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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et matériels associés
1 +Créer et gérer les matériels et les colis associés
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,424 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colis** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 +
9 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 +
11 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 +* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
13 +)))
14 +
15 +(((
16 += A quoi servent les matériels et les colis dans Flora ? =
17 +
18 +== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
19 +
20 +Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.
21 +
22 +>(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//
23 +
24 +La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
25 +
26 +Elle a plusieurs objectifs :​
27 +
28 +* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
29 +* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
30 +* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
31 +* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
32 +* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
33 +
34 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
35 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
36 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
37 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
38 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
39 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
40 +
41 +== Qu'est-ce qu'un colisage ? ==
42 +
43 +La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.​
44 +
45 +Elle permet :​
46 +
47 +* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
48 +* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
49 +* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
50 +* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
51 +
52 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
53 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
54 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
55 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
56 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
57 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
58 +
59 +=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
60 +
61 +Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
62 +
63 +Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
64 +
65 +* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
66 +
67 +>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//
68 +
69 +* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.​
70 +
71 +Formaliser la différence permet : ​
72 +
73 +* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;​
74 +* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
75 +* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;​
76 +* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
77 +
78 +== Pérenne ou temporaire : quelle différence ? ==
79 +
80 +Dans Flora, la distinction entre un usage **pérenne** et un usage **temporaire** conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.
81 +
82 +=== Matériel/Colis pérenne​ ===
83 +
84 +* Un matériel/colis pérenne est lié durablement à un bien.​
85 +* Il en fait partie de façon stable, même en dehors d’un contexte d’exposition.​
86 +* Dans Flora, il est créé ou associé depuis la notice du bien.​
87 +
88 +>(% class="small" %)//Ex. socle sur mesure, cadre permanent, support textile dédié, colis de stockage permanent, coffret sur mesure…​//
89 +
90 +=== Matériel/Colis temporaire ===
91 +
92 +* Un matériel/colis temporaire est utilisé de façon ponctuelle, dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt…).​
93 +* Il est lié au bien le temps de l’évènement, puis redevient autonome dans le système.​
94 +* Dans Flora, il est créé ou géré depuis la notice de mouvement.​
95 +
96 +>(% class="small" %)Ex. : lutrin prêté pour une exposition, système de suspension temporaire, socle générique, caisse navette réutilisable, etc.
97 +
98 +(% class="box warningmessage" %)
99 +(((
100 +Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
101 +
102 +C’est notamment le cas :​
103 +
104 +* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
105 +* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
106 +
107 +Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
108 +)))
109 +
110 +(% class="box successmessage" %)
111 +(((
112 +Bonnes pratiques :
113 +
114 +* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
115 +)))
116 +
117 += Gérer les matériels scénographiques =
118 +
119 +== Matériels pérennes ==
120 +
121 +(% class="box warningmessage" %)
122 +(((
123 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
124 +)))
125 +
126 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
127 +
128 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
129 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
130 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
131 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
132 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
133 +
134 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +
136 +
137 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 +
139 +
140 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
144 +
145 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
146 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
147 +1*. type,
148 +1*. numéro d’inventaire,
149 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
150 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
151 +1. **Valider l’association.**
152 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
153 +
154 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +
156 +
157 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +
159 +
160 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +
163 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +
165 +
166 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +
169 +=== Compléter une notice de matériel ===
170 +
171 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
172 +
173 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
174 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
175 +
176 +* Renseignez les champs souhaités.
177 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
178 +
179 +(% start="3" %)
180 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
181 +
182 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
185 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +
187 +
188 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +
190 +
191 +== Matériels temporaires ==
192 +
193 +(% class="box warningmessage" %)
194 +(((
195 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
196 +)))
197 +
198 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
199 +
200 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
201 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
202 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
203 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
204 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
205 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
206 +
207 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 +
209 +
210 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 +
212 +
213 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 +
215 +
216 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
217 +
218 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
219 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
220 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
221 +1*. type,
222 +1*. numéro d’inventaire,
223 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
224 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
225 +1. **Valider l’association**
226 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
227 +
228 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
237 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +
239 +
240 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +
242 +
243 +== Où retrouver les matériels ? ==
244 +
245 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
246 +
247 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
248 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
249 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
250 +
251 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 += Gérer les colisages =
255 +
256 +== Colis pérennes ==
257 +
258 +(% class="box warningmessage" %)
259 +(((
260 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
261 +)))
262 +
263 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
264 +
265 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
266 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
267 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
268 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
269 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
270 +
271 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +
273 +
274 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 +
276 +
277 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +
279 +
280 +=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
281 +
282 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
283 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
284 +1*. numéro de colis,
285 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
286 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
287 +1. **Valider l’association. **
288 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
289 +
290 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 +
292 +
293 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 +
295 +
296 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +
299 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
301 +
302 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 +
304 +
305 +=== Compléter une notice de colis ===
306 +
307 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
308 +
309 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
310 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
311 +
312 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
313 +* Renseignez les champs souhaités.
314 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
315 +
316 +(% start="3" %)
317 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
318 +
319 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +
321 +
322 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 +
324 +
325 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +
327 +== Colis temporaires ==
328 +
329 +(% class="box warningmessage" %)
330 +(((
331 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
332 +)))
333 +
334 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
335 +
336 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
337 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
338 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
339 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
340 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
341 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
342 +
343 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +
345 +
346 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 +
348 +
349 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 +
351 +
352 +=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
353 +
354 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
355 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
356 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
357 +1*. numéro de colis,
358 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
359 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
360 +1. **Valider l’association.**
361 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
362 +
363 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +
365 +
366 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 +
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