Code source wiki de Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50

version	line-number	content
8.1	1	(% class="mark small" %) Version 3.5 et ultérieures
	2
	3	\|(% style="width:840px" %)(((
5.1	4	(% class="box" %)
	5	(((
112.1	6	Les constats d’état permettent de décrire et documenter l’état de conservation d’un bien à un moment précis de sa vie dans les collections.
110.1	7	Ils servent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements et à justifier les interventions de conservation.
16.1	8
110.1	9	Dans Flora, vous pouvez gérer :
28.1	10
110.1	11	* le constat d’état initial : saisi directement dans la notice du bien ;
	12	* les constats complémentaires : ajoutés ultérieurement en fonction de l’évolution de l’objet ou des événements le concernant.
8.1	13	)))
	14
	15	(((
110.1	16	= Comprendre le rôle des constats d’état dans Flora ? =
8.1	17
110.1	18	Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections.
25.1	19
110.1	20	Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
	21
25.1	22	Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
	23
110.1	24	* Conformité réglementaire : Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	25	* Traçabilité conservatoire : Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
	26	* Encadrement des mouvements : Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
	27	* Aide à la décision : Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
25.1	28
23.1	29	>(% class="small" %)Exemples d'usages :
24.1	30	>(% class="small" %)Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.
	31	>(% class="small" %)Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.
21.1	32	>(% class="small" %)Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.
	33	>(% class="small" %)Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.
	34	>(% class="small" %)Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.
	35	>(% class="small" %)Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.
	36	>(% class="small" %)Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.
	37	>(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
25.1	38	>(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
8.1	39
110.1	40	= Créer un constat d’état initial? =
8.1	41
29.1	42	(% class="box successmessage" %)
	43	(((
	44	Bonnes pratiques :
8.1	45
110.1	46	* Renseigner le constat initial dans la grille du bien, groupe //État de conservation – Conditions//.
	47	* Ne pas modifier le constat initial : toute évolution doit être saisie via un constat complémentaire, automatiquement historisé.
	48	* Utiliser les raccourcis de saisie depuis la notice du bien, un mouvement ou la notice de récolement.
29.1	49	)))
	50
31.1	51	== Saisir un constat d'état initial ==
30.1	52
110.1	53	1. Ouvrir la notice du bien.
	54	1. Compléter les champs du groupe //État de conservation – Conditions//.
	55	1. Enregistrer la notice pour valider la saisie.
30.1	56
	57	[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	58
	59
50.1	60	[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30.1	61
	62
31.1	63	== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
30.1	64
110.1	65	Un constat complémentaire peut être créé :
30.1	66
110.1	67	* depuis la notice du bien (mise à jour indépendante d’un mouvement) ;
	68	* depuis un bien lié à un mouvement (module Régie) ;
	69	* depuis l’application Horus Condition Report (saisie terrain avec réimport dans Flora).
30.1	70
105.1	71	Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles de constat. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
104.1	72
110.1	73	\|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234); width: 329px;" %)Critère\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 378px;" %)(((
33.1	74	(% style="text-align: center;" %)
102.1	75	Grille "Constat standard"
110.1	76	)))\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 407px;" %)(((
33.1	77	(% style="text-align: center;" %)
102.1	78	Grille "Constat régie"
33.1	79	)))
110.1	80	\|(% style="width:329px" %)Accès\|(% style="width:378px" %)Depuis la notice du bien\|(% style="width:407px" %)Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
	81	\|(% style="width:329px" %)Motif du constat\|(% style="width:378px" %)Constat d'état\|(% style="width:407px" %)Constat d'état (régie)
	82	\|(% style="width:329px" %)Contexte d’usage\|(% style="width:378px" %)(((
	83	Évolution d’état
	84	)))\|(% style="width:407px" %)(((
	85	Prêt
	86
	87	Exposition
	88
	89	Traitement
	90
	91	Transport
33.1	92	)))
110.1	93	\|(% style="width:329px" %)Association à un mouvement\|(% style="width:378px" %)Facultative\|(% style="width:407px" %)Obligatoire et automatique
	94	\|(% style="width:329px" %)Utilisation de Horus Condition Report\|(% style="width:378px" %)Oui\|(% style="width:407px" %)Oui
	95	\|(% style="width:329px" %)Affichage dans la notice du bien\|(% style="width:378px" %)Oui \|(% style="width:407px" %)Oui
	96	\|(% style="width:329px" %)Champs principaux\|(% style="width:378px" %)Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.\|(% style="width:407px" %)Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
33.1	97
38.1	98	=== Depuis une notice de bien ===
33.1	99
110.1	100	1. Visualiser la notice du bien concerné
37.1	101	1. Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire dans la barre d’outils
110.1	102	1. Renseigner : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux, détails, observations.
	103	1. Enregistrer.
33.1	104
37.1	105	Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
	106
	107	[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	108
	109
	110	[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	111
	112
50.1	113	[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37.1	114
	115
63.1	116	[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état complémentaire.>>image:1754054495115-677.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37.1	117
	118
38.1	119	=== Depuis un bien lié au mouvement ===
37.1	120
	121	1. Rendez-vous dans le mouvement concerné.
	122	1. Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
	123	1. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire.
	124	1. Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
	125	1. Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du constat d'état.
	126
	127	Le constat est désormais enregistré et historisé, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.
	128
60.1	129	[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754056679600-721.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37.1	130
42.2	131
59.1	132	[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754056538289-380.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.2	133
	134
59.1	135	[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754056483643-113.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.2	136
	137
63.1	138	[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.2	139
	140
50.1	141	[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.2	142
	143
40.1	144	=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
37.1	145
50.1	146	L’application Horus Condition Report permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain en mode déconnecté. Elle est idéale pour les constats effectués en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation.
37.1	147
45.1	148	Elle peut être utilisée pour :
	149
	150	* mettre à jour l’état de conservation d’un bien, de manière indépendante ;
	151	* documenter un mouvement en liant automatiquement le constat au bien concerné.
	152
	153	(% class="box warningmessage" %)
	154	(((
110.1	155	Horus Condition Report est un outil tiers, compatible avec Flora grâce à un partenariat d’interopérabilité. Il n’est pas développé par Flora Software et nécessite une licence spécifique pour être utilisé.
45.1	156	)))
46.1	157	)))
	158
110.1	159	= Consulter et suivre les constats d'état complémentaires =
47.1	160
50.1	161	== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
47.1	162
51.1	163	Après avoir enregistré un constat d’état complémentaire depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des icônes loupe situées en haut de chaque notice.
47.1	164
51.1	165	(% class="box successmessage" %)
	166	(((
	167	Bonnes pratiques de navigation :
	168
	169	* Cliquez sur la loupe dans la notice de constat pour revenir à la notice du bien lié au mouvement.
	170	* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la notice du mouvement principal.
53.1	171	)))
51.1	172
54.1	173	[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	174
	175
54.1	176	[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	177
	178
54.1	179	[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	180
	181
110.1	182	== Accéder à l’historique dans la notice d'un bien ==
47.1	183
49.1	184	Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ Historique des constats d’état s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
47.1	185
49.1	186	Ce champ permet :
	187
	188	* de connaître le nombre total de constats enregistrés,
	189	* d’accéder rapidement à l’ensemble des constats liés au bien,
64.1	190	* de visualiser pour chaque constat les informations essentielles : date, type de constat, état de conservation.
49.1	191
	192	[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	193
	194
110.1	195	== Retrouver tous les constats ==
49.1	196
	197	Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
	198
	199	Pour y accéder :
	200
	201	1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
	202	1. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Constats d’état.
	203	1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	204
	205	[[Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Sous-Menu Constats d'état.>>image:1754054877661-292.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206
	207
92.1	208	= Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? =
86.1	209
110.1	210	Dans Flora, deux types de constats peuvent être associés au récolement. Ils diffèrent par leur objectif et leur niveau de structuration. Le tableau ci-dessous en présente les principales caractéristiques.
94.1	211
	212	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) \|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Constat de récolement\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Constat d’état complémentaire
110.1	213	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Mode de création\|Automatique (saisie champ état sommaire)\|Manuel (création via le champ Constat lié)
	214	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Contenu\|Liste des altérations + date du récolement\|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)
	215	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Affichage dans la notice du bien\|Oui (en résumé)\|Oui (comme tout constat complémentaire)
	216	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Lien affiché\|Vers la notice de récolement\|Vers la notice de constat
	217	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Utilité principale\|Constat rapide\|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée
94.1	218
86.1	219	== Le constat de récolement automatique ==
	220
	221	Lors d’un récolement, un champ État sommaire est généralement renseigné dans la notice de récolement.
	222	Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un constat de récolement dans la notice du bien concerné.
	223
	224	Ce constat est non structuré : il reprend simplement :
	225
	226	* le contenu du champ État sommaire,
	227	* la date du récolement,
	228	* un lien vers la notice de récolement.
	229
	230	Procédure :
	231
	232	1. Passez en modification sur la notice de récolement.
	233	1. Renseignez le champ État sommaire ainsi que les autres champs nécessaires.
	234	1. Cliquez sur Enregistrer.
	235
87.1	236	Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la notice du bien, sous forme de résumé informatif.
86.1	237
87.1	238	[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	239
	240
87.1	241	[[Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754293269089-314.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	242
	243
87.1	244	[[Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.>>image:1754293277027-813.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	245
89.1	246
87.1	247	[[Notice de bien → affichage du constat de récolement.>>image:1754293283067-140.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	248
	249
	250	== Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement ==
	251
	252	Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’ajouter un constat d’état complémentaire directement depuis la notice de récolement.
	253
	254	Ce constat est enregistré comme une notice distincte et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien.
	255
90.1	256	(% class="box successmessage" %)
	257	(((
86.1	258	Bonnes pratiques :
	259
	260	* Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de renseigner le champ Bien lié dans la notice de constat au moment de sa création.
91.1	261	)))
86.1	262
	263	Procédure :
	264
	265	1. Passez en modification sur la notice de récolement.
	266	1. Cliquez sur le bouton + à droite du champ Constat lié.
	267	1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ Bien lié si nécessaire).
	268	1. Enregistrez la notice de constat.
	269	1. Puis, enregistrez la notice de récolement pour que le lien avec le constat apparaisse.
	270
88.1	271	Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la notice de récolement, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la notice du bien.
86.1	272
88.1	273	[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	274
89.1	275
88.1	276	[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	277
	278
88.1	279	[[Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754291301711-600.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	280
89.1	281
88.1	282	[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.>>image:1754291058287-796.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	283
89.1	284
88.1	285	[[Notice de récolement → affichage du constat lié.>>image:1754290999581-537.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	286
89.1	287
88.1	288	[[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86.1	289
	290
70.1	291	(% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %)
8.1	292
	293	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	294	(% class="box" %)
	295	(((
5.1	296	Sommaire
9.1	297
	298	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
8.1	299	)))
2.1	300
8.1	301	(% class="box" %)
	302	(((
101.1	303	Aller plus loin
	304
58.1	305	* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
9.1	306	* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
	307	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
58.1	308	* [[Récoler des biens>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome]]
9.1	309
107.1	310	* [[Référentiel des champs>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
13.1	311
27.1	312	* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
5.1	313	)))
	314
8.1	315	(% class="box" %)
	316	(((
	317	Icônes principales
55.1	318
97.1	319	* [[image:1754297187988-195.png\|\|height="29" width="29"]] Saisir un constat d'état complémentaire
	320
100.1	321	* [[image:1754297372078-959.png\|\|height="31" width="31"]]Créer
	322
55.1	323	* [[image:1754055787841-637.png]] Basculer sur une notice liée
8.1	324	)))
	325	)))