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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et matériels associés
1 +Créer et gérer les matériels et les colis associés
Contenu
... ... @@ -1,34 +1,378 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 +
9 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 +
11 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 +* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= Créer et gérer les matériels =
16 += A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ? =
11 11  
12 -(% class="mark small" %)Version 4.5.25
18 +Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.
13 13  
14 -= Créer et gérer les colis =
20 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Critères**|(% style="background-color:#cbcbea; width:297px" %)**Table des matériels scénographiques**|(% style="background-color:#cbcbea; width:299px" %)**Table des colis**
21 +|**Fonction principale de la table**|(% style="width:297px" %)Recenser, documenter et suivre les éléments matériels utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.|(% style="width:299px" %)Documenter et suivre les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.
22 +|**Définition**|(% style="width:297px" %)Matériel : élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien|(% style="width:299px" %)Contenant logistique utilisé pour le transport ou le stockage temporaire d’un ou plusieurs biens
23 +|**Exemples**|(% style="width:297px" %)Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...|(% style="width:299px" %)Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...
24 +| |(% style="width:297px" %) |(% style="width:299px" %)
25 +|**Utilisation de la table**|(% style="width:297px" %)(((
26 +* Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
27 +* Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
28 +* Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
29 +* Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
30 +* Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.
31 +)))|(% style="width:299px" %)(((
32 +* Enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
33 +* Gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
34 +* Assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
35 +* Mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
36 +)))
37 +|**Création depuis**|(% style="width:297px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)|(% style="width:299px" %)Depuis la **notice du bien** (pérenne) ou un **mouvement** (temporaire)
15 15  
16 -(% class="small mark" %)Version 4.5.26
39 +(% class="box warningmessage" %)
40 +(((
41 +Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
42 +
43 +C’est notamment le cas :​
44 +
45 +* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
46 +* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
47 +
48 +Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
17 17  )))
50 +
51 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
52 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
53 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
54 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
55 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
56 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
57 +
58 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
59 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
60 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
61 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
62 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
63 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +(% class="box successmessage" %)
69 +(((
70 +Bonnes pratiques :
71 +
72 +* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
73 +)))
74 +
75 += Gérer les matériels scénographiques =
76 +
77 +== Matériels pérennes ==
78 +
79 +(% class="box warningmessage" %)
80 +(((
81 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
82 +)))
83 +
84 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
85 +
86 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
87 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
88 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
89 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
90 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
91 +
92 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +
94 +
95 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +
97 +
98 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +
100 +
101 +=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
102 +
103 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
104 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
105 +1*. type,
106 +1*. numéro d’inventaire,
107 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
108 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
109 +1. **Valider l’association.**
110 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
111 +
112 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +
114 +
115 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +
117 +
118 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
121 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
123 +
124 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 +
126 +
127 +=== Compléter une notice de matériel ===
128 +
129 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
130 +
131 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
132 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
133 +
134 +* Renseignez les champs souhaités.
135 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
136 +
137 +(% start="3" %)
138 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
139 +
140 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +
146 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +
148 +
149 +== Matériels temporaires ==
150 +
151 +(% class="box warningmessage" %)
152 +(((
153 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
154 +)))
155 +
156 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
157 +
158 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
159 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
160 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
161 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
162 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
163 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
164 +
165 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
170 +
171 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 +
173 +
174 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
175 +
176 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
177 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
178 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
179 +1*. type,
180 +1*. numéro d’inventaire,
181 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
182 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
183 +1. **Valider l’association**
184 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
185 +
186 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +
188 +
189 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +
191 +
192 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 +
194 +
195 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
198 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Où retrouver les matériels ? ==
202 +
203 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
204 +
205 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
206 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
207 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
208 +
209 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Gérer les colis =
213 +
214 +== Colis pérennes ==
215 +
216 +(% class="box warningmessage" %)
217 +(((
218 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
219 +)))
220 +
221 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
222 +
223 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
224 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
225 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
226 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
227 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
228 +
229 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 +
237 +
238 +=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
239 +
240 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
241 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
242 +1*. numéro de colis,
243 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
244 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
245 +1. **Valider l’association. **
246 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
247 +
248 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +
250 +
251 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +
257 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +=== Compléter une notice de colis ===
264 +
265 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
266 +
267 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
268 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
269 +
270 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
271 +* Renseignez les champs souhaités.
272 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
273 +
274 +(% start="3" %)
275 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
276 +
277 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +
279 +
280 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +
282 +
283 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +
285 +== Colis temporaires ==
286 +
287 +(% class="box warningmessage" %)
288 +(((
289 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
290 +)))
291 +
292 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
293 +
294 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
295 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
296 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
297 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
298 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
299 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
300 +
301 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 +
303 +
304 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +
306 +
307 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 +
309 +
310 +=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
311 +
312 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
313 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
314 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
315 +1*. numéro de colis,
316 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
317 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
318 +1. **Valider l’association.**
319 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
320 +
321 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 +
323 +
324 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 +
326 +
327 +[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +
329 +
330 +[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 +
332 +
333 +[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 +
335 +
336 +== Où retrouver les colis ? ==
337 +
338 +Pour accéder à l’ensemble des colis :
339 +
340 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**
341 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
342 +1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
343 +)))
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345 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Colis **//>>image:1754396014908-718.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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