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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les colis et matériels associés
1 +Créer et gérer les matériels et les colis associés
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,407 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.25 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +Dans Flora, vous pouvez associer aux biens des **matériels scénographiques** (socles, cadres, mannequins, lutrins, vis...) et** **des **colisages** (caisses, cartons, palettes, tubes...) bref, tout ce qui permet de les mettre en valeur ou de les transporter en toute sécurité.
8 +
9 +Ces éléments sont gérés selon deux modalités distinctes :
10 +
11 +* **Pérennes** : liés durablement à un bien.
12 +* **Temporaires** : associés à un bien dans le cadre d’un mouvement (exposition, prêt, etc.).
13 +)))
14 +
15 +(((
16 += A quoi servent les matériels scénographiques et les colisages ? =
17 +
18 +== Qu'est-qu'un matériel scénographique ? ==
19 +
20 +Un matériel scénographique est un **élément technique ou artistique destiné à la présentation ou à la mise en valeur d’un bien**.
21 +
22 +>(% class="small" %)//Ex. Socle, cadre, mannequin, supports, lutrin, cimaises, éléments d'éclairage ou de suspension...//
23 +
24 +La table Matériel permet de r**ecenser, documenter et suivre les éléments matériels **utilisés pour mettre en valeur les biens culturels, notamment lors d’expositions, de prêts ou d’évènements.
25 +
26 +Elle a plusieurs objectifs :​
27 +
28 +* **Centraliser** les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
29 +* **Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale **de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
30 +* **Différencier les usages** selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
31 +* **Préserver l’historique d’usage** (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
32 +* **Faciliter les réutilisations et le suivi logistique** des matériels dans le temps.​
33 +
34 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des matériels scénographiques :**
35 +>(% class="small" %)Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
36 +>(% class="small" %)Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
37 +>(% class="small" %)Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
38 +>(% class="small" %)Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
39 +>(% class="small" %)Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).
40 +
41 +== Qu'est-ce qu'un colisage ? ==
42 +
43 +La table Colis permet de **documenter et suivre les unités logistiques** dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens culturels.​
44 +
45 +Elle permet :​
46 +
47 +* d’**enregistrer les informations de conditionnement** (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
48 +* de **gérer les mouvements logistiques liés** au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
49 +* d’**assurer la traçabilité physique des biens,** notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
50 +* de **mutualiser un même colis** pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.
51 +
52 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages des colis : **
53 +>(% class="small" %)Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
54 +>(% class="small" %)Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
55 +>(% class="small" %)Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
56 +>(% class="small" %)Suivre l’historique des mouvements logistiques​
57 +>(% class="small" %)Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements
58 +
59 +=== Colis vs. Contenant : quelle différence ? ===
60 +
61 +Dans les pratiques, les termes colis et contenant sont souvent utilisés de manière interchangeable.​
62 +
63 +Pourtant, dans un contexte de gestion rigoureuse des collections, notamment via un système comme Flora, il est essentiel de bien distinguer ces deux notions.​
64 +
65 +* **Un contenant **désigne un **objet physique **utilisée pour conditionner un bien culturel. Ils n’ont pas vocation à être documentés dans Flora et ils n’ont pas d’identifiant propre.​
66 +
67 +>(% class="small" %)//Ex. Caisse bois, tube rigide, carton mousse, palette, flight case...//
68 +
69 +* Un** colis** est une** entité logistique traçable** dans Flora.​
70 +
71 +Formaliser la différence permet : ​
72 +
73 +* d’**assurer une traçabilité complète** des biens lors de leurs déplacements ;​
74 +* de **structurer les opérations logistiques **: création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation ;​
75 +* **de limiter les erreurs** d’inventaire ou de localisation ;​
76 +* de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +(% class="box warningmessage" %)
82 +(((
83 +Certains colis ou matériels peuvent avoir une valeur patrimoniale propre.​
84 +
85 +C’est notamment le cas :​
86 +
87 +* des écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
88 +* de certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​
89 +
90 +Dans ces cas, ils ne doivent pas être traités comme des colis ou matériels, mais créés comme des biens à part entière dans Flora, avec leur propre notice.
91 +)))
92 +
93 +(% class="box successmessage" %)
94 +(((
95 +Bonnes pratiques :
96 +
97 +* Avant de créer un matériel ou un colis, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base. S'ils existent déjà, **ne les recréez pas** : associez le bien au colis ou au matériel existant.
98 +)))
99 +
100 += Gérer les matériels scénographiques =
101 +
102 +== Matériels pérennes ==
103 +
104 +(% class="box warningmessage" %)
105 +(((
106 + La création et la gestion du matériel **pérenne** se fait **depuis la notice du bien**.
107 +)))
108 +
109 +=== Créer et associer un matériel pérenne à un bien ===
110 +
111 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
112 +1. **Créer un nouveau matériel **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
113 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
114 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
115 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
116 +
117 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394093626-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +
119 +
120 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394139254-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
123 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394175945-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +
125 +
126 +=== Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien ===
127 +
128 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
129 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
130 +1*. type,
131 +1*. numéro d’inventaire,
132 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
133 +1. **Sélectionner le matériel **: cliquez sur l'élément à associer.
134 +1. **Valider l’association.**
135 +1. Le matériel est **automatiquement associé **au bien.
136 +
137 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394235461-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 +
139 +
140 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394244914-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +[[//Sélection du matériel//>>image:1754394252372-968.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +
146 +[[//Validation de l'association//>>image:1754394258315-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +
148 +
149 +[[//Affichage du matériel associé dans la notice de bien//>>image:1754394264049-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +
151 +
152 +=== Compléter une notice de matériel ===
153 +
154 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :
155 +
156 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du matériel.
157 +1. Dans la notice du matériel, **cliquez sur Modifier : **
158 +
159 +* Renseignez les champs souhaités.
160 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
161 +
162 +(% start="3" %)
163 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
164 +
165 +[[//Basculer sur la notice du matériel//>>image:1754461237022-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461603100-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
170 +
171 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754461657654-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 +
173 +
174 +== Matériels temporaires ==
175 +
176 +(% class="box warningmessage" %)
177 +(((
178 +La création et la gestion du matériel **temporaire **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
179 +)))
180 +
181 +=== Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement ===
182 +
183 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
184 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du matériel//
185 +1. **Créer un nouveau matériel temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
186 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
187 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le matériel.
188 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
189 +
190 +[[//Création d'un nouveau matériel//>>image:1754394523729-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +
192 +
193 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754394531802-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +
195 +
196 +[[//Affichage du nouveau matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394537023-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +
198 +
199 +=== Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement ===
200 +
201 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
202 +1. **Ouvrir la gestion du matériel** : cliquez sur l’icône //Gestion du matériel//
203 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
204 +1*. type,
205 +1*. numéro d’inventaire,
206 +1*. Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
207 +1. **Sélectionner le matériel temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
208 +1. **Valider l’association**
209 +1. Le matériel est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
210 +
211 +[[//Ouverture de la gestion du matériel//>>image:1754394559299-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754394565993-818.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +
216 +
217 +[[//Sélection du matériel temporaire//>>image:1754394572201-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
219 +
220 +[[//Validation de la sélection du ou des matériels temporaires//>>image:1754394578686-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[//Affichage du matériel temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754394586997-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +== Où retrouver les matériels ? ==
227 +
228 +Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :
229 +
230 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer**
231 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
232 +1. **Pour accéder à la liste des matériels **: Cliquez sur **Matériels** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
233 +
234 +[[//Espace de travail **Gérer **~> Menu **Gestion** **matérielle **~> **Matériels**//>>image:1754394383250-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
237 += Gérer les colisages =
238 +
239 +== Colis pérennes ==
240 +
241 +(% class="box warningmessage" %)
242 +(((
243 + La création et la gestion des colis** pérennes** se fait **depuis la notice du bien**.
244 +)))
245 +
246 +=== Créer et associer un colis pérenne à un bien ===
247 +
248 +1. **Ouvrir la gestion des colis **: cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
249 +1. **Créer un nouveau colis **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
250 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
251 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
252 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
253 +
254 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754400204355-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +
257 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754400257845-836.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754400316278-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +=== Associer de façon pérenne un colis existant à un bien ===
264 +
265 +1. **Ouvrir la gestion des colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
266 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
267 +1*. numéro de colis,
268 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
269 +1. **Sélectionner le colis **: cliquez sur l'élément à associer.
270 +1. **Valider l’association. **
271 +1. Le colis est **automatiquement associé **au bien.
272 +
273 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754400726653-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754402720877-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +[[//Sélection du colis//>>image:1754402295540-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 +
281 +
282 +[[//Validation de l'association//>>image:1754402333367-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
285 +[[//Affichage du colis associé dans la notice de bien//>>image:1754402361607-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
288 +=== Compléter une notice de colis ===
289 +
290 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :
291 +
292 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du colis.
293 +1. Dans la notice du colis, **cliquez sur Modifier : **
294 +
295 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
296 +* Renseignez les champs souhaités.
297 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
298 +
299 +(% start="3" %)
300 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur l'icône en forme de loupe**, à droite du bien lié.
301 +
302 +[[//Basculer sur la notice du colis//>>image:1754461919081-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 +
304 +
305 +[[//Modifier la notice du matériel//>>image:1754461970906-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +[[//Basculer sur la notice du bien//>>image:1754462025280-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +
310 +== Colis temporaires ==
311 +
312 +(% class="box warningmessage" %)
313 +(((
314 +La création et la gestion des colis **temporaires **se fait **depuis l'affichage du bien dans la notice de mouvement.**
315 +)))
316 +
317 +=== Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement ===
318 +
319 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
320 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’**icône **//Gestion du colis//
321 +1. **Créer un nouveau colis temporaire **: cliquez sur le bouton **Créer** pour ouvrir la grille de saisie rapide.
322 +1. **Renseignez les informations nécessaires** : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
323 +1. **Validez la création** : cliquez de nouveau sur **Créer **pour enregistrer le colis.
324 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
325 +
326 +[[//Création d'un nouveau colis//>>image:1754403117110-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 +
328 +
329 +[[//Renseignement des informations//>>image:1754403160345-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +
331 +
332 +[[//Affichage du nouveau colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 +
334 +
335 +=== Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement ===
336 +
337 +1. **Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement **: accédez à la notice du mouvement concerné
338 +1. **Ouvrir la gestion du colis** : cliquez sur l’icône //Gestion du colis//
339 +1. **Lancer la recherche** : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
340 +1*. numéro de colis,
341 +1*. ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
342 +1. **Sélectionner le colis temporaire **: cliquez sur l'élément à associer.
343 +1. **Valider l’association.**
344 +1. Le colis est **associé temporairement et automatiquement **au bien dans le mouvement.
345 +
346 +[[//Ouverture de la gestion du colis//>>image:1754403672453-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 +
348 +
349 +[[//Lancement de la recherche//>>image:1754403767136-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 +
351 +
352 +[[//Sélection du colis temporaire//>>image:1754403806066-635.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 +
354 +
355 +[[//Validation de la sélection du colis temporaire//>>image:1754403847203-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 +
357 +
358 +[[//Affichage du colis temporaire dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403886403-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 +
360 +
361 +== Où retrouver les colis ? ==
362 +
363 +Pour accéder à l’ensemble des colis :
364 +
365 +1. **Accéder à l'espace de gestion** : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer.**
366 +1. **Ouvrir le menu Gestion matérielle** : dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
367 +1. **Pour accéder à la liste des colis **: Cliquez sur **Colis** pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.
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