Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

8

9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

10

11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =

17

18

== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==

19

20

Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.

21

22

>(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//

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24

La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.

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26

Elle a plusieurs objectifs :

27

28

* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

29

* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

30

* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

31

* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

32

* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.

33

34

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

35

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

36

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

37

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

38

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

39

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

40

41

== Qu'est-ce qu'un colisage ? ==

42

43

La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

Elle permet :

* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

48

* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

49

* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

50

* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

51

52

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

53

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

54

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

55

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

56

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

57

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

58

59

=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===

60

61

Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.

62

63

Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.

64

65

* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.

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67

>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//

68

69

* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.

70

71

Formaliser la différence permet :

72

73

* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;

74

* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;

75

* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;

76

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

77

78

== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==

79

80

Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.

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82

|=Type|=Définition|=Création dans Flora|=Exemples

83

|**Matériel/Colis pérenne**|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement|Depuis la **notice du bien**|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée

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|**Matériel/Colis Temporaire**|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement|Depuis la **notice de mouvement**|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable

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(% class="box warningmessage" %)

87

(((

88

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

89

90

C’est notamment le cas :

91

92

* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

93

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

94

95

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

96

)))

97

98

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

103

)))

104

105

= Gérer les matériels scénographiques =

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107

== Matériels pérennes ==

108

109

(% class="box warningmessage" %)

110

(((

111

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

112

)))

113

114

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

115

116

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

117

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

118

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

119

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

120

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

121

122

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

125

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

126

127

128

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

129

130

131

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

132

133

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

134

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

135

1*. type,

136

1*. numéro d’inventaire,

137

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

138

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

139

1. **Valider l’association.**

140

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

141

142

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

145

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

146

147

148

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

149

150

151

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

153

154

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

155

156

157

=== Compléter une notice de matériel ===

158

159

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

160

161

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

162

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

163

164

* Renseignez les champs souhaités.

165

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

166

167

(% start="3" %)

168

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

169

170

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

171

172

173

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

174

175

176

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

178

179

== Matériels temporaires ==

180

181

(% class="box warningmessage" %)

182

(((

183

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

184

)))

185

186

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

187

188

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

189

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

190

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

191

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

192

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

193

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

194

195

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

196

197

198

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

201

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

202

203

204

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

205

206

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

207

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

208

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

209

1*. type,

210

1*. numéro d’inventaire,

211

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

212

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

213

1. **Valider l’association**

214

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

215

216

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

217

218

219

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

220

221

222

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

223

224

225

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

226

227

228

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

229

230

231

== Où retrouver les matériels ? ==

232

233

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

234

235

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

236

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

237

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

238

239

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

240

241

242

= Gérer les colisages =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

247

(((

248

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

249

)))

250

251

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

252

253

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

254

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

255

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

256

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

257

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

258

259

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

262

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

263

264

265

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

266

267

268

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

269

270

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

271

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

272

1*. numéro de colis,

273

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

274

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

275

1. **Valider l’association. **

276

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

277

278

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

279

280

281

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

282

283

284

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

285

286

287

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

288

289

290

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

291

292

293

=== Compléter une notice de colis ===

294

295

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

296

297

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

298

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

299

300

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

301

* Renseignez les champs souhaités.

302

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

303

304

(% start="3" %)

305

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

306

307

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

308

309

310

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

311

312

313

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

314

315

== Colis temporaires ==

316

317

(% class="box warningmessage" %)

318

(((

319

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

320

)))

321

322

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

323

324

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

325

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

326

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

327

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

328

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

329

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

330

331

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

335

336

337

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

338

339

340

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

341

342

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

343

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

344

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

345

1*. numéro de colis,

346

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

347

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

348

1. **Valider l’association.**

349

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

350

351

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

352

353

354

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

355

356

357

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

358

359

360

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

361

362

363

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

364

365

366

== Où retrouver les colis ? ==

367

368

Pour accéder à l’ensemble des colis :

369

370

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

371

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

372

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

373

)))

374

375

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

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**Sommaire**

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**Aller plus loin**

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

394

395

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

396

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

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