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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:55
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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et les matériels associés
1 +Créer et gérer les matériels et les colis associés
Contenu
... ... @@ -1,36 +1,418 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colisages** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 +
9 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 +
11 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 +* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les colis et les matériels scénographiques ? =
16 += A quoi servent les matériels scénographiques et les colisages ? =
11 11  
12 -= Créer et gérer le matériel scénographique =
18 +== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
13 13  
14 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.25**
20 +Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.
15 15  
16 -= Créer et gérer le colisage =
22 +>(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//
17 17  
18 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.26**
24 +La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
25 +
26 +Elle a plusieurs objectifs :​
27 +
28 +* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
29 +* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
30 +* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
31 +* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
32 +* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
33 +
34 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
35 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
36 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
37 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
38 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
39 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
40 +
41 +== Qu'est-ce qu'un colisage ? ==
42 +
43 +La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.​
44 +
45 +Elle permet :​
46 +
47 +* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
48 +* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
49 +* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
50 +* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
51 +
52 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
53 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
54 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
55 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
56 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
57 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
58 +
59 +=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
60 +
61 +Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
62 +
63 +Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
64 +
65 +* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
66 +
67 +>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//
68 +
69 +* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.​
70 +
71 +Formaliser la différence permet : ​
72 +
73 +* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;​
74 +* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
75 +* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;​
76 +* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
77 +
78 +== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==
79 +
80 +=== Matériel/Colis pérenne​ ===
81 +
82 +* Un matériel/colis pérenne est lié durablement à un bien.​
83 +* Il en fait partie de façon stable, même en dehors d’un contexte d’exposition.​
84 +* Dans Flora, il est créé ou associé depuis la notice du bien.​
85 +
86 +>(% class="small" %)//Ex. socle sur mesure, cadre permanent, support textile dédié, colis de stockage permanent, coffret sur mesure…​//
87 +
88 +=== Matériel/Colis temporaire ===
89 +
90 +* Un matériel/colis temporaire est utilisé de façon ponctuelle, dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt…).​
91 +* Il est lié au bien le temps de l’évènement, puis redevient autonome dans le système.​
92 +* Dans Flora, il est créé ou géré depuis la notice de mouvement.​
93 +
94 +>(% class="small" %)Ex. : lutrin prêté pour une exposition, système de suspension temporaire, socle générique, caisse navette réutilisable, etc.
95 +
96 +(% class="box warningmessage" %)
97 +(((
98 +Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
99 +
100 +C’est notamment le cas :​
101 +
102 +* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
103 +* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
104 +
105 +Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
19 19  )))
107 +
108 +(% class="box successmessage" %)
109 +(((
110 +Bonnes pratiques :
111 +
112 +* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
113 +)))
114 +
115 += Gérer les matériels scénographiques =
116 +
117 +== Matériels pérennes ==
118 +
119 +(% class="box warningmessage" %)
120 +(((
121 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
122 +)))
123 +
124 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
125 +
126 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
127 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
128 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
129 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
130 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
131 +
132 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +
134 +
135 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +
137 +
138 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +
140 +
141 +=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
142 +
143 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
144 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
145 +1*. type,
146 +1*. numéro d’inventaire,
147 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
148 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
149 +1. **Valider l’association.**
150 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
151 +
152 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +
154 +
155 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +
158 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +
160 +
161 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 +
163 +
164 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +
166 +
167 +=== Compléter une notice de matériel ===
168 +
169 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
170 +
171 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
172 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
173 +
174 +* Renseignez les champs souhaités.
175 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
176 +
177 +(% start="3" %)
178 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
179 +
180 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +
182 +
183 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 +
185 +
186 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +
188 +
189 +== Matériels temporaires ==
190 +
191 +(% class="box warningmessage" %)
192 +(((
193 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
194 +)))
195 +
196 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
197 +
198 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
199 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
200 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
201 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
202 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
203 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
204 +
205 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +
207 +
208 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +
210 +
211 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
215 +
216 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
217 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
218 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
219 +1*. type,
220 +1*. numéro d’inventaire,
221 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
222 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
223 +1. **Valider l’association**
224 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
225 +
226 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 +
237 +
238 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +== Où retrouver les matériels ? ==
242 +
243 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
244 +
245 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
246 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
247 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
248 +
249 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +
251 +
252 += Gérer les colisages =
253 +
254 +== Colis pérennes ==
255 +
256 +(% class="box warningmessage" %)
257 +(((
258 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
259 +)))
260 +
261 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
262 +
263 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
264 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
265 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
266 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
267 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
268 +
269 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +
271 +
272 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 +=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
279 +
280 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
281 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
282 +1*. numéro de colis,
283 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
284 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
285 +1. **Valider l’association. **
286 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
287 +
288 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
293 +
294 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 +
296 +
297 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 +
299 +
300 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +
302 +
303 +=== Compléter une notice de colis ===
304 +
305 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
306 +
307 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
308 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
309 +
310 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
311 +* Renseignez les champs souhaités.
312 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
313 +
314 +(% start="3" %)
315 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
316 +
317 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 +
319 +
320 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 +
322 +
323 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +
325 +== Colis temporaires ==
326 +
327 +(% class="box warningmessage" %)
328 +(((
329 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
330 +)))
331 +
332 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
333 +
334 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
335 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
336 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
337 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
338 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
339 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
340 +
341 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 +
343 +
344 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +
347 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +
349 +
350 +=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
351 +
352 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
353 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
354 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
355 +1*. numéro de colis,
356 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
357 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
358 +1. **Valider l’association.**
359 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
360 +
361 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 +
363 +
364 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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