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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et matériels associés
1 +Créer et gérer les matériels et les colis associés
Contenu
... ... @@ -1,34 +1,398 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 +
9 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 +
11 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 +* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= Créer et gérer les matériels =
16 += A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ? =
11 11  
12 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.25**
18 +Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.
13 13  
14 -= Créer et gérer les colis =
20 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**
21 +|**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.
22 +|**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens
23 +|**Exemples**|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...
24 +|**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((
25 +* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
26 +* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
27 +* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
28 +* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
29 +* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.
30 +)))|(% style="width:299px" %)(((
31 +* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
32 +* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
33 +* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
34 +* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
35 +)))
36 +|**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)
15 15  
16 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.26**
38 +(% class="box warningmessage" %)
39 +(((
40 +Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
41 +
42 +C’est notamment le cas :​
43 +
44 +* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
45 +* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
46 +
47 +Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
17 17  )))
49 +
50 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
51 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
52 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
53 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
54 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
55 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
56 +
57 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
58 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
59 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
60 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
61 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
62 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
63 +
64 +(% class="box warningmessage" %)
65 +(((
66 +Colis vs. Contenant : quelle différence ?
67 +)))
68 +
69 +Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
70 +
71 +Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
72 +
73 +​
74 +
75 +Un contenant désigne un objet physique utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
76 +
77 +Un colis est une entité logistique traçable dans Flora.​
78 +
79 +​
80 +
81 +Formaliser la différence permet : ​
82 +
83 +* d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;​
84 +* de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
85 +* de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;​
86 +* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
87 +
88 +(% class="box successmessage" %)
89 +(((
90 +Bonnes pratiques :
91 +
92 +* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
93 +)))
94 +
95 += Gérer les matériels scénographiques =
96 +
97 +== Matériels pérennes ==
98 +
99 +(% class="box warningmessage" %)
100 +(((
101 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
102 +)))
103 +
104 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
105 +
106 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
107 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
108 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
109 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
110 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
111 +
112 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +
114 +
115 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +
117 +
118 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
121 +=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
122 +
123 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
124 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
125 +1*. type,
126 +1*. numéro d’inventaire,
127 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
128 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
129 +1. **Valider l’association.**
130 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
131 +
132 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +
134 +
135 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +
137 +
138 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +
140 +
141 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +
143 +
144 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +
146 +
147 +=== Compléter une notice de matériel ===
148 +
149 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
150 +
151 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
152 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
153 +
154 +* Renseignez les champs souhaités.
155 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
156 +
157 +(% start="3" %)
158 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
159 +
160 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +
163 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +
165 +
166 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +
169 +== Matériels temporaires ==
170 +
171 +(% class="box warningmessage" %)
172 +(((
173 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
174 +)))
175 +
176 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
177 +
178 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
179 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
180 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
181 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
182 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
183 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
184 +
185 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +
187 +
188 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +
190 +
191 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
193 +
194 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
195 +
196 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
197 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
198 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
199 +1*. type,
200 +1*. numéro d’inventaire,
201 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
202 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
203 +1. **Valider l’association**
204 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
205 +
206 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 +
214 +
215 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 +
217 +
218 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +== Où retrouver les matériels ? ==
222 +
223 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
224 +
225 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
226 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
227 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
228 +
229 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 += Gérer les colis =
233 +
234 +== Colis pérennes ==
235 +
236 +(% class="box warningmessage" %)
237 +(((
238 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
239 +)))
240 +
241 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
242 +
243 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
244 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
245 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
246 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
247 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
248 +
249 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +
251 +
252 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 +
254 +
255 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +
257 +
258 +=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
259 +
260 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
261 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
262 +1*. numéro de colis,
263 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
264 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
265 +1. **Valider l’association. **
266 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
267 +
268 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 +
270 +
271 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +
273 +
274 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 +
276 +
277 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +
279 +
280 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +
282 +
283 +=== Compléter une notice de colis ===
284 +
285 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
286 +
287 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
288 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
289 +
290 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
291 +* Renseignez les champs souhaités.
292 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
293 +
294 +(% start="3" %)
295 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
296 +
297 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 +
299 +
300 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +
302 +
303 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 +
305 +== Colis temporaires ==
306 +
307 +(% class="box warningmessage" %)
308 +(((
309 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
310 +)))
311 +
312 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
313 +
314 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
315 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
316 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
317 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
318 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
319 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
320 +
321 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 +
323 +
324 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 +
326 +
327 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +
329 +
330 +=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
331 +
332 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
333 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
334 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
335 +1*. numéro de colis,
336 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
337 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
338 +1. **Valider l’association.**
339 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
340 +
341 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 +
343 +
344 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +
347 +[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +
349 +
350 +[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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