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Version 65.1 par Cécile Vinoche le 2025/07/17 11:03
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Cécile Vinoche 53.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
admin admin 1.1 2
Cécile Vinoche 22.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 31.1 6 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8
9 Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
Cécile Vinoche 22.1 10 )))
11
12 (((
Cécile Vinoche 33.1 13 = Cadre légal et normes applicables aux registres =
Cécile Vinoche 22.1 14
Cécile Vinoche 49.1 15 La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
Cécile Vinoche 22.1 16
Cécile Vinoche 34.1 17 (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
Cécile Vinoche 35.1 20 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Cécile Vinoche 22.1 21
Cécile Vinoche 36.1 22 = Principes de fonctionnement dans Flora =
Cécile Vinoche 22.1 23
Cécile Vinoche 36.1 24 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
Cécile Vinoche 33.1 29
Cécile Vinoche 50.1 30 = Grilles de saisie à utiliser =
Cécile Vinoche 33.1 31
Cécile Vinoche 50.1 32 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
Cécile Vinoche 47.1 33
Cécile Vinoche 50.1 34 * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 * d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 * et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
Cécile Vinoche 47.1 37
Cécile Vinoche 50.1 38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 )))
Cécile Vinoche 47.1 42
Cécile Vinoche 50.1 43 (% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 |Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 |Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 |02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 |02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 |02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54
Cécile Vinoche 52.1 55 [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 56
57
Cécile Vinoche 52.1 58 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 59
60
61 = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
62
63 La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66
Cécile Vinoche 42.1 67 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
Cécile Vinoche 38.1 68 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 47.1 69 Entrées : grille** Registre - Acquisition **
Cécile Vinoche 36.1 70
Cécile Vinoche 47.1 71 Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
Cécile Vinoche 46.1 72 )))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 74 Entrée : 2025.1
75
76 Bien : 2025.1.1
77 )))
Cécile Vinoche 37.1 78 |(((
Cécile Vinoche 40.1 79 **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
Cécile Vinoche 38.1 80 )))|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 81 Entrées : grille **Registre - Acquisition**
Cécile Vinoche 37.1 82
Cécile Vinoche 46.1 83 Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
Cécile Vinoche 37.1 84
85 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 42.1 86 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 87 - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 - Joindre un document descriptif
Cécile Vinoche 42.1 89
Cécile Vinoche 46.1 90 - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
Cécile Vinoche 42.1 91
Cécile Vinoche 46.1 92 - Numérotation :
93 • Ensemble : année.numérolot.0
94 • Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
Cécile Vinoche 42.1 95 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 96 Entrée : 2011.3
Cécile Vinoche 37.1 97
Cécile Vinoche 38.1 98 Ensemble : 2011.3.0
Cécile Vinoche 37.1 99
Cécile Vinoche 46.1 100 1er bien : 2011.3.1
Cécile Vinoche 37.1 101
Cécile Vinoche 46.1 102 2eme bien : 2011.3.2
Cécile Vinoche 38.1 103
Cécile Vinoche 22.1 104
105 )))
Cécile Vinoche 39.1 106 |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 107 Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
Cécile Vinoche 39.1 108
Cécile Vinoche 46.1 109 Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 )))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 - Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 112 Entrée : D2025.1
113
114 Bien : D2025.1.1
115 )))
116 |(((
Cécile Vinoche 40.1 117 **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
Cécile Vinoche 39.1 118
119
120 )))|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 121 Entrées : grille **Registre - Dépôt**
Cécile Vinoche 37.1 122
Cécile Vinoche 46.1 123 Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
Cécile Vinoche 37.1 124
125 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 42.1 126 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 127 - Saisie immédiate ou différée
128 - Joindre un document descriptif
Cécile Vinoche 42.1 129
Cécile Vinoche 46.1 130 - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 - Numérotation :
132 • Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 • Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
Cécile Vinoche 42.1 134 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 135 Entrée : D2011.1
Cécile Vinoche 37.1 136
Cécile Vinoche 46.1 137 Ensemble : D2011.1.0
Cécile Vinoche 37.1 138
Cécile Vinoche 46.1 139 1er bien : D2011.1.1
Cécile Vinoche 38.1 140
Cécile Vinoche 46.1 141 2eme bien : D2011.1.2
Cécile Vinoche 37.1 142 )))
Cécile Vinoche 39.1 143 |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 144 Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
Cécile Vinoche 39.1 145
Cécile Vinoche 46.1 146 Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
Cécile Vinoche 42.1 147 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 148 - Entrée liée : année.0
149 Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
Cécile Vinoche 39.1 150
151
Cécile Vinoche 46.1 152 - Numérotation biens :
153 • Bien simple : année.0.numérobien
154 • Ensemble : année.0.numérolot.0
155 • Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
Cécile Vinoche 42.1 156 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 157 Entrée : 2011.0
158
159 Bien : 2011.0.35
160
161
162 **Ensembles complexes **:
163
164 Entrée : 2011.0
165
166 Ensemble : 2011.0.36.0
167
168 Bien remarquable : 2011.0.36.1
169 )))
Cécile Vinoche 38.1 170 |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 47.1 171 Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
Cécile Vinoche 46.1 172 )))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 - Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
Cécile Vinoche 38.1 174 |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 175 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
Cécile Vinoche 37.1 177
Cécile Vinoche 50.1 178 = Champs obligatoires pour le registre =
179
180 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
182
183 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
184
185 * **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
187
188 == Champs obligatoires dans la table Entrées ==
189
190 * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
192 * Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 * Référence de l’acte
195 * Date de l’acte d’acquisition
196 * Mention des concours publics (AS / ANS)
197
198 == Champs obligatoires dans la table Biens ==
199
Cécile Vinoche 52.1 200 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
Cécile Vinoche 51.1 201
Cécile Vinoche 50.1 202 * Numéro d’inventaire
203 * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
204 * Domaine (thésaurus)
205 * Dénomination (thésaurus)
206 * Matières/techniques (thésaurus)
207 * Dimensions
208 * Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
209 * Prix d’achat
210 * Inscriptions (thésaurus)
211 * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212
Cécile Vinoche 54.1 213 = Étapes d’intégration d’une notice au registre =
Cécile Vinoche 50.1 214
Cécile Vinoche 54.1 215 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
Cécile Vinoche 50.1 216
Cécile Vinoche 54.1 217 == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
Cécile Vinoche 51.1 218
Cécile Vinoche 55.1 219 (((
Cécile Vinoche 54.1 220 Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
221 )))
Cécile Vinoche 55.1 222
223 (((
Cécile Vinoche 54.1 224 Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
225 )))
Cécile Vinoche 52.1 226
Cécile Vinoche 55.1 227 [[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 53.1 228
Cécile Vinoche 54.1 229 == Terminer la saisie de chaque notice ==
230
Cécile Vinoche 55.1 231 (((
232 (% start="1" %)
233 1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
Cécile Vinoche 54.1 234 )))
Cécile Vinoche 55.1 235
236 (((
237 (% start="2" %)
Cécile Vinoche 59.1 238 1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
239 Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
Cécile Vinoche 56.1 241 1. La notice passe en état « attente validation saisie »
Cécile Vinoche 54.1 242 )))
243
244 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245
246
Cécile Vinoche 55.1 247 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 54.1 248
Cécile Vinoche 62.1 249 == Valider ou refuser la notice ==
Cécile Vinoche 54.1 250
Cécile Vinoche 62.1 251 Dans la barre d’outils :
Cécile Vinoche 55.1 252
Cécile Vinoche 62.1 253 * **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
254 * **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
Cécile Vinoche 55.1 255
Cécile Vinoche 64.1 256 === Cas 1 : validation de la saisie ===
Cécile Vinoche 55.1 257
Cécile Vinoche 59.1 258 [[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 55.1 259
260
Cécile Vinoche 64.1 261 === Cas 2 : refus de la saisie ===
Cécile Vinoche 55.1 262
Cécile Vinoche 59.1 263 [[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 55.1 264
265 (((
266
Cécile Vinoche 54.1 267 )))
268
Cécile Vinoche 55.1 269 (((
Cécile Vinoche 56.1 270 [[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 55.1 271 )))
272
273
Cécile Vinoche 62.1 274 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275
276
Cécile Vinoche 54.1 277 == Lancer l’intégration au registre ==
278
Cécile Vinoche 55.1 279 (((
Cécile Vinoche 59.1 280 Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
Cécile Vinoche 55.1 281
Cécile Vinoche 59.1 282 **Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
Cécile Vinoche 57.1 283
Cécile Vinoche 59.1 284 * **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
285 * **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
Cécile Vinoche 61.1 286
287 (% class="box infomessage" %)
288 (((
289 À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
Cécile Vinoche 54.1 290 )))
Cécile Vinoche 61.1 291 )))
Cécile Vinoche 54.1 292
Cécile Vinoche 59.1 293 [[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 54.1 294
295
Cécile Vinoche 60.1 296 === Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
Cécile Vinoche 57.1 297
Cécile Vinoche 59.1 298 [[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300
Cécile Vinoche 60.1 301 === Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
Cécile Vinoche 59.1 302
303 [[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 == Confirmer l’intégration ==
307
308 1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
309 1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
310
311 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313
Cécile Vinoche 62.1 314 [[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 59.1 315
316
Cécile Vinoche 62.1 317 [[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 59.1 318
319
320
321
Cécile Vinoche 37.1 322
323 )))
324 )))|(% style="width:300px" %)(((
Cécile Vinoche 22.1 325 (% class="box" %)
326 (((
327 **Sommaire**
Cécile Vinoche 58.1 328
Cécile Vinoche 65.1 329 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 22.1 330 )))
331
332 (% class="box" %)
333 (((
334 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 24.1 335
Cécile Vinoche 48.1 336 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
337 * Saisir une entrée
Cécile Vinoche 32.1 338 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
Cécile Vinoche 30.1 339 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
Cécile Vinoche 29.1 340 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
341 * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
Cécile Vinoche 63.1 342 * [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
Cécile Vinoche 22.1 343 )))
344
345 (% class="box" %)
346 (((
347 **Icônes principales**
348 )))
349 )))
350
351
352
admin admin 1.1 353
Cécile Vinoche 60.1 354 = Édition des registres =
admin admin 1.1 355
356 Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
357
358 * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
359 * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
360
361 Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
362
363
Cécile Vinoche 13.1 364 Accéder au menu **Registres / Recherche**
admin admin 1.1 365
Cécile Vinoche 13.1 366 [[image:1747734834496-206.png]]
admin admin 1.1 367
368
369 (% class="box infomessage" %)
370 (((
371 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
372 )))
373
374 Il est possible de sélectionner :
375
376 * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
377 * L’année d'inscription au registre
378 * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
379
380 de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
381
382 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
383
384
Cécile Vinoche 13.1 385 Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
admin admin 1.1 386
Cécile Vinoche 13.1 387 [[image:1747734875829-175.png]]
admin admin 1.1 388
Cécile Vinoche 13.1 389 Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
admin admin 1.1 390
Cécile Vinoche 13.1 391 [[image:1747734980868-601.png]]
admin admin 1.1 392
Cécile Vinoche 13.1 393 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
admin admin 1.1 394
Cécile Vinoche 13.1 395 [[image:1747735028293-815.png]]
admin admin 1.1 396
397
398
399 Résultat :
400
Cécile Vinoche 14.1 401 [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 402
403
404 (% class="wikigeneratedid" %)
405 Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
406
407
408 == Page de garde et annexes aux registres papiers ==
409
410
411 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
412
413 (% class="box successmessage" %)
414 (((
Cécile Vinoche 13.1 415 L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
admin admin 1.1 416 )))
417
Cécile Vinoche 13.1 418 Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
admin admin 1.1 419
420 (% class="box successmessage" %)
421 (((
Cécile Vinoche 13.1 422 **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
admin admin 1.1 423 )))
424
425
Cécile Vinoche 13.1 426 [[image:1747735219379-682.png]]
admin admin 1.1 427
428
Cécile Vinoche 13.1 429 __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
admin admin 1.1 430
Cécile Vinoche 14.1 431 [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 432
433
Cécile Vinoche 13.1 434
admin admin 1.1 435 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
436
437
438 Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
439
440 (% class="box successmessage" %)
441 (((
442 //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
443 )))
444
445 Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
446
447 * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
448 * Radier le bien du registre des dépôts
449 * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
450
451 == Rattachement à la nouvelle entrée ==
452
453
Cécile Vinoche 14.1 454 === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
admin admin 1.1 455
456
Cécile Vinoche 14.1 457 [[image:1747739157175-278.png]]
admin admin 1.1 458
459
Cécile Vinoche 14.1 460 [[image:1747739231189-417.png]]
admin admin 1.1 461
462
463
464 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
465
466
Cécile Vinoche 18.1 467 ==== Attachement unitaire ====
admin admin 1.1 468
Cécile Vinoche 17.1 469 Dans la notice du bien indiquer manuellement :
admin admin 1.1 470
Cécile Vinoche 17.1 471 * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
472 * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Cécile Vinoche 15.1 473
Cécile Vinoche 17.1 474 [[image:1747740793119-487.png]]
Cécile Vinoche 14.1 475
476
Cécile Vinoche 17.1 477 ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
478
479 Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
480
481 Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
482
483 * Sélectionner les notices à rattacher
484 * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
485
486 [[image:1747740946609-961.png]]
487
488
489 Première association à effectuer :
490
491 * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
492 * Lancer le traitement
493
494 [[image:1747741015186-251.png]]
495
496
497 Seconde association à effectuer :
498
499 * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
500 * Lancer le traitement
501
502 [[image:1747741041295-431.png]]
503
504
admin admin 1.1 505 == Radiation du registre des dépôts ==
506
507
508 === Rechercher la notice du bien déposé ===
509
510
511 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
512
Cécile Vinoche 15.1 513 [[image:1747739687774-731.png]]
admin admin 1.1 514
515
516 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
517
518
519 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
520
Cécile Vinoche 15.1 521 [[image:1747739728922-844.png]]
admin admin 1.1 522
523
524 (% class="box successmessage" %)
525 (((
526 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
527 )))
528
529
Cécile Vinoche 15.1 530 [[image:1747739870875-332.png]]
admin admin 1.1 531
532
533 (% class="box warningmessage" %)
534 (((
535 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
536 )))
537
538
539 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
540
Cécile Vinoche 15.1 541 [[image:1747739908497-919.png]]
admin admin 1.1 542
543
Cécile Vinoche 16.1 544 [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 545
546
547 == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
548
549
550 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
551
Cécile Vinoche 15.1 552 Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
admin admin 1.1 553
554
Cécile Vinoche 15.1 555 [[image:1747740027614-948.png]]
admin admin 1.1 556
557
Cécile Vinoche 15.1 558 [[image:1747740075472-359.png]]
admin admin 1.1 559
560
561 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
562
563
Cécile Vinoche 15.1 564 [[image:1747740216286-288.png]]
admin admin 1.1 565
Cécile Vinoche 15.1 566
admin admin 1.1 567 (% class="box warningmessage" %)
568 (((
569 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
570 )))
571
572
573 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
574
575
Cécile Vinoche 16.1 576 (% class="box warningmessage" %)
577 (((
578 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
579 )))
580
Cécile Vinoche 15.1 581 [[image:1747740258746-408.png]]
admin admin 1.1 582
583
Cécile Vinoche 15.1 584 [[image:1747740398485-927.png]]
admin admin 1.1 585
586
Cécile Vinoche 16.1 587 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
588
589 [[image:1747733815373-706.png]]
590
591
592 Résultat :
593
594 [[image:1747740624210-211.png]]