Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

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9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

10

11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =

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18

== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==

19

20

La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour présenter et mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.

21

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Elle a plusieurs objectifs :

23

24

* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

25

* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

26

* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

27

* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

28

* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.

29

30

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

31

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

32

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

33

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

34

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

35

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

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37

== Qu'est-ce qu'un colis ? ==

38

39

La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

Elle permet :

* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

44

* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

45

* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

46

* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

47

48

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

49

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

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>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

51

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

52

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

53

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

54

55

=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===

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57

Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.

58

59

Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.

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61

* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.

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63

>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//

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65

* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.

66

67

Formaliser la différence permet :

68

69

* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;

70

* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;

71

* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;

72

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

73

74

== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==

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76

Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Création dans Flora**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemples**

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|**Matériel/Colis pérenne**|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement|Depuis la **notice du bien**|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée

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|**Matériel/Colis Temporaire**|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement|Depuis la **notice de mouvement**|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

84

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

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C’est notamment le cas :

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* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

89

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

90

91

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

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)))

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94

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base.

99

* S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

100

)))

101

102

= Gérer les matériels scénographiques =

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104

== Matériels pérennes ==

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(% class="box warningmessage" %)

107

(((

108

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

109

)))

110

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=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

112

113

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

114

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

115

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

116

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

117

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

118

119

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

120

121

122

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

125

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

126

127

128

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

129

130

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

131

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

132

1*. type,

133

1*. numéro d’inventaire,

134

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

135

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

136

1. **Valider l’association.**

137

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

138

139

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

140

141

142

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

145

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

146

147

148

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

149

150

151

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

153

154

=== Compléter une notice de matériel ===

155

156

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

157

158

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

159

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

160

161

* Renseignez les champs souhaités.

162

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

163

164

(% start="3" %)

165

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

166

167

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

170

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

171

172

173

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

174

175

176

== Matériels temporaires ==

177

178

(% class="box warningmessage" %)

179

(((

180

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

181

)))

182

183

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

184

185

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

186

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

187

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

188

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

189

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

190

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

191

192

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

193

194

195

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

196

197

198

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

201

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

202

203

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

204

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

205

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

206

1*. type,

207

1*. numéro d’inventaire,

208

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

209

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

210

1. **Valider l’association**

211

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

212

213

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

214

215

216

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

217

218

219

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

220

221

222

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

223

224

225

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

226

227

228

== Où retrouver les matériels ? ==

229

230

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

231

232

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

233

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

234

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

235

236

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

237

238

239

= Gérer les colisages =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

244

(((

245

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

246

)))

247

248

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

249

250

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

251

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

252

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

253

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

254

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

255

256

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

257

258

259

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

262

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

263

264

265

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

266

267

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

268

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

269

1*. numéro de colis,

270

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

271

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

272

1. **Valider l’association. **

273

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

274

275

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

276

277

278

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

279

280

281

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

282

283

284

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

285

286

287

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

288

289

290

=== Compléter une notice de colis ===

291

292

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

293

294

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

295

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

296

297

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

298

* Renseignez les champs souhaités.

299

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

300

301

(% start="3" %)

302

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

303

304

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

305

306

307

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

308

309

310

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

311

312

== Colis temporaires ==

313

314

(% class="box warningmessage" %)

315

(((

316

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

317

)))

318

319

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

320

321

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

322

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

323

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

324

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

325

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

326

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

327

328

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

329

330

331

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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337

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

338

339

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

340

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

341

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

342

1*. numéro de colis,

343

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

344

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

345

1. **Valider l’association.**

346

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

347

348

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

349

350

351

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

352

353

354

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

355

356

357

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

358

359

360

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

361

362

363

== Où retrouver les colis ? ==

364

365

Pour accéder à l’ensemble des colis :

366

367

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

368

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

369

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

370

)))

371

372

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

391

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

392

393

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

394

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

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