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Version 73.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 10:18
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (% class="box" %)
6 (((
7 Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8
9 Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10
11 * **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 * **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
13 )))
14
15 (((
16 = A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =
17
18 == Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
19
20 Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.
21
22 >(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//
23
24 La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
25
26 Elle a plusieurs objectifs :​
27
28 * **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
29 * **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
30 * **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
31 * **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
32 * **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
33
34 >(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
35 >(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
36 >(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
37 >(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
38 >(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
39 >(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
40
41 == Qu'est-ce qu'un colisage ? ==
42
43 La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.​
44
45 Elle permet :​
46
47 * d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
48 * de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
49 * d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
50 * de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
51
52 >(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
53 >(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
54 >(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
55 >(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
56 >(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
57 >(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
58
59 === Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
60
61 Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
62
63 Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
64
65 * **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
66
67 >(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//
68
69 * Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.​
70
71 Formaliser la différence permet : ​
72
73 * d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;​
74 * de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
75 * **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;​
76 * de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
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78 == Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==
79
80 Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.
81
82 === Matériel/Colis pérenne​ ===
83
84 * Un matériel/colis pérenne est lié durablement à un bien.​
85 * Il en fait partie de façon stable, même en dehors d’un contexte d’exposition.​
86 * Dans Flora, il est créé ou associé depuis la notice du bien.​
87
88 >(% class="small" %)//Ex. socle sur mesure, cadre permanent, support textile dédié, colis de stockage permanent, coffret sur mesure…​//
89
90 === Matériel/Colis temporaire ===
91
92 * Un matériel/colis temporaire est utilisé de façon ponctuelle, dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt…).​
93 * Il est lié au bien le temps de l’évènement, puis redevient autonome dans le système.​
94 * Dans Flora, il est créé ou géré depuis la notice de mouvement.​
95
96 >(% class="small" %)Ex. : lutrin prêté pour une exposition, système de suspension temporaire, socle générique, caisse navette réutilisable, etc.
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98 (% class="box warningmessage" %)
99 (((
100 Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
101
102 C’est notamment le cas :​
103
104 * des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
105 * de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
106
107 Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
108 )))
109
110 (% class="box successmessage" %)
111 (((
112 Bonnes pratiques :
113
114 * Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
115 )))
116
117 = Gérer les matériels scénographiques =
118
119 == Matériels pérennes ==
120
121 (% class="box warningmessage" %)
122 (((
123 La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
124 )))
125
126 === Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
127
128 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
129 1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
130 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
131 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
132 1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
133
134 [[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135
136
137 [[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138
139
140 [[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 === Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
144
145 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
146 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
147 1*. type,
148 1*. numéro d’inventaire,
149 1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
150 1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
151 1. **Valider l’association.**
152 1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
153
154 [[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 [[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165
166 [[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 === Compléter une notice de matériel ===
170
171 Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
172
173 1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
174 1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
175
176 * Renseignez les champs souhaités.
177 * **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
178
179 (% start="3" %)
180 1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
181
182 [[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184
185 [[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186
187
188 [[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 == Matériels temporaires ==
192
193 (% class="box warningmessage" %)
194 (((
195 La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
196 )))
197
198 === Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
199
200 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
201 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
202 1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
203 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
204 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
205 1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
206
207 [[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208
209
210 [[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 [[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214
215
216 === Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
217
218 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
219 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
220 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
221 1*. type,
222 1*. numéro d’inventaire,
223 1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
224 1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
225 1. **Valider l’association**
226 1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
227
228 [[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229
230
231 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232
233
234 [[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235
236
237 [[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 [[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 == Où retrouver les matériels ? ==
244
245 Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
246
247 1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
248 1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
249 1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
250
251 [[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252
253
254 = Gérer les colisages =
255
256 == Colis pérennes ==
257
258 (% class="box warningmessage" %)
259 (((
260 La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
261 )))
262
263 === Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
264
265 1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
266 1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
267 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
268 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
269 1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
270
271 [[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272
273
274 [[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275
276
277 [[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278
279
280 === Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
281
282 1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
283 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
284 1*. numéro de colis,
285 1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
286 1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
287 1. **Valider l’association. **
288 1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
289
290 [[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291
292
293 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 [[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 [[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303
304
305 === Compléter une notice de colis ===
306
307 Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
308
309 1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
310 1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
311
312 * **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
313 * Renseignez les champs souhaités.
314 * **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
315
316 (% start="3" %)
317 1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
318
319 [[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322 [[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323
324
325 [[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326
327 == Colis temporaires ==
328
329 (% class="box warningmessage" %)
330 (((
331 La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
332 )))
333
334 === Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
335
336 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
337 1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
338 1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
339 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
340 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
341 1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
342
343 [[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344
345
346 [[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347
348
349 [[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350
351
352 === Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
353
354 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
355 1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
356 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
357 1*. numéro de colis,
358 1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
359 1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
360 1. **Valider l’association.**
361 1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
362
363 [[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364
365
366 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367
368
369 [[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370
371
372 [[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373
374
375 [[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376
377
378 == Où retrouver les colis ? ==
379
380 Pour accéder à l’ensemble des colis :
381
382 1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**
383 1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
384 1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
385 )))
386
387 [[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 )))
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393 )))|(% style="width:300px" %)(((
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396 **Sommaire**
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403 **Aller plus loin**
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405 * [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
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407 * [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]
408 * [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]
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413 **Icônes principales**
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415 * [[image:1754404155962-690.png||height="30" width="34"]] Gestion du matériel
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417 * [[image:1754404088653-640.png||height="27" width="33"]] Gestion du colis
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