Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

8

9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

10

11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =

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18

== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==

19

20

Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.

21

22

>(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//

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24

La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.

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26

Elle a plusieurs objectifs :

27

28

* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

29

* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

30

* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

31

* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

32

* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.

33

34

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

35

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

36

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

37

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

38

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

39

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

40

41

== Qu'est-ce qu'un colisage ? ==

42

43

La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

Elle permet :

* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

48

* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

49

* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

50

* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

51

52

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

53

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

54

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

55

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

56

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

57

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

58

59

=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===

60

61

Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.

62

63

Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.

64

65

* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.

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67

>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//

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69

* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.

70

71

Formaliser la différence permet :

72

73

* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;

74

* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;

75

* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;

76

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

77

78

== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==

79

80

Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.

81

82

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Création dans Flora**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemples**

83

|**Matériel/Colis pérenne**|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement|Depuis la **notice du bien**|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée

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|**Matériel/Colis Temporaire**|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement|Depuis la **notice de mouvement**|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable

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(% class="box warningmessage" %)

87

(((

88

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

89

90

C’est notamment le cas :

91

92

* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

93

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

94

95

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

96

)))

97

98

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base.

103

* S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

104

)))

105

106

= Gérer les matériels scénographiques =

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108

== Matériels pérennes ==

109

110

(% class="box warningmessage" %)

111

(((

112

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

113

)))

114

115

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

116

117

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

118

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

119

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

120

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

121

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

122

123

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

124

125

126

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

127

128

129

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

130

131

132

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

133

134

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

135

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

136

1*. type,

137

1*. numéro d’inventaire,

138

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

139

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

140

1. **Valider l’association.**

141

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

142

143

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

146

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

147

148

149

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

150

151

152

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

153

154

155

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

156

157

158

=== Compléter une notice de matériel ===

159

160

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

161

162

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

163

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

164

165

* Renseignez les champs souhaités.

166

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

167

168

(% start="3" %)

169

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

170

171

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

172

173

174

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

175

176

177

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

178

179

180

== Matériels temporaires ==

181

182

(% class="box warningmessage" %)

183

(((

184

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

185

)))

186

187

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

188

189

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

190

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

191

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

192

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

193

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

194

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

195

196

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

197

198

199

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

202

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

203

204

205

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

206

207

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

208

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

209

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

210

1*. type,

211

1*. numéro d’inventaire,

212

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

213

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

214

1. **Valider l’association**

215

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

216

217

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

218

219

220

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

221

222

223

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

226

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

227

228

229

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

230

231

232

== Où retrouver les matériels ? ==

233

234

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

235

236

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

237

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

238

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

239

240

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

241

242

243

= Gérer les colisages =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

248

(((

249

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

250

)))

251

252

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

253

254

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

255

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

256

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

257

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

258

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

259

260

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

261

262

263

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

264

265

266

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

267

268

269

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

270

271

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

272

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

273

1*. numéro de colis,

274

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

275

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

276

1. **Valider l’association. **

277

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

278

279

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

280

281

282

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

283

284

285

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

286

287

288

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

289

290

291

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

292

293

294

=== Compléter une notice de colis ===

295

296

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

297

298

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

299

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

300

301

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

302

* Renseignez les champs souhaités.

303

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

304

305

(% start="3" %)

306

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

307

308

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

309

310

311

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

312

313

314

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

315

316

== Colis temporaires ==

317

318

(% class="box warningmessage" %)

319

(((

320

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

321

)))

322

323

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

324

325

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

326

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

327

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

328

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

329

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

330

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

331

332

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

333

334

335

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

336

337

338

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

339

340

341

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

342

343

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

344

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

345

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

346

1*. numéro de colis,

347

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

348

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

349

1. **Valider l’association.**

350

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

351

352

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

353

354

355

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

356

357

358

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

359

360

361

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

362

363

364

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

365

366

367

== Où retrouver les colis ? ==

368

369

Pour accéder à l’ensemble des colis :

370

371

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

372

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

373

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

374

)))

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**Sommaire**

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**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

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* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

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397

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

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* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

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