Créer et gérer les matériels et les colis associés

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

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9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

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11

* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ? =

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Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**

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|**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

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|**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens

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|**Exemples**|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...

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|**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((

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* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

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* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

27

* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

28

* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

29

* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.

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)))|(% style="width:299px" %)(((

31

* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

32

* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

33

* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

34

* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

35

)))

36

|**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)

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(% class="box warningmessage" %)

39

(((

40

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

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42

C’est notamment le cas :

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* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

45

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

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47

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

48

)))

49

50

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

51

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

52

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

53

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

54

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

55

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

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57

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

58

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

59

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

60

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

61

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

62

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

63

64

(% class="box warningmessage" %)

65

(((

66

Colis vs. Contenant : quelle différence ?

67

)))

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69

Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.

70

71

Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.

Un contenant désigne un objet physique utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.

76

77

Un colis est une entité logistique traçable dans Flora.

Formaliser la différence permet :

82

83

* d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;

84

* de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;

85

* de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;

86

* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

87

88

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

93

)))

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= Gérer les matériels scénographiques =

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97

== Matériels pérennes ==

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(% class="box warningmessage" %)

100

(((

101

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

102

)))

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104

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

105

106

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

107

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

108

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

109

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

110

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

111

112

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

113

114

115

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

116

117

118

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

119

120

121

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

122

123

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

124

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

125

1*. type,

126

1*. numéro d’inventaire,

127

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

128

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

129

1. **Valider l’association.**

130

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

131

132

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

135

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

136

137

138

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

141

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

142

143

144

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

145

146

147

=== Compléter une notice de matériel ===

148

149

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

150

151

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

152

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

153

154

* Renseignez les champs souhaités.

155

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

156

157

(% start="3" %)

158

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

159

160

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

161

162

163

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

164

165

166

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

167

168

169

== Matériels temporaires ==

170

171

(% class="box warningmessage" %)

172

(((

173

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

174

)))

175

176

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

177

178

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

179

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

180

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

181

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

182

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

183

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

184

185

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

186

187

188

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

189

190

191

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

192

193

194

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

195

196

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

197

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

198

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

199

1*. type,

200

1*. numéro d’inventaire,

201

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

202

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

203

1. **Valider l’association**

204

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

205

206

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

207

208

209

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

213

214

215

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

218

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

== Où retrouver les matériels ? ==

222

223

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

224

225

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

226

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

227

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

228

229

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Gérer les colis =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

237

(((

238

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

239

)))

240

241

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

242

243

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

244

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

245

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

246

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

247

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

248

249

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

250

251

252

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

255

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

256

257

258

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

259

260

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

261

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

262

1*. numéro de colis,

263

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

264

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

265

1. **Valider l’association. **

266

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

267

268

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

269

270

271

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

272

273

274

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

275

276

277

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

278

279

280

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

281

282

283

=== Compléter une notice de colis ===

284

285

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

286

287

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

288

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

289

290

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

291

* Renseignez les champs souhaités.

292

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

293

294

(% start="3" %)

295

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

296

297

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

298

299

300

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

301

302

303

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

304

305

== Colis temporaires ==

306

307

(% class="box warningmessage" %)

308

(((

309

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

310

)))

311

312

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

313

314

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

315

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

316

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

317

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

318

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

319

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

320

321

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

322

323

324

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

325

326

327

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

328

329

330

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

331

332

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

333

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

334

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

335

1*. numéro de colis,

336

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

337

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

338

1. **Valider l’association.**

339

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

340

341

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

342

343

344

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

345

346

347

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

348

349

350

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

351

352

353

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

354

355

356

== Où retrouver les colis ? ==

357

358

Pour accéder à l’ensemble des colis :

359

360

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

361

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

362

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

363

)))

364

365

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

384

385

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

386

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

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(% class="box" %)

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