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Version 69.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 10:08
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (% class="box" %)
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7 Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colisages** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8
9 Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10
11 * **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 * **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
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15 (((
16 = A quoi servent les matériels scénographiques et les colisages ? =
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18 == Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
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20 Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.
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22 >(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//
23
24 La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
25
26 Elle a plusieurs objectifs :​
27
28 * **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
29 * **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
30 * **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
31 * **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
32 * **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
33
34 >(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
35 >(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
36 >(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
37 >(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
38 >(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
39 >(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
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42 == Qu'est-ce qu'un colisage ? ==
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44 La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.​
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46 Elle permet :​
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48 * d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
49 * de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
50 * d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
51 * de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
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53 >(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
54 >(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
55 >(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
56 >(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
57 >(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
58 >(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
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61 Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.
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63 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**
64 |**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.
65 |**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens
66 |**Exemples**|(% style="width:297px" %) |(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...
67 |**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((
68 * Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
69 * Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
70 * Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
71 * Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
72 * Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.
73 )))|(% style="width:299px" %)(((
74 * Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
75 * Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
76 * Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
77 * Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
78 )))
79 |**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)
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81 (% class="box warningmessage" %)
82 (((
83 Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
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85 C’est notamment le cas :​
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87 * des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
88 * de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
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90 Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
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93 (% class="box warningmessage" %)
94 (((
95 Colis vs. Contenant : quelle différence ?
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97 Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
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99 Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
100
101 * Un contenant désigne un objet physique utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
102 * Un colis est une entité logistique traçable dans Flora.​
103
104 Formaliser la différence permet : ​
105
106 * d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;​
107 * de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
108 * de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;​
109 * de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
110 )))
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114 (% class="box successmessage" %)
115 (((
116 Bonnes pratiques :
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118 * Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
119 )))
120
121 = Gérer les matériels scénographiques =
122
123 == Matériels pérennes ==
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125 (% class="box warningmessage" %)
126 (((
127 La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
128 )))
129
130 === Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
131
132 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
133 1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
134 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
135 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
136 1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
137
138 [[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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140
141 [[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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143
144 [[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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146
147 === Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
148
149 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
150 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
151 1*. type,
152 1*. numéro d’inventaire,
153 1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
154 1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
155 1. **Valider l’association.**
156 1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
157
158 [[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159
160
161 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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164 [[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165
166
167 [[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168
169
170 [[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171
172
173 === Compléter une notice de matériel ===
174
175 Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
176
177 1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
178 1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
179
180 * Renseignez les champs souhaités.
181 * **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
182
183 (% start="3" %)
184 1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
185
186 [[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187
188
189 [[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191
192 [[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193
194
195 == Matériels temporaires ==
196
197 (% class="box warningmessage" %)
198 (((
199 La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
200 )))
201
202 === Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
203
204 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
205 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
206 1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
207 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
208 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
209 1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
210
211 [[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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214 [[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215
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217 [[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218
219
220 === Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
221
222 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
223 1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
224 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
225 1*. type,
226 1*. numéro d’inventaire,
227 1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
228 1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
229 1. **Valider l’association**
230 1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
231
232 [[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236
237
238 [[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239
240
241 [[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243
244 [[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245
246
247 == Où retrouver les matériels ? ==
248
249 Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
250
251 1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
252 1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
253 1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
254
255 [[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257
258 = Gérer les colisages =
259
260 == Colis pérennes ==
261
262 (% class="box warningmessage" %)
263 (((
264 La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
265 )))
266
267 === Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
268
269 1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
270 1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
271 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
272 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
273 1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
274
275 [[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276
277
278 [[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279
280
281 [[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282
283
284 === Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
285
286 1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
287 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
288 1*. numéro de colis,
289 1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
290 1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
291 1. **Valider l’association. **
292 1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
293
294 [[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295
296
297 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298
299
300 [[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 [[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307
308
309 === Compléter une notice de colis ===
310
311 Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
312
313 1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
314 1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
315
316 * **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
317 * Renseignez les champs souhaités.
318 * **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
319
320 (% start="3" %)
321 1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
322
323 [[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324
325
326 [[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328
329 [[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330
331 == Colis temporaires ==
332
333 (% class="box warningmessage" %)
334 (((
335 La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
336 )))
337
338 === Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
339
340 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
341 1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
342 1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
343 1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
344 1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
345 1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
346
347 [[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348
349
350 [[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351
352
353 [[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354
355
356 === Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
357
358 1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
359 1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
360 1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
361 1*. numéro de colis,
362 1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
363 1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
364 1. **Valider l’association.**
365 1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
366
367 [[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368
369
370 [[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371
372
373 [[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374
375
376 [[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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379 [[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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382 == Où retrouver les colis ? ==
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384 Pour accéder à l’ensemble des colis :
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386 1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**
387 1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
388 1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
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391 [[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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409 * [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
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411 * [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]
412 * [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]
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419 * [[image:1754404155962-690.png||height="30" width="34"]] Gestion du matériel
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421 * [[image:1754404088653-640.png||height="27" width="33"]] Gestion du colis
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