Code source wiki de Créer et gérer les matériels et les colis associés

Version 68.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 10:00

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version	line-number	content
3.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.25 et ultérieures
	2
	3	\|(% style="width:840px" %)(((
18.1	4	(((
3.1	5	(% class="box" %)
2.1	6	(((
66.1	7	Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des matériels scénographiques (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et des colisages (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
9.1	8
20.1	9	Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
9.1	10
	11	* Pérennes : liés durablement à un bien.
	12	* Temporaires : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
2.1	13	)))
	14
	15	(((
68.1	16	= A quoi servent les matériels scénographiques et les colisages ? =
6.1	17
24.1	18	Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.
3.1	19
60.1	20	\|(% style="background-color:#cbcbea" %)Critères\|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)Table des matériels scénographiques\|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)Table des colis
	21	\|Fonction principale de la table\|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.\|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.
	22	\|Définition\|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien\|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens
	23	\|Exemples\|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...\|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...
	24	\|Utilisation de la table\|(% style="width:297px" %)(((
	25	* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.
	26	* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.
	27	* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.
	28	* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)
	29	* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.
	30	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	31	* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;
	32	* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;
	33	* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;
	34	* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
	35	)))
	36	\|Création depuis\|(% style="width:297px" %)Depuis la notice du bien (pérenne) ou un mouvement (temporaire)\|(% style="width:299px" %)Depuis la notice du bien (pérenne) ou un mouvement (temporaire)
3.1	37
62.1	38	(% class="box warningmessage" %)
	39	(((
	40	Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.
63.1	41
	42	C’est notamment le cas :
	43
	44	* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;
	45	* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.
	46
	47	Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
62.1	48	)))
	49
33.1	50	>(% class="small" %)Exemples d'usages des matériels scénographiques :
29.1	51	>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
30.1	52	>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
	53	>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
	54	>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
	55	>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
3.1	56
60.1	57	>(% class="small" %)Exemples d'usages des colis :
57.1	58	>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)
58.1	59	>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs
	60	>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)
	61	>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques
	62	>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
22.1	63
64.1	64	(% class="box warningmessage" %)
	65	(((
	66	Colis vs. Contenant : quelle différence ?
60.1	67
64.1	68	Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.
60.1	69
64.1	70	Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.
60.1	71
65.1	72	* Un contenant désigne un objet physique utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.
	73	* Un colis est une entité logistique traçable dans Flora.
64.1	74
	75	Formaliser la différence permet :
	76
	77	* d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;
	78	* de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;
	79	* de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;
	80	* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
65.1	81	)))
64.1	82
65.1	83
37.1	84	(% class="box successmessage" %)
	85	(((
38.1	86	Bonnes pratiques :
	87
49.1	88	* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi dans la base. S'ils existent déjà, ne les recréez pas : associez le bien au colis ou au matériel existant.
37.1	89	)))
36.1	90
16.1	91	= Gérer les matériels scénographiques =
8.1	92
16.1	93	== Matériels pérennes ==
	94
8.1	95	(% class="box warningmessage" %)
	96	(((
	97	La création et la gestion du matériel pérenne se fait depuis la notice du bien.
2.1	98	)))
8.1	99
14.1	100	=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
8.1	101
	102	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	103	1. Créer un nouveau matériel : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
	104	1. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
	105	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
	106	1. Le matériel est automatiquement associé au bien.
	107
	108	[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	109
	110
	111	[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	112
	113
	114	[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	115
	116
14.1	117	=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
8.1	118
	119	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	120	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
	121	1*. type,
	122	1*. numéro d’inventaire,
	123	1. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	124	1. Sélectionner le matériel : cliquez sur l'élément à associer.
	125	1. Valider l’association.
8.1	126	1. Le matériel est automatiquement associé au bien.
	127
	128	[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	129
	130
	131	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	132
	133
	134	[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	135
	136
	137	[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	138
	139
	140	[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	141
	142
52.1	143	=== Compléter une notice de matériel ===
	144
	145	Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
	146
	147	1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du matériel.
	148	1. Dans la notice du matériel, cliquez sur Modifier :
	149
	150	* Renseignez les champs souhaités.
	151	* Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.
	152
	153	(% start="3" %)
	154	1. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.
	155
53.1	156	[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52.1	157
	158
53.1	159	[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52.1	160
	161
53.1	162	[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52.1	163
	164
16.1	165	== Matériels temporaires ==
8.1	166
	167	(% class="box warningmessage" %)
	168	(((
	169	La création et la gestion du matériel temporaire se fait depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.
	170	)))
	171
14.1	172	=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
8.1	173
	174	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
	175	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	176	1. Créer un nouveau matériel temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
	177	1. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
	178	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
	179	1. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
	180
42.1	181	[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	182
	183
42.1	184	[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	185
	186
42.1	187	[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	188
	189
14.1	190	=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
8.1	191
	192	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
	193	1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
	194	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
	195	1*. type,
	196	1*. numéro d’inventaire,
	197	1. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	198	1. Sélectionner le matériel temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
8.1	199	1. Valider l’association
	200	1. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
	201
	202	[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	203
	204
	205	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206
	207
	208	[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	209
	210
	211	[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	212
	213
42.1	214	[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	215
	216
49.1	217	== Où retrouver les matériels ? ==
	218
	219	Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
	220
	221	1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer
	222	1. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
	223	1. Pour accéder à la liste des matériels : Cliquez sur Matériels pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
	224
	225	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Matériels//>>image:1754394383250-812.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	226
	227
67.1	228	= Gérer les colisages =
13.1	229
16.1	230	== Colis pérennes ==
13.1	231
35.1	232	(% class="box warningmessage" %)
	233	(((
	234	La création et la gestion des colis pérennes se fait depuis la notice du bien.
	235	)))
	236
18.1	237	=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
	238
41.1	239	1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
40.1	240	1. Créer un nouveau colis : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
	241	1. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
	242	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
	243	1. Le colis est automatiquement associé au bien.
	244
	245	[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	246
	247
	248	[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	249
	250
	251	[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	252
	253
18.1	254	=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
	255
41.1	256	1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
40.1	257	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
42.1	258	1*. numéro de colis,
	259	1. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	260	1. Sélectionner le colis : cliquez sur l'élément à associer.
40.1	261	1. Valider l’association.
	262	1. Le colis est automatiquement associé au bien.
	263
41.1	264	[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40.1	265
	266
41.1	267	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40.1	268
	269
41.1	270	[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	271
	272
	273	[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	274
	275
	276	[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	277
	278
53.1	279	=== Compléter une notice de colis ===
	280
	281	Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
	282
	283	1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du colis.
	284	1. Dans la notice du colis, cliquez sur Modifier :
	285
	286	* Sélectionnez la grille de saisie appropriée.
	287	* Renseignez les champs souhaités.
	288	* Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.
	289
	290	(% start="3" %)
	291	1. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.
	292
54.1	293	[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53.1	294
	295
54.1	296	[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53.1	297
	298
54.1	299	[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53.1	300
16.1	301	== Colis temporaires ==
13.1	302
35.1	303	(% class="box warningmessage" %)
	304	(((
	305	La création et la gestion des colis temporaires se fait depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.
	306	)))
	307
42.1	308	=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
13.1	309
41.1	310	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
	311	1. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
	312	1. Créer un nouveau colis temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
49.1	313	1. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
41.1	314	1. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
	315	1. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
	316
	317	[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	318
	319
	320	[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	321
	322
	323	[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	324
	325
18.1	326	=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
	327
41.1	328	1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
47.1	329	1. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
42.1	330	1. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
	331	1*. numéro de colis,
	332	1. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature ( ou %) pour afficher toute la liste.
47.1	333	1. Sélectionner le colis temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
	334	1. Valider l’association.
	335	1. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.
35.1	336
42.1	337	[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	338
	339
42.1	340	[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	341
	342
	343	[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	346	[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	349	[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	350
	351
50.1	352	== Où retrouver les colis ? ==
8.1	353
50.1	354	Pour accéder à l’ensemble des colis :
8.1	355
50.1	356	1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer.
8.1	357	1. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
50.1	358	1. Pour accéder à la liste des colis : Cliquez sur Colis pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
8.1	359	)))
	360
18.1	361	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Colis //>>image:1754396014908-718.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	377	Aller plus loin
7.1	378
51.1	379	* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
39.1	380
48.1	381	* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]
	382	* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]
3.1	383	)))
	384
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	386	(((
	387	Icônes principales
7.1	388
45.1	389	* [[image:1754404155962-690.png\|\|height="30" width="34"]] Gestion du matériel
43.1	390
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3.1	392	)))
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Code source wiki de Créer et gérer les matériels et les colis associés

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