Code source wiki de Créer et gérer les matériels et les colis associés

Version 85.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 10:34

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version	line-number	content
3.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.25 et ultérieures
	2
	3	\|(% style="width:840px" %)(((
18.1	4	(((
3.1	5	(% class="box" %)
2.1	6	(((
73.1	7	Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des matériels scénographiques (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et des colis (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
9.1	8
20.1	9	Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
9.1	10
	11	* Pérennes : liés durablement à un bien.
	12	* Temporaires : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
2.1	13	)))
	14
	15	(((
73.1	16	= A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =
6.1	17
70.1	18	== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
69.1	19
82.1	20	La table Matériel permet de recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour présenter et mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
69.1	21
	22	Elle a plusieurs objectifs :
	23
	24	* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.
	25	* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.
	26	* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.
	27	* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)
	28	* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.
	29
	30	>(% class="small" %)Exemples d'usages des matériels scénographiques :
	31	>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
	32	>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
	33	>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
	34	>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
	35	>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
	36
81.1	37	== Qu'est-ce qu'un colis ? ==
69.1	38
	39	La table Colis permet de documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.
	40
	41	Elle permet :
	42
	43	* d’enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;
	44	* de gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;
	45	* d’assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;
	46	* de mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
	47
	48	>(% class="small" %)Exemples d'usages des colis :
	49	>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)
	50	>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs
	51	>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)
	52	>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques
	53	>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
	54
71.1	55	=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
69.1	56
82.1	57	Dans la pratique, les termes colis et contenant sont souvent confondus. Pourtant, dans Flora, il est crucial de bien les distinguer :
3.1	58
82.1	59	\|(% style="background-color:#cbcbea; width:126px" %)Élément\|(% style="background-color:#cbcbea; width:579px" %)Définition
85.1	60	\|(% style="width:126px" %)Contenant\|(% style="width:579px" %)Objet physique utilisé pour conditionner un bien. Il n’est pas documenté dans Flora.
	61	\|(% style="width:126px" %)Colis\|(% style="width:579px" %)Entité logistique traçable, associée à un ou plusieurs biens. Il dispose d’une notice propre dans Flora.
3.1	62
70.1	63	Formaliser la différence permet :
	64
	65	* d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;
83.1	66	* de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation;
70.1	67	* de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;
	68	* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
	69
71.1	70	== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==
70.1	71
73.1	72	Dans Flora, la distinction entre un usage pérenne et un usage temporaire conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.
	73
78.1	74	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Type\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Définition\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Création dans Flora\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Exemples
74.1	75	\|Matériel/Colis pérenne\|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement\|Depuis la notice du bien\|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée
	76	\|Matériel/Colis Temporaire\|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement\|Depuis la notice de mouvement\|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable
70.1	77
62.1	78	(% class="box warningmessage" %)
	79	(((
	80	Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.
63.1	81
	82	C’est notamment le cas :
	83
	84	* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;
	85	* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.
	86
	87	Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
62.1	88	)))
	89
37.1	90	(% class="box successmessage" %)
	91	(((
38.1	92	Bonnes pratiques :
	93
75.1	94	* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi dans la base.
	95	* S'ils existent déjà, ne les recréez pas : associez le bien au colis ou au matériel existant.
37.1	96	)))
36.1	97
16.1	98	= Gérer les matériels scénographiques =
8.1	99
16.1	100	== Matériels pérennes ==
	101
8.1	102	(% class="box warningmessage" %)
	103	(((
	104	La création et la gestion du matériel pérenne se fait depuis la notice du bien.
2.1	105	)))
8.1	106
14.1	107	=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
8.1	108
	109	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	110	1. Créer un nouveau matériel : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
	111	1. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
	112	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
	113	1. Le matériel est automatiquement associé au bien.
	114
	115	[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	116
	117
	118	[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	119
	120
	121	[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	122
	123
14.1	124	=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
8.1	125
	126	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	127	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
	128	1*. type,
	129	1*. numéro d’inventaire,
	130	1. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	131	1. Sélectionner le matériel : cliquez sur l'élément à associer.
	132	1. Valider l’association.
8.1	133	1. Le matériel est automatiquement associé au bien.
	134
	135	[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	136
	137
	138	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	139
	140
	141	[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	142
	143
	144	[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	145
	146
	147	[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	148
	149
52.1	150	=== Compléter une notice de matériel ===
	151
	152	Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
	153
	154	1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du matériel.
	155	1. Dans la notice du matériel, cliquez sur Modifier :
	156
	157	* Renseignez les champs souhaités.
	158	* Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.
	159
	160	(% start="3" %)
	161	1. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.
	162
53.1	163	[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52.1	164
	165
53.1	166	[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52.1	167
	168
53.1	169	[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52.1	170
	171
16.1	172	== Matériels temporaires ==
8.1	173
	174	(% class="box warningmessage" %)
	175	(((
	176	La création et la gestion du matériel temporaire se fait depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.
	177	)))
	178
14.1	179	=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
8.1	180
	181	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
	182	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	183	1. Créer un nouveau matériel temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
	184	1. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
	185	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
	186	1. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
	187
42.1	188	[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	189
	190
42.1	191	[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	192
	193
42.1	194	[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	195
	196
14.1	197	=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
8.1	198
	199	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
	200	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	201	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
	202	1*. type,
	203	1*. numéro d’inventaire,
	204	1. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	205	1. Sélectionner le matériel temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
8.1	206	1. Valider l’association
	207	1. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
	208
	209	[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	210
	211
	212	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	213
	214
	215	[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	216
	217
	218	[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	219
	220
42.1	221	[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	222
	223
49.1	224	== Où retrouver les matériels ? ==
	225
	226	Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
	227
	228	1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer
	229	1. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
	230	1. Pour accéder à la liste des matériels : Cliquez sur Matériels pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
	231
	232	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Matériels//>>image:1754394383250-812.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	233
	234
67.1	235	= Gérer les colisages =
13.1	236
16.1	237	== Colis pérennes ==
13.1	238
35.1	239	(% class="box warningmessage" %)
	240	(((
	241	La création et la gestion des colis pérennes se fait depuis la notice du bien.
	242	)))
	243
18.1	244	=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
	245
41.1	246	1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
40.1	247	1. Créer un nouveau colis : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
	248	1. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
	249	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
	250	1. Le colis est automatiquement associé au bien.
	251
	252	[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	253
	254
	255	[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	256
	257
	258	[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	259
	260
18.1	261	=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
	262
41.1	263	1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
40.1	264	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
42.1	265	1*. numéro de colis,
	266	1. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	267	1. Sélectionner le colis : cliquez sur l'élément à associer.
40.1	268	1. Valider l’association.
	269	1. Le colis est automatiquement associé au bien.
	270
41.1	271	[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40.1	272
	273
41.1	274	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40.1	275
	276
41.1	277	[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	278
	279
	280	[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	281
	282
	283	[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	284
	285
53.1	286	=== Compléter une notice de colis ===
	287
	288	Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
	289
	290	1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du colis.
	291	1. Dans la notice du colis, cliquez sur Modifier :
	292
	293	* Sélectionnez la grille de saisie appropriée.
	294	* Renseignez les champs souhaités.
	295	* Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.
	296
	297	(% start="3" %)
	298	1. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.
	299
54.1	300	[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53.1	301
	302
54.1	303	[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53.1	304
	305
54.1	306	[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53.1	307
16.1	308	== Colis temporaires ==
13.1	309
35.1	310	(% class="box warningmessage" %)
	311	(((
	312	La création et la gestion des colis temporaires se fait depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.
	313	)))
	314
42.1	315	=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
13.1	316
41.1	317	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
	318	1. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
	319	1. Créer un nouveau colis temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
49.1	320	1. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
41.1	321	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
	322	1. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
	323
	324	[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	325
	326
	327	[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	328
	329
	330	[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	331
	332
18.1	333	=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
	334
41.1	335	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
47.1	336	1. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
42.1	337	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
	338	1*. numéro de colis,
	339	1. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	340	1. Sélectionner le colis temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
	341	1. Valider l’association.
	342	1. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
35.1	343
42.1	344	[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	345
	346
42.1	347	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	348
	349
	350	[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	352
	353	[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	354
	355
	356	[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	357
	358
50.1	359	== Où retrouver les colis ? ==
8.1	360
50.1	361	Pour accéder à l’ensemble des colis :
8.1	362
50.1	363	1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer.
8.1	364	1. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
50.1	365	1. Pour accéder à la liste des colis : Cliquez sur Colis pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
8.1	366	)))
	367
18.1	368	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Colis //>>image:1754396014908-718.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	369	)))
	370
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3.1	374	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	375	(% class="box" %)
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	377	Sommaire
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3.1	380	)))
	381
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	383	(((
	384	Aller plus loin
7.1	385
76.1	386	* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
51.1	387	* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
39.1	388
48.1	389	* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]
	390	* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]
3.1	391	)))
	392
	393	(% class="box" %)
	394	(((
	395	Icônes principales
7.1	396
45.1	397	* [[image:1754404155962-690.png\|\|height="30" width="34"]] Gestion du matériel
43.1	398
45.1	399	* [[image:1754404088653-640.png\|\|height="27" width="33"]] Gestion du colis
3.1	400	)))
	401	)))
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Code source wiki de Créer et gérer les matériels et les colis associés

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