortie et/ou d’entrée correspondant aux déplacements des biens, avec leurs localisations précises. - Rattacher les biens aux mouvements
Associer chaque bien au bon mouvement. - Exécuter les mouvements
Valider les opérations de régie pour que les informations de localisation et d’historique soient mises à jour. - Suivre et clôturer l’évènement
Vérifier l’avancement et clôturer l’évènement une fois terminé.
La gestion suit un cycle structuré, garantissant cohérence et traçabilité : - Créer l’évènement
- Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
- Rattacher les œuvres à l’évènement
- Sélectionner les biens concernés.
- Générer automatiquement une notice Bien dans l’évènement pour :
- garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
- enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
- Planifier les mouvements
- Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
- Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
- Rattacher les œuvres aux mouvements
- Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
- Générer automatiquement une notice Bien dans le mouvement permettant de :
- suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
- consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
- Suivre les mouvements et l’évènement
- Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
- Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
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