Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

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9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

10

11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =

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18

== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==

19

20

La table Matériel permet de **recenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour présenter et mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.

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Elle a plusieurs objectifs :

23

24

* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

25

* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

26

* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

27

* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

28

* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.

29

30

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

31

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

32

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

33

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

34

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

35

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

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37

== Qu'est-ce qu'un colis ? ==

38

39

La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

Elle permet :

* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

44

* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

45

* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

46

* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

47

48

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

49

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

50

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

51

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

52

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

53

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

54

55

=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===

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57

Dans la pratique, les termes **colis** et **contenant **sont souvent confondus. Pourtant, dans Flora, il est crucial de bien les distinguer :

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|(% style="background-color:#cbcbea; width:126px" %)**Élément**|(% style="background-color:#cbcbea; width:579px" %)**Définition**

60

|(% style="width:126px" %)**Contenant**|(% style="width:579px" %)**Objet physique** utilisé pour conditionner un bien. Il **n’est pas documenté** dans Flora.

61

|(% style="width:126px" %)**Colis**|(% style="width:579px" %)**Entité logistique traçable**, associée à un ou plusieurs biens. Il dispose d’une **notice propre** dans Flora.

62

63

Formaliser la différence permet :

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65

* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;

66

* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation;

67

* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;

68

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

69

70

== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==

71

72

Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Création dans Flora**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemples**

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|**Matériel/Colis pérenne**|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement|Depuis la **notice du bien**|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée

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|**Matériel/Colis Temporaire**|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement|Depuis la **notice de mouvement**|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable

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78

(% class="box warningmessage" %)

79

(((

80

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

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82

C’est notamment le cas :

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84

* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

85

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

86

87

Dans ces cas, **ne les traitez pas comme matériels ou colis**. Créez-les comme des **biens à part entière**, avec leur propre notice dans Flora.

88

)))

89

90

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base.

95

* S'il existe déjà, **ne le recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

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)))

97

98

= Gérer les matériels scénographiques =

99

100

== Matériels pérennes ==

101

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(% class="box warningmessage" %)

103

(((

104

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

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)))

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107

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

108

109

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

110

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

111

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

112

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

113

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

114

115

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

116

117

118

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

119

120

121

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

122

123

124

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

125

126

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

127

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

128

1*. type,

129

1*. numéro d’inventaire,

130

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

131

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

132

1. **Valider l’association.**

133

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

134

135

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

136

137

138

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

141

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

142

143

144

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

145

146

147

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

148

149

150

=== Compléter une notice de matériel ===

151

152

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

153

154

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

155

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

156

157

* Renseignez les champs souhaités.

158

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

159

160

(% start="3" %)

161

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

162

163

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

164

165

166

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

167

168

169

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

170

171

172

== Matériels temporaires ==

173

174

(% class="box warningmessage" %)

175

(((

176

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

177

)))

178

179

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

180

181

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

182

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

183

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

184

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

185

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

186

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

187

188

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

189

190

191

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

192

193

194

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

195

196

197

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

198

199

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

200

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

201

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

202

1*. type,

203

1*. numéro d’inventaire,

204

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

205

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

206

1. **Valider l’association**

207

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

208

209

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

213

214

215

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

218

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

224

== Où retrouver les matériels ? ==

225

226

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

227

228

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

229

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

230

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

231

232

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

233

234

235

= Gérer les colisages =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

240

(((

241

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

242

)))

243

244

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

245

246

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

247

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

248

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

249

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

250

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

251

252

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

255

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

256

257

258

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

261

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

262

263

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

264

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

265

1*. numéro de colis,

266

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

267

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

268

1. **Valider l’association. **

269

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

270

271

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

272

273

274

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

275

276

277

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

278

279

280

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

281

282

283

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

284

285

286

=== Compléter une notice de colis ===

287

288

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

289

290

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

291

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

292

293

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

294

* Renseignez les champs souhaités.

295

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

296

297

(% start="3" %)

298

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

299

300

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

301

302

303

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

304

305

306

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

307

308

== Colis temporaires ==

309

310

(% class="box warningmessage" %)

311

(((

312

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

313

)))

314

315

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

316

317

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

318

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

319

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

320

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

321

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

322

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

323

324

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

325

326

327

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

328

329

330

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

331

332

333

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

334

335

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

336

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

337

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

338

1*. numéro de colis,

339

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

340

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

341

1. **Valider l’association.**

342

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

343

344

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

345

346

347

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

348

349

350

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

351

352

353

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

354

355

356

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

357

358

359

== Où retrouver les colis ? ==

360

361

Pour accéder à l’ensemble des colis :

362

363

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

364

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

365

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

366

)))

367

368

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

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**Sommaire**

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**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

387

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

388

389

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

390

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

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