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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et les matériels associés
1 +Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage
Contenu
... ... @@ -1,36 +1,413 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens :
8 +
9 +* des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis, etc.) pour leur mise en valeur,
10 +* des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.) pour leur transport ou leur stockage sécurisé.
11 +
12 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités :
13 +
14 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
15 +* **Temporaires** : associés dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les colis et les matériels scénographiques ? =
19 += Comprendre l’utilité des matériels et colis =
11 11  
12 -= Créer et gérer le matériel scénographique =
21 +== Définir un matériel scénographique ==
13 13  
14 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.25**
23 +La **table Matériel** recense, documente et suit les équipements utilisés pour présenter ou protéger les biens culturels.
15 15  
16 -= Créer et gérer le colisage =
25 +Elle a plusieurs objectifs :​
17 17  
18 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.26**
27 +* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
28 +* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
29 +* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
30 +* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
31 +* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
32 +
33 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
34 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
35 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
36 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
37 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
38 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
39 +
40 +== Définir un colis ==
41 +
42 +La **table Colis** documente et suit les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens.
43 +
44 +Elle permet :​
45 +
46 +* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
47 +* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
48 +* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
49 +* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
50 +
51 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
52 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
53 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
54 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
55 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
56 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
57 +
58 +=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
59 +
60 +Dans la pratique, les termes **colis** et **contenant **sont souvent confondus. Pourtant, dans Flora, il est crucial de bien les distinguer :
61 +
62 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:126px" %)**Élément**|(% style="background-color:#cbcbea; width:579px" %)**Définition**
63 +|(% style="width:126px" %)**Contenant**|(% style="width:579px" %)**Objet physique** utilisé pour conditionner un bien. Il **n’est pas documenté** dans Flora.
64 +|(% style="width:126px" %)**Colis**|(% style="width:579px" %)**Entité logistique traçable**, associée à un ou plusieurs biens. Il dispose d’une **notice propre** dans Flora.
65 +
66 +Cette distinction permet :
67 +
68 +* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;​
69 +* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation;​
70 +* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;​
71 +* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
72 +
73 +== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==
74 +
75 +Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.
76 +
77 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Création dans Flora**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemples**
78 +|**Matériel/Colis pérenne**|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement|Depuis la **notice du bien**|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée
79 +|**Matériel/Colis Temporaire**|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement|Depuis la **notice de mouvement**|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable
80 +
81 +== Identifier les cas patrimoniaux ==
82 +
83 +Certains matériels ou colis peuvent avoir une **valeur patrimoniale propre**, tels que :
84 +
85 +* les écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
86 +* certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
87 +
88 +Dans ce cas, **créez-les comme des biens à part entière** avec leur propre notice.
89 +
90 +(% class="box successmessage" %)
91 +(((
92 +Bonnes pratiques :
93 +
94 +* **Vérifier l’existant** avant toute création.
95 +* **Associer** plutôt que recréer un matériel/colis déjà présent dans la base.
19 19  )))
97 +
98 += Gérer les matériels scénographiques =
99 +
100 +== Gérer les matériels pérennes ==
101 +
102 +(% class="box warningmessage" %)
103 +(((
104 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
105 +)))
106 +
107 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
108 +
109 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
110 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
111 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
112 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
113 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
114 +
115 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +
117 +
118 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
121 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
123 +
124 +=== Associer un matériel existant de façon pérenne à un bien ===
125 +
126 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
127 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
128 +1*. type,
129 +1*. numéro d’inventaire,
130 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
131 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
132 +1. **Valider l’association.**
133 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
134 +
135 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +
137 +
138 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +
140 +
141 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +
143 +
144 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +
146 +
147 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +
149 +
150 +=== Compléter une notice de matériel ===
151 +
152 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
153 +
154 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
155 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
156 +
157 +* Renseignez les champs souhaités.
158 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
159 +
160 +(% start="3" %)
161 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
162 +
163 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +
165 +
166 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +
169 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +
171 +
172 +== Gérer un matériel temporaire ==
173 +
174 +(% class="box warningmessage" %)
175 +(((
176 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
177 +)))
178 +
179 +(% class="box infomessage" %)
180 +(((
181 +(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, les données relatives aux matériels peuvent être **exportées sous forme de documents contractuels et logistiques**. Pour en savoir plus, consulter la rubrique //Aller plus loin// et cliquer sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.
182 +)))
183 +
184 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
185 +
186 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
187 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
188 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
189 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
190 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
191 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
192 +
193 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +
195 +
196 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +
198 +
199 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 +
201 +
202 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
203 +
204 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
205 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
206 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
207 +1*. type,
208 +1*. numéro d’inventaire,
209 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
210 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
211 +1. **Valider l’association**
212 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
213 +
214 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +
216 +
217 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
219 +
220 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +== Où retrouver les matériels ? ==
230 +
231 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
232 +
233 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
234 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
235 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
236 +
237 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +
239 +
240 += Gérer le colisage =
241 +
242 +== Gérer les colis pérennes ==
243 +
244 +(% class="box warningmessage" %)
245 +(((
246 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
247 +)))
248 +
249 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
250 +
251 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
252 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
253 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
254 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
255 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
256 +
257 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +
265 +
266 +=== Associer un colis pérenne existant à un bien ===
267 +
268 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
269 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
270 +1*. numéro de colis,
271 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
272 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
273 +1. **Valider l’association. **
274 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
275 +
276 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 +
281 +
282 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
285 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
288 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +=== Compléter une notice de colis ===
292 +
293 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
294 +
295 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
296 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
297 +
298 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
299 +* Renseignez les champs souhaités.
300 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
301 +
302 +(% start="3" %)
303 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
304 +
305 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +
310 +
311 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +
313 +== Gérer les colis temporaires ==
314 +
315 +(% class="box warningmessage" %)
316 +(((
317 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
318 +)))
319 +
320 +(% class="box infomessage" %)
321 +(((
322 +(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, les données relatives aux colis peuvent être **exportées sous forme de documents contractuels et logistiques**. Pour en savoir plus, consulter la rubrique //Aller plus loin// et cliquer sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.
323 +)))
324 +
325 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
326 +
327 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
328 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
329 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
330 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
331 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
332 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
333 +
334 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +
336 +
337 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +
339 +
340 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 +
342 +
343 +=== Associer un colis temporaire existant depuis un mouvement ===
344 +
345 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
346 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
347 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
348 +1*. numéro de colis,
349 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
350 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
351 +1. **Valider l’association.**
352 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
353 +
354 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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