Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colisages** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

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9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

10

11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ? =

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18

Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.

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20

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**

21

|**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

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|**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens

23

|**Exemples**|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...

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|**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((

25

* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

26

* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

27

* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

28

* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

29

* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.

30

)))|(% style="width:299px" %)(((

31

* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

32

* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

33

* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

34

* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

35

)))

36

|**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)

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38

(% class="box warningmessage" %)

39

(((

40

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

41

42

C’est notamment le cas :

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44

* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

45

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

46

47

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

48

)))

49

50

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

51

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

52

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

53

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

54

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

55

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

56

57

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

58

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

59

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

60

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

61

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

62

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

63

64

(% class="box warningmessage" %)

65

(((

66

Colis vs. Contenant : quelle différence ?

67

68

Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.

69

70

Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.

71

72

* Un contenant désigne un objet physique utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.

73

* Un colis est une entité logistique traçable dans Flora.

74

75

Formaliser la différence permet :

76

77

* d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;

78

* de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;

79

* de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;

80

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

)))

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

89

)))

90

91

= Gérer les matériels scénographiques =

92

93

== Matériels pérennes ==

94

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(% class="box warningmessage" %)

96

(((

97

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

98

)))

99

100

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

101

102

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

103

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

104

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

105

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

106

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

107

108

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

109

110

111

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

112

113

114

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

115

116

117

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

118

119

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

120

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

121

1*. type,

122

1*. numéro d’inventaire,

123

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

124

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

125

1. **Valider l’association.**

126

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

127

128

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

129

130

131

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

132

133

134

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

135

136

137

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

138

139

140

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

141

142

143

=== Compléter une notice de matériel ===

144

145

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

146

147

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

148

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

149

150

* Renseignez les champs souhaités.

151

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

152

153

(% start="3" %)

154

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

155

156

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

157

158

159

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

160

161

162

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

163

164

165

== Matériels temporaires ==

166

167

(% class="box warningmessage" %)

168

(((

169

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

170

)))

171

172

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

173

174

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

175

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

176

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

177

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

178

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

179

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

180

181

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

184

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

185

186

187

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

189

190

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

191

192

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

193

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

194

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

195

1*. type,

196

1*. numéro d’inventaire,

197

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

198

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

199

1. **Valider l’association**

200

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

201

202

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

203

204

205

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

206

207

208

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

209

210

211

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

215

216

217

== Où retrouver les matériels ? ==

218

219

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

220

221

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

222

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

223

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

224

225

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

226

227

228

= Gérer les colisages =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

233

(((

234

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

235

)))

236

237

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

238

239

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

240

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

241

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

242

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

243

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

244

245

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

246

247

248

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

251

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

252

253

254

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

255

256

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

257

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

258

1*. numéro de colis,

259

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

260

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

261

1. **Valider l’association. **

262

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

263

264

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

265

266

267

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

268

269

270

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

273

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

274

275

276

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

279

=== Compléter une notice de colis ===

280

281

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

282

283

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

284

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

285

286

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

287

* Renseignez les champs souhaités.

288

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

289

290

(% start="3" %)

291

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

292

293

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

294

295

296

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

297

298

299

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

300

301

== Colis temporaires ==

302

303

(% class="box warningmessage" %)

304

(((

305

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

306

)))

307

308

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

309

310

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

311

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

312

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

313

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

314

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

315

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

316

317

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

318

319

320

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

321

322

323

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

324

325

326

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

327

328

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

329

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

330

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

331

1*. numéro de colis,

332

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

333

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

334

1. **Valider l’association.**

335

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

336

337

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

338

339

340

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

344

345

346

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

347

348

349

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

350

351

352

== Où retrouver les colis ? ==

353

354

Pour accéder à l’ensemble des colis :

355

356

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

357

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

358

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

359

)))

360

361

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

380

381

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

382

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

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(% class="box" %)

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