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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et les matériels associés
1 +Créer et gérer les matériels et les colis associés
Contenu
... ... @@ -1,36 +1,402 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 +
9 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 +
11 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 +* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les colis et les matériels scénographiques ? =
16 += A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =
11 11  
12 -= Créer et gérer le matériel scénographique =
18 +== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
13 13  
14 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.25**
20 +La table Matériel permet de **recenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour présenter et mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
15 15  
16 -= Créer et gérer le colisage =
22 +Elle a plusieurs objectifs :​
17 17  
18 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.26**
24 +* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
25 +* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
26 +* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
27 +* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
28 +* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
29 +
30 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
31 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
32 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
33 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
34 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
35 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
36 +
37 +== Qu'est-ce qu'un colis ? ==
38 +
39 +La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.​
40 +
41 +Elle permet :​
42 +
43 +* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
44 +* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
45 +* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
46 +* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
47 +
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
49 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
50 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
51 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
52 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
53 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
54 +
55 +=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
56 +
57 +Dans la pratique, les termes **colis** et **contenant **sont souvent confondus. Pourtant, dans Flora, il est crucial de bien les distinguer :
58 +
59 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:126px" %)**Élément**|(% style="background-color:#cbcbea; width:579px" %)**Définition**
60 +|(% style="width:126px" %)**Contenant**|(% style="width:579px" %)Objet physique utilisé pour conditionner un bien (//ex. : caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case//)
61 +|(% style="width:126px" %)**Colis**|(% style="width:579px" %)Entité logistique traçable, associée à un ou plusieurs biens
62 +
63 +Formaliser la différence permet : ​
64 +
65 +* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;​
66 +* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation;​
67 +* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;​
68 +* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
69 +
70 +== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==
71 +
72 +Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.
73 +
74 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Création dans Flora**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemples**
75 +|**Matériel/Colis pérenne**|Lié durablement à un bien, en dehors d’un mouvement|Depuis la **notice du bien**|Socle sur mesure, cadre permanent, coffret sur mesure, colis de stockage longue durée
76 +|**Matériel/Colis Temporaire**|Utilisé ponctuellement dans le cadre d’un mouvement|Depuis la **notice de mouvement**|Lutrin prêté pour exposition, socle générique, caisse navette réutilisable
77 +
78 +(% class="box warningmessage" %)
79 +(((
80 +Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
81 +
82 +C’est notamment le cas :​
83 +
84 +* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
85 +* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
86 +
87 +Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
19 19  )))
89 +
90 +(% class="box successmessage" %)
91 +(((
92 +Bonnes pratiques :
93 +
94 +* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base.
95 +* S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
96 +)))
97 +
98 += Gérer les matériels scénographiques =
99 +
100 +== Matériels pérennes ==
101 +
102 +(% class="box warningmessage" %)
103 +(((
104 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
105 +)))
106 +
107 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
108 +
109 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
110 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
111 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
112 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
113 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
114 +
115 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +
117 +
118 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
121 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
123 +
124 +=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
125 +
126 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
127 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
128 +1*. type,
129 +1*. numéro d’inventaire,
130 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
131 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
132 +1. **Valider l’association.**
133 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
134 +
135 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +
137 +
138 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +
140 +
141 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +
143 +
144 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +
146 +
147 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +
149 +
150 +=== Compléter une notice de matériel ===
151 +
152 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
153 +
154 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
155 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
156 +
157 +* Renseignez les champs souhaités.
158 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
159 +
160 +(% start="3" %)
161 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
162 +
163 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +
165 +
166 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +
169 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +
171 +
172 +== Matériels temporaires ==
173 +
174 +(% class="box warningmessage" %)
175 +(((
176 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
177 +)))
178 +
179 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
180 +
181 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
182 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
183 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
184 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
185 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
186 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
187 +
188 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +
190 +
191 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
193 +
194 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +
196 +
197 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
198 +
199 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
200 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
201 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
202 +1*. type,
203 +1*. numéro d’inventaire,
204 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
205 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
206 +1. **Valider l’association**
207 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
208 +
209 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 +
214 +
215 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 +
217 +
218 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +
223 +
224 +== Où retrouver les matériels ? ==
225 +
226 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
227 +
228 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
229 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
230 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
231 +
232 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 += Gérer les colisages =
236 +
237 +== Colis pérennes ==
238 +
239 +(% class="box warningmessage" %)
240 +(((
241 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
242 +)))
243 +
244 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
245 +
246 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
247 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
248 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
249 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
250 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
251 +
252 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 +
254 +
255 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +
257 +
258 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 +
260 +
261 +=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
262 +
263 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
264 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
265 +1*. numéro de colis,
266 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
267 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
268 +1. **Valider l’association. **
269 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
270 +
271 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +
273 +
274 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 +
276 +
277 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +
279 +
280 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +
282 +
283 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +
285 +
286 +=== Compléter une notice de colis ===
287 +
288 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
289 +
290 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
291 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
292 +
293 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
294 +* Renseignez les champs souhaités.
295 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
296 +
297 +(% start="3" %)
298 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
299 +
300 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +
302 +
303 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 +
305 +
306 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 +
308 +== Colis temporaires ==
309 +
310 +(% class="box warningmessage" %)
311 +(((
312 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
313 +)))
314 +
315 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
316 +
317 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
318 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
319 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
320 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
321 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
322 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
323 +
324 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 +
326 +
327 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +
329 +
330 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 +
332 +
333 +=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
334 +
335 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
336 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
337 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
338 +1*. numéro de colis,
339 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
340 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
341 +1. **Valider l’association.**
342 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
343 +
344 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +
347 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +
349 +
350 +[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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