Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colisages** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

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9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

10

11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels scénographiques et les colisages ? =

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18

== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==

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20

Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.

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22

>(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//

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24

La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.

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Elle a plusieurs objectifs :

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28

* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

29

* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

30

* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

31

* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

32

* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.

33

34

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

35

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

36

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

37

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

38

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

39

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

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41

== Qu'est-ce qu'un colisage ? ==

42

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La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

Elle permet :

* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

48

* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

49

* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

50

* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

51

52

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

53

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

54

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

55

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

56

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

57

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

58

59

=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===

60

61

Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.

62

63

Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.

64

65

* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.

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67

>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//

68

69

* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.

70

71

Formaliser la différence permet :

72

73

* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;

74

* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;

75

* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;

76

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

(% class="box warningmessage" %)

82

(((

83

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

84

85

C’est notamment le cas :

86

87

* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

88

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

89

90

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

91

)))

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93

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

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)))

99

100

= Gérer les matériels scénographiques =

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102

== Matériels pérennes ==

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104

(% class="box warningmessage" %)

105

(((

106

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

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)))

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109

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

110

111

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

112

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

113

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

114

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

115

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

116

117

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

118

119

120

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

121

122

123

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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125

126

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

127

128

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

129

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

130

1*. type,

131

1*. numéro d’inventaire,

132

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

133

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

134

1. **Valider l’association.**

135

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

136

137

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

138

139

140

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

141

142

143

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

146

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

147

148

149

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

150

151

152

=== Compléter une notice de matériel ===

153

154

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

155

156

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

157

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

158

159

* Renseignez les champs souhaités.

160

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

161

162

(% start="3" %)

163

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

164

165

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

166

167

168

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

169

170

171

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

172

173

174

== Matériels temporaires ==

175

176

(% class="box warningmessage" %)

177

(((

178

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

179

)))

180

181

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

182

183

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

184

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

185

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

186

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

187

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

188

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

189

190

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

193

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

194

195

196

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

197

198

199

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

200

201

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

202

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

203

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

204

1*. type,

205

1*. numéro d’inventaire,

206

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

207

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

208

1. **Valider l’association**

209

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

210

211

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

215

216

217

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

218

219

220

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

221

222

223

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

226

== Où retrouver les matériels ? ==

227

228

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

229

230

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

231

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

232

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

233

234

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

235

236

237

= Gérer les colisages =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

242

(((

243

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

244

)))

245

246

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

247

248

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

249

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

250

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

251

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

252

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

253

254

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

255

256

257

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

258

259

260

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

261

262

263

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

264

265

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

266

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

267

1*. numéro de colis,

268

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

269

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

270

1. **Valider l’association. **

271

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

272

273

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

274

275

276

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

279

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

280

281

282

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

283

284

285

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

286

287

288

=== Compléter une notice de colis ===

289

290

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

291

292

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

293

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

294

295

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

296

* Renseignez les champs souhaités.

297

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

298

299

(% start="3" %)

300

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

301

302

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

303

304

305

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

306

307

308

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

309

310

== Colis temporaires ==

311

312

(% class="box warningmessage" %)

313

(((

314

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

315

)))

316

317

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

318

319

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

320

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

321

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

322

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

323

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

324

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

325

326

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

327

328

329

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

330

331

332

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

333

334

335

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

336

337

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

338

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

339

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

340

1*. numéro de colis,

341

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

342

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

343

1. **Valider l’association.**

344

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

345

346

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

347

348

349

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

350

351

352

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

353

354

355

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

356

357

358

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

359

360

361

== Où retrouver les colis ? ==

362

363

Pour accéder à l’ensemble des colis :

364

365

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

366

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

367

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

368

)))

369

370

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

389

390

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

391

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((