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Code source wiki de Gérer les estimations

Version 92.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/01 11:11
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Cécile Vinoche 3.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
Cécile Vinoche 2.1 4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 15.1 6 Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
Cécile Vinoche 32.1 7 Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
Cécile Vinoche 15.1 8
Cécile Vinoche 33.1 9 * une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 * des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
Cécile Vinoche 54.1 11 * une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement.
Cécile Vinoche 15.1 12
Cécile Vinoche 33.1 13 Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
Cécile Vinoche 3.1 14 )))
Cécile Vinoche 2.1 15
Cécile Vinoche 3.1 16 (((
Cécile Vinoche 5.1 17 = A quoi servent les estimations dans Flora ? =
Cécile Vinoche 2.1 18
Cécile Vinoche 16.1 19 Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
Cécile Vinoche 3.1 20
Cécile Vinoche 16.1 21 * **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
22 * **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 * **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
24
Cécile Vinoche 32.1 25 Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
Cécile Vinoche 16.1 26
Cécile Vinoche 27.1 27 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**
Cécile Vinoche 20.1 28 |**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
29 |**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
Cécile Vinoche 32.1 30 |**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
Cécile Vinoche 16.1 31
Cécile Vinoche 9.1 32 >(% class="small" %)Exemples d'usages :
33 >(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
34 >(% class="small" %)Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise.
35 >(% class="small" %)Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie.
36 >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
Cécile Vinoche 13.1 37 >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
Cécile Vinoche 7.1 38
Cécile Vinoche 19.1 39 = Comment créer une estimation ? =
Cécile Vinoche 3.1 40
Cécile Vinoche 18.1 41 (% class="box successmessage" %)
42 (((
43 Bonnes pratiques :
Cécile Vinoche 19.1 44
Cécile Vinoche 22.1 45 * **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
Cécile Vinoche 64.1 46 * Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
Cécile Vinoche 22.1 47 Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
Cécile Vinoche 18.1 48 )))
49
Cécile Vinoche 20.1 50 == Saisir une estimation initiale ==
Cécile Vinoche 3.1 51
Cécile Vinoche 26.1 52 1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
53 1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
Cécile Vinoche 4.1 54
Cécile Vinoche 19.1 55 (% class="box warningmessage" %)
56 (((
Cécile Vinoche 23.1 57 **Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
58
59 * le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
60 * la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
Cécile Vinoche 66.1 61 )))
Cécile Vinoche 19.1 62
Cécile Vinoche 65.1 63 [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64
65
66 [[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68
Cécile Vinoche 22.1 69 == Créer une estimation complémentaire ==
Cécile Vinoche 19.1 70
Cécile Vinoche 52.1 71 Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
Cécile Vinoche 33.1 72
Cécile Vinoche 52.1 73 * soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
74 * soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module **Régie**.
Cécile Vinoche 35.1 75
Cécile Vinoche 52.1 76 Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes :
77
78 |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
79 (% style="text-align: center;" %)
80 **Grille « Estimation »**
81
82 (% style="text-align: center;" %)
83 **(depuis le bien)**
84 )))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
85 (% style="text-align: center;" %)
86 **Grille « Estimation »**
87
88 (% style="text-align: center;" %)
89 **depuis le bien dans le mouvement**
Cécile Vinoche 35.1 90 )))
Cécile Vinoche 52.1 91 |**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
92 |**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
93 |**Contexte d’usage**|(((
94 Réévaluation ponctuelle
95 )))|(((
96 Exposition
Cécile Vinoche 35.1 97
Cécile Vinoche 52.1 98 Prêt
99
100 Traitement
101
102 Transport
103 )))
104 |**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
105 |**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
106 |**Historisation des estimations**|Oui|Oui
107 |**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
108
Cécile Vinoche 37.1 109 === Depuis une notice de bien ===
Cécile Vinoche 19.1 110
Cécile Vinoche 30.1 111 1. Ouvrez la **notice du bien** concerné.
112 1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
113 1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
114 1. Enregistrez la notice.
Cécile Vinoche 20.1 115
Cécile Vinoche 68.1 116 La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien.
117
Cécile Vinoche 30.1 118 [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 21.1 119
Cécile Vinoche 22.1 120
Cécile Vinoche 30.1 121 [[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 22.1 122
Cécile Vinoche 27.1 123
Cécile Vinoche 30.1 124 [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125
126
127 [[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128
129
Cécile Vinoche 33.1 130 === Depuis un bien lié au mouvement ===
Cécile Vinoche 30.1 131
Cécile Vinoche 46.1 132 1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
133 1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
Cécile Vinoche 39.1 134 1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
Cécile Vinoche 46.1 135 1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
136 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
Cécile Vinoche 37.1 137
Cécile Vinoche 46.1 138 L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
Cécile Vinoche 30.1 139
Cécile Vinoche 46.1 140 [[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 141
142
Cécile Vinoche 46.1 143 [[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 144
145
Cécile Vinoche 46.1 146 [[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 147
Cécile Vinoche 46.1 148
Cécile Vinoche 70.1 149 [[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 150
151
Cécile Vinoche 46.1 152 [[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 153
154
Cécile Vinoche 85.1 155 = Suivre et consulter les estimations complémentaires =
Cécile Vinoche 72.1 156
Cécile Vinoche 89.1 157 == Navigation après la création d'une estimation (mouvements) ==
Cécile Vinoche 85.1 158
Cécile Vinoche 89.1 159 Après avoir enregistré une estimation complémentaire depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des icônes **loupe**.
160
Cécile Vinoche 87.1 161 (% class="box successmessage" %)
162 (((
Cécile Vinoche 89.1 163 Bonnes pratiques de navigation :
Cécile Vinoche 87.1 164
Cécile Vinoche 89.1 165 * Cliquez sur la **loupe** en haut de la notice d’estimation pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
166 * Cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
Cécile Vinoche 88.1 167 )))
Cécile Vinoche 87.1 168
Cécile Vinoche 88.1 169 [[Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 87.1 170
Cécile Vinoche 88.1 171
172 [[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173
174
175 [[Résultat → retour sur la notice du mouvement.>>image:1754038886288-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177
Cécile Vinoche 89.1 178 == Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien ==
Cécile Vinoche 88.1 179
Cécile Vinoche 89.1 180 Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** sont associées à un bien, un champ intitulé **Historique des estimations** s’affiche automatiquement dans sa notice.
Cécile Vinoche 72.1 181
Cécile Vinoche 89.1 182 * Il indique le **nombre total d’estimations** enregistrées.
183 * Il permet d’accéder rapidement à la **liste complète des réévaluations**.
184 * Chaque estimation est présentée avec ses **informations essentielles** : auteur, date, montant, type.
Cécile Vinoche 72.1 185
186 [[Notice de bien → historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187
188
Cécile Vinoche 85.1 189 == Où retrouver les estimations complémentaires ? ==
Cécile Vinoche 83.1 190
Cécile Vinoche 91.1 191 Toutes les estimations complémentaires saisies dans Flora sont accessibles via la table dédiée **Estimations**, dans l’espace de travail **Gérer**.
Cécile Vinoche 83.1 192
Cécile Vinoche 91.1 193 Pour y accéder :
194
195 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer.**
Cécile Vinoche 83.1 196 1. Dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
197 1. Cliquez sur **Estimations **pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.
198
199 [[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Estimations.**>>image:1754037775246-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200
Cécile Vinoche 84.1 201
Cécile Vinoche 85.1 202 = Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement =
Cécile Vinoche 38.1 203
Cécile Vinoche 49.1 204 (% class="mark small" %)**Version 4.5.45**
205
Cécile Vinoche 92.1 206 Une fois que les **estimations** ont été renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
Cécile Vinoche 33.1 207
Cécile Vinoche 92.1 208 Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
209
Cécile Vinoche 47.1 210 Étapes à suivre :
Cécile Vinoche 33.1 211
Cécile Vinoche 47.1 212 1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
Cécile Vinoche 70.1 213 1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.**
Cécile Vinoche 47.1 214 1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
215 1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
216 1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
Cécile Vinoche 33.1 217
Cécile Vinoche 48.1 218 (% class="box infomessage" %)
Cécile Vinoche 47.1 219 (((
Cécile Vinoche 48.1 220 * Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
221 * Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**.
222 * Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
Cécile Vinoche 47.1 223 )))
Cécile Vinoche 33.1 224
Cécile Vinoche 47.1 225 [[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226
227
Cécile Vinoche 70.1 228 [[Résultat → la valeur globale d'assurance globale du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 47.1 229
230
Cécile Vinoche 85.1 231 = Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants) =
Cécile Vinoche 4.1 232
Cécile Vinoche 53.1 233 Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
Cécile Vinoche 49.1 234
Cécile Vinoche 85.1 235 == Quelle stratégie adopter ? ==
Cécile Vinoche 50.1 236
237 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
Cécile Vinoche 70.1 238 |L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent**
239 |Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent
Cécile Vinoche 78.1 240 |Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur certains enfants**
Cécile Vinoche 50.1 241
242 (% class="box successmessage" %)
243 (((
Cécile Vinoche 51.1 244 Bonnes pratiques :
245
Cécile Vinoche 53.1 246 * Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
Cécile Vinoche 51.1 247 * évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
Cécile Vinoche 50.1 248 )))
249
Cécile Vinoche 85.1 250 == Estimations dans un mouvement avec un ensemble ==
Cécile Vinoche 50.1 251
Cécile Vinoche 51.1 252 Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
Cécile Vinoche 50.1 253
Cécile Vinoche 53.1 254 |(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
255 |(% style="width:336px" %)(((
256 L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
257 )))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
258 |(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
Cécile Vinoche 50.1 259
Cécile Vinoche 1.1 260
Cécile Vinoche 2.1 261 )))
Cécile Vinoche 3.1 262 )))|(% style="width:300px" %)(((
263 (% class="box" %)
264 (((
265 **Sommaire**
Cécile Vinoche 4.1 266
Cécile Vinoche 86.1 267 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 3.1 268 )))
Cécile Vinoche 1.1 269
Cécile Vinoche 3.1 270 (% class="box" %)
271 (((
272 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 21.1 273
274 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
Cécile Vinoche 41.1 275 * (((
276 [[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
277 )))
Cécile Vinoche 21.1 278 * [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
Cécile Vinoche 3.1 279 )))
Cécile Vinoche 1.1 280
Cécile Vinoche 3.1 281 (% class="box" %)
282 (((
283 **Icônes principales **
Cécile Vinoche 57.1 284
Cécile Vinoche 61.1 285 * [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
Cécile Vinoche 59.1 286
Cécile Vinoche 60.1 287 * [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
Cécile Vinoche 62.1 288
Cécile Vinoche 63.1 289 * [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée
Cécile Vinoche 3.1 290 )))
291 )))