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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:55
Depuis la version 66.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 09:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/02 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les matériels et les colis associés
1 +Créer et gérer les colis et matériels associés
Contenu
... ... @@ -1,398 +1,9 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
1 +(% class="box infomessage" %)
4 4  (((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colisages** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 -
9 -Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 -
11 -* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 -* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
3 +Depuis la version 4.5.25 la création de colis est possible directement depuis la notice du bien.
13 13  )))
14 14  
6 +(% class="box infomessage" %)
15 15  (((
16 -= A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ? =
17 -
18 -Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.
19 -
20 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**
21 -|**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.
22 -|**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens
23 -|**Exemples**|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...
24 -|**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((
25 -* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
26 -* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
27 -* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
28 -* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
29 -* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.
30 -)))|(% style="width:299px" %)(((
31 -* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
32 -* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
33 -* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
34 -* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
8 +Depuis la version 4.5.26 la création de matériels scénographiques est possible directement depuis la notice du bien.
35 35  )))
36 -|**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)
37 -
38 -(% class="box warningmessage" %)
39 -(((
40 -Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
41 -
42 -C’est notamment le cas :​
43 -
44 -* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
45 -* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
46 -
47 -Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
48 -)))
49 -
50 ->(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
51 ->(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
52 ->(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
53 ->(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
54 ->(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
55 ->(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
56 -
57 ->(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
58 ->(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
59 ->(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
60 ->(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
61 ->(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
62 ->(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
63 -
64 -(% class="box warningmessage" %)
65 -(((
66 -Colis vs. Contenant : quelle différence ?
67 -
68 -Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
69 -
70 -Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
71 -
72 -* Un contenant désigne un objet physique utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
73 -* Un colis est une entité logistique traçable dans Flora.​
74 -
75 -Formaliser la différence permet : ​
76 -
77 -* d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;​
78 -* de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
79 -* de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;​
80 -* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
81 -)))
82 -
83 -
84 -(% class="box successmessage" %)
85 -(((
86 -Bonnes pratiques :
87 -
88 -* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
89 -)))
90 -
91 -= Gérer les matériels scénographiques =
92 -
93 -== Matériels pérennes ==
94 -
95 -(% class="box warningmessage" %)
96 -(((
97 - La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
98 -)))
99 -
100 -=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
101 -
102 -1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
103 -1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
104 -1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
105 -1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
106 -1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
107 -
108 -[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 -
110 -
111 -[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 -
113 -
114 -[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 -
116 -
117 -=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
118 -
119 -1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
120 -1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
121 -1*. type,
122 -1*. numéro d’inventaire,
123 -1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
124 -1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
125 -1. **Valider l’association.**
126 -1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
127 -
128 -[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 -
130 -
131 -[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 -
133 -
134 -[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 -
136 -
137 -[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 -
139 -
140 -[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 -
142 -
143 -=== Compléter une notice de matériel ===
144 -
145 -Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
146 -
147 -1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
148 -1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
149 -
150 -* Renseignez les champs souhaités.
151 -* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
152 -
153 -(% start="3" %)
154 -1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
155 -
156 -[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 -
158 -
159 -[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 -
161 -
162 -[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 -
164 -
165 -== Matériels temporaires ==
166 -
167 -(% class="box warningmessage" %)
168 -(((
169 -La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
170 -)))
171 -
172 -=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
173 -
174 -1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
175 -1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
176 -1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
177 -1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
178 -1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
179 -1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
180 -
181 -[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -
183 -
184 -[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 -
186 -
187 -[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 -
189 -
190 -=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
191 -
192 -1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
193 -1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
194 -1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
195 -1*. type,
196 -1*. numéro d’inventaire,
197 -1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
198 -1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
199 -1. **Valider l’association**
200 -1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
201 -
202 -[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -
208 -[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 -
217 -== Où retrouver les matériels ? ==
218 -
219 -Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
220 -
221 -1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
222 -1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
223 -1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
224 -
225 -[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 -
227 -
228 -= Gérer les colis =
229 -
230 -== Colis pérennes ==
231 -
232 -(% class="box warningmessage" %)
233 -(((
234 - La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
235 -)))
236 -
237 -=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
238 -
239 -1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
240 -1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
241 -1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
242 -1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
243 -1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
244 -
245 -[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 -
247 -
248 -[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 -
250 -
251 -[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 -
253 -
254 -=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
255 -
256 -1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
257 -1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
258 -1*. numéro de colis,
259 -1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
260 -1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
261 -1. **Valider l’association. **
262 -1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
263 -
264 -[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 -
266 -
267 -[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 -
269 -
270 -[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 -
272 -
273 -[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 -
275 -
276 -[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 -
278 -
279 -=== Compléter une notice de colis ===
280 -
281 -Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
282 -
283 -1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
284 -1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
285 -
286 -* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
287 -* Renseignez les champs souhaités.
288 -* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
289 -
290 -(% start="3" %)
291 -1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
292 -
293 -[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 -
295 -
296 -[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -
299 -[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 -
301 -== Colis temporaires ==
302 -
303 -(% class="box warningmessage" %)
304 -(((
305 -La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
306 -)))
307 -
308 -=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
309 -
310 -1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
311 -1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
312 -1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
313 -1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
314 -1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
315 -1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
316 -
317 -[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 -
319 -
320 -[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 -
322 -
323 -[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 -
325 -
326 -=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
327 -
328 -1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
329 -1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
330 -1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
331 -1*. numéro de colis,
332 -1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
333 -1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
334 -1. **Valider l’association.**
335 -1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
336 -
337 -[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 -
339 -
340 -[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 -
342 -
343 -[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 -
345 -
346 -[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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