Créer et gérer les matériels et les colis associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.

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9

Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :

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* **Pérennes** : liés durablement à un bien.

12

* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).

)))

(((

= A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ? =

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Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**

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|**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.

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|**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens

23

|**Exemples**|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...

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| |(% style="width:297px" %) |(% style="width:299px" %)

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|**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((

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* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.

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* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.

28

* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.

29

* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)

30

* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.

31

)))|(% style="width:299px" %)(((

32

* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;

33

* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;

34

* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;

35

* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

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)))

37

|**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)

38

39

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**

40

>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).

41

>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).

42

>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).

43

>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).

44

>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

45

46

>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **

47

>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)

48

>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs

49

>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)

50

>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques

51

>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

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53

(% class="box warningmessage" %)

54

(((

55

Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.

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57

C’est notamment le cas :

58

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* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;

60

* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.

61

62

Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.

)))

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.

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)))

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= Gérer les matériels scénographiques =

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== Matériels pérennes ==

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(% class="box warningmessage" %)

78

(((

79

La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.

80

)))

81

82

=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===

83

84

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

85

1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

86

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

87

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

88

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

89

90

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

91

92

93

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

94

95

96

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

97

98

99

=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===

100

101

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

102

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

103

1*. type,

104

1*. numéro d’inventaire,

105

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

106

1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.

107

1. **Valider l’association.**

108

1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.

109

110

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

111

112

113

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

114

115

116

[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

117

118

119

[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

120

121

122

[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

125

=== Compléter une notice de matériel ===

126

127

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

128

129

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.

130

1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **

131

132

* Renseignez les champs souhaités.

133

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

134

135

(% start="3" %)

136

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

137

138

[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

141

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

142

143

144

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

145

146

147

== Matériels temporaires ==

148

149

(% class="box warningmessage" %)

150

(((

151

La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

152

)))

153

154

=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===

155

156

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

157

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//

158

1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

159

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration

160

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.

161

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

162

163

[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

164

165

166

[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

167

168

169

[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

170

171

172

=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===

173

174

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

175

1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//

176

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :

177

1*. type,

178

1*. numéro d’inventaire,

179

1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

180

1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

181

1. **Valider l’association**

182

1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

183

184

[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

185

186

187

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

189

190

[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

193

[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

194

195

196

[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

197

198

199

== Où retrouver les matériels ? ==

200

201

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

202

203

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**

204

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

205

1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

206

207

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Gérer les colis =

== Colis pérennes ==

(% class="box warningmessage" %)

215

(((

216

La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.

217

)))

218

219

=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===

220

221

1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

222

1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

223

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.

224

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

225

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

226

227

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

228

229

230

[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

231

232

233

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

234

235

236

=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===

237

238

1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

239

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

240

1*. numéro de colis,

241

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

242

1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.

243

1. **Valider l’association. **

244

1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.

245

246

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

250

251

252

[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

255

[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

256

257

258

[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

261

=== Compléter une notice de colis ===

262

263

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

264

265

1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.

266

1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **

267

268

* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.

269

* Renseignez les champs souhaités.

270

* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.

271

272

(% start="3" %)

273

1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.

274

275

[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

276

277

278

[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

279

280

281

[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

282

283

== Colis temporaires ==

284

285

(% class="box warningmessage" %)

286

(((

287

La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**

288

)))

289

290

=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===

291

292

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

293

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//

294

1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.

295

1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration

296

1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.

297

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

298

299

[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

300

301

302

[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

303

304

305

[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

306

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308

=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===

309

310

1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné

311

1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//

312

1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :

313

1*. numéro de colis,

314

1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (* ou %) pour afficher toute la liste.

315

1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.

316

1. **Valider l’association.**

317

1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.

318

319

[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

320

321

322

[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

323

324

325

[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

326

327

328

[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

329

330

331

[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

== Où retrouver les colis ? ==

335

336

Pour accéder à l’ensemble des colis :

337

338

1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**

339

1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.

340

1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

341

)))

342

343

[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Relocaliser des colis et des matériels>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

362

363

* [[Référentiel des champs - Matériels >>doc:.Matériels.WebHome]]

364

* [[Référentiel des champs - Colis>>doc:.Colis.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((