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Version 54.1 par Cécile Vinoche le 2025/07/17 10:17
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Cécile Vinoche 53.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
admin admin 1.1 2
Cécile Vinoche 22.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 31.1 6 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8
9 Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
Cécile Vinoche 22.1 10 )))
11
12 (((
Cécile Vinoche 33.1 13 = Cadre légal et normes applicables aux registres =
Cécile Vinoche 22.1 14
Cécile Vinoche 49.1 15 La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
Cécile Vinoche 22.1 16
Cécile Vinoche 34.1 17 (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
Cécile Vinoche 35.1 20 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Cécile Vinoche 22.1 21
Cécile Vinoche 36.1 22 = Principes de fonctionnement dans Flora =
Cécile Vinoche 22.1 23
Cécile Vinoche 36.1 24 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
Cécile Vinoche 33.1 29
Cécile Vinoche 50.1 30 = Grilles de saisie à utiliser =
Cécile Vinoche 33.1 31
Cécile Vinoche 50.1 32 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
Cécile Vinoche 47.1 33
Cécile Vinoche 50.1 34 * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 * d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 * et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
Cécile Vinoche 47.1 37
Cécile Vinoche 50.1 38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 )))
Cécile Vinoche 47.1 42
Cécile Vinoche 50.1 43 (% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 |Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 |Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 |02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 |02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 |02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54
Cécile Vinoche 52.1 55 [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 56
57
Cécile Vinoche 52.1 58 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 59
60
61 = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
62
63 La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66
Cécile Vinoche 42.1 67 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
Cécile Vinoche 38.1 68 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 47.1 69 Entrées : grille** Registre - Acquisition **
Cécile Vinoche 36.1 70
Cécile Vinoche 47.1 71 Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
Cécile Vinoche 46.1 72 )))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 74 Entrée : 2025.1
75
76 Bien : 2025.1.1
77 )))
Cécile Vinoche 37.1 78 |(((
Cécile Vinoche 40.1 79 **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
Cécile Vinoche 38.1 80 )))|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 81 Entrées : grille **Registre - Acquisition**
Cécile Vinoche 37.1 82
Cécile Vinoche 46.1 83 Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
Cécile Vinoche 37.1 84
85 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 42.1 86 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 87 - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 - Joindre un document descriptif
Cécile Vinoche 42.1 89
Cécile Vinoche 46.1 90 - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
Cécile Vinoche 42.1 91
Cécile Vinoche 46.1 92 - Numérotation :
93 • Ensemble : année.numérolot.0
94 • Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
Cécile Vinoche 42.1 95 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 96 Entrée : 2011.3
Cécile Vinoche 37.1 97
Cécile Vinoche 38.1 98 Ensemble : 2011.3.0
Cécile Vinoche 37.1 99
Cécile Vinoche 46.1 100 1er bien : 2011.3.1
Cécile Vinoche 37.1 101
Cécile Vinoche 46.1 102 2eme bien : 2011.3.2
Cécile Vinoche 38.1 103
Cécile Vinoche 22.1 104
105 )))
Cécile Vinoche 39.1 106 |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 107 Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
Cécile Vinoche 39.1 108
Cécile Vinoche 46.1 109 Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 )))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 - Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 112 Entrée : D2025.1
113
114 Bien : D2025.1.1
115 )))
116 |(((
Cécile Vinoche 40.1 117 **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
Cécile Vinoche 39.1 118
119
120 )))|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 121 Entrées : grille **Registre - Dépôt**
Cécile Vinoche 37.1 122
Cécile Vinoche 46.1 123 Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
Cécile Vinoche 37.1 124
125 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 42.1 126 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 127 - Saisie immédiate ou différée
128 - Joindre un document descriptif
Cécile Vinoche 42.1 129
Cécile Vinoche 46.1 130 - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 - Numérotation :
132 • Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 • Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
Cécile Vinoche 42.1 134 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 135 Entrée : D2011.1
Cécile Vinoche 37.1 136
Cécile Vinoche 46.1 137 Ensemble : D2011.1.0
Cécile Vinoche 37.1 138
Cécile Vinoche 46.1 139 1er bien : D2011.1.1
Cécile Vinoche 38.1 140
Cécile Vinoche 46.1 141 2eme bien : D2011.1.2
Cécile Vinoche 37.1 142 )))
Cécile Vinoche 39.1 143 |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 144 Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
Cécile Vinoche 39.1 145
Cécile Vinoche 46.1 146 Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
Cécile Vinoche 42.1 147 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 148 - Entrée liée : année.0
149 Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
Cécile Vinoche 39.1 150
151
Cécile Vinoche 46.1 152 - Numérotation biens :
153 • Bien simple : année.0.numérobien
154 • Ensemble : année.0.numérolot.0
155 • Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
Cécile Vinoche 42.1 156 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 157 Entrée : 2011.0
158
159 Bien : 2011.0.35
160
161
162 **Ensembles complexes **:
163
164 Entrée : 2011.0
165
166 Ensemble : 2011.0.36.0
167
168 Bien remarquable : 2011.0.36.1
169 )))
Cécile Vinoche 38.1 170 |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 47.1 171 Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
Cécile Vinoche 46.1 172 )))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 - Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
Cécile Vinoche 38.1 174 |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 46.1 175 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
Cécile Vinoche 37.1 177
Cécile Vinoche 50.1 178 = Champs obligatoires pour le registre =
179
180 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
182
183 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
184
185 * **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
187
188 == Champs obligatoires dans la table Entrées ==
189
190 * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
192 * Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 * Référence de l’acte
195 * Date de l’acte d’acquisition
196 * Mention des concours publics (AS / ANS)
197
198 == Champs obligatoires dans la table Biens ==
199
Cécile Vinoche 52.1 200 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
Cécile Vinoche 51.1 201
Cécile Vinoche 50.1 202 * Numéro d’inventaire
203 * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
204 * Domaine (thésaurus)
205 * Dénomination (thésaurus)
206 * Matières/techniques (thésaurus)
207 * Dimensions
208 * Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
209 * Prix d’achat
210 * Inscriptions (thésaurus)
211 * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212
213 (% class="box infomessage" %)
214 (((
Cécile Vinoche 51.1 215 À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
Cécile Vinoche 50.1 216 )))
217
Cécile Vinoche 54.1 218 = Étapes d’intégration d’une notice au registre =
Cécile Vinoche 50.1 219
Cécile Vinoche 54.1 220 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
Cécile Vinoche 50.1 221
Cécile Vinoche 54.1 222 == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
Cécile Vinoche 51.1 223
Cécile Vinoche 54.1 224 * (((
225 Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
226 )))
227 * (((
228 Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
229 )))
Cécile Vinoche 52.1 230
Cécile Vinoche 54.1 231 [[Notice de bien → vérification lien bien-entrée >>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 53.1 232
Cécile Vinoche 54.1 233 == Terminer la saisie de chaque notice ==
234
235 * (((
236 Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
237 )))
238 * (((
239 **Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre.
240 – Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète.
241 – Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter.
242 Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade).
243 )))
244 * Le statut de saisie s’actualise et devient visible dans le pavé de suivi.
245
246 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
248
249 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250
251 == Valider la notice ==
252
253 * (((
254 Dans la barre d’outils, cliquez sur **« Valider »** :
255 – Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ;
256 – Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
257 )))
258
259 == Lancer l’intégration au registre ==
260
261 * (((
262 Une fois validée, la notice// //Bien (liée à une Entrée valide) peut être intégrée dans le registre.
263 Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
264 )))
265
266
267
268
Cécile Vinoche 37.1 269
270 )))
271 )))|(% style="width:300px" %)(((
Cécile Vinoche 22.1 272 (% class="box" %)
273 (((
274 **Sommaire**
275 )))
276
277 (% class="box" %)
278 (((
279 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 24.1 280
Cécile Vinoche 48.1 281 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
282 * Saisir une entrée
Cécile Vinoche 32.1 283 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
Cécile Vinoche 30.1 284 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
Cécile Vinoche 29.1 285 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
286 * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
Cécile Vinoche 22.1 287 )))
288
289 (% class="box" %)
290 (((
291 **Icônes principales**
292 )))
293 )))
294
295
296
admin admin 1.1 297
298
299
300
301
302
303
304
Cécile Vinoche 3.2 305
admin admin 1.1 306
307
308
309
310
311
312
313
314
315
316
317
318
319
320
321
322
323
324
Cécile Vinoche 3.2 325
admin admin 1.1 326
327
328
329
330
331
332
333
334
335
336
337
338
339
340
341 = Intégration des notices biens au registre =
342
343
344 === Validation de la saisie d'un Bien ===
345
346
Cécile Vinoche 6.1 347 Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
admin admin 1.1 348
349
Cécile Vinoche 7.1 350 [[image:1747732762213-559.png]]
admin admin 1.1 351
352
353 Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
354
Cécile Vinoche 8.1 355 (% class="box infomessage" %)
356 (((
Cécile Vinoche 9.1 357 En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
admin admin 1.1 358
Cécile Vinoche 8.1 359 * Avis des instances scientifiques
360 * Prix
361 * Inscriptions
362 * Constat d’état initial
363
364 Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
Cécile Vinoche 10.1 365
366 **Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
Cécile Vinoche 8.1 367 )))
368
Cécile Vinoche 6.1 369 [[image:1747732693654-638.png]]
370
371
Cécile Vinoche 8.1 372 Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
admin admin 1.1 373
Cécile Vinoche 8.1 374 Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
admin admin 1.1 375
Cécile Vinoche 8.1 376 Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
admin admin 1.1 377
378
Cécile Vinoche 9.1 379 [[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
Cécile Vinoche 8.1 380
admin admin 1.1 381 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
382
383
Cécile Vinoche 8.1 384 [[image:1747733244856-550.png]]
admin admin 1.1 385
Cécile Vinoche 8.1 386 Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
387 .
admin admin 1.1 388
Cécile Vinoche 8.1 389 [[image:1747733341634-347.png]]
390
admin admin 1.1 391 (% class="wikigeneratedid" %)
Cécile Vinoche 9.1 392 Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
admin admin 1.1 393
394
Cécile Vinoche 9.1 395 [[image:1747733457810-510.png]]
396
admin admin 1.1 397
Cécile Vinoche 12.1 398 * Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
admin admin 1.1 399
400
401
Cécile Vinoche 12.1 402 [[image:1747734678656-824.png]]
admin admin 1.1 403
Cécile Vinoche 12.1 404
405 * Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
406
407 [[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
408
409
Cécile Vinoche 11.1 410 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
admin admin 1.1 411
412
Cécile Vinoche 12.1 413 [[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 414
415
Cécile Vinoche 11.1 416
admin admin 1.1 417 La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
418
Cécile Vinoche 11.1 419 [[image:1747733892872-758.png]]
admin admin 1.1 420
421
422 La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
423
Cécile Vinoche 11.1 424 [[image:1747733938343-251.png]]
admin admin 1.1 425
426 (% class="box warningmessage" %)
427 (((
428 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
429 )))
430
431 Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
432
433 * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
434 * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
435
436 Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
437
438
439 = Édition des registres =
440
441
Cécile Vinoche 13.1 442 Accéder au menu **Registres / Recherche**
admin admin 1.1 443
Cécile Vinoche 13.1 444 [[image:1747734834496-206.png]]
admin admin 1.1 445
446
447 (% class="box infomessage" %)
448 (((
449 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
450 )))
451
452 Il est possible de sélectionner :
453
454 * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
455 * L’année d'inscription au registre
456 * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
457
458 de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
459
460 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
461
462
Cécile Vinoche 13.1 463 Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
admin admin 1.1 464
Cécile Vinoche 13.1 465 [[image:1747734875829-175.png]]
admin admin 1.1 466
Cécile Vinoche 13.1 467 Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
admin admin 1.1 468
Cécile Vinoche 13.1 469 [[image:1747734980868-601.png]]
admin admin 1.1 470
Cécile Vinoche 13.1 471 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
admin admin 1.1 472
Cécile Vinoche 13.1 473 [[image:1747735028293-815.png]]
admin admin 1.1 474
475
476
477 Résultat :
478
Cécile Vinoche 14.1 479 [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 480
481
482 (% class="wikigeneratedid" %)
483 Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
484
485
486 == Page de garde et annexes aux registres papiers ==
487
488
489 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
490
491 (% class="box successmessage" %)
492 (((
Cécile Vinoche 13.1 493 L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
admin admin 1.1 494 )))
495
Cécile Vinoche 13.1 496 Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
admin admin 1.1 497
498 (% class="box successmessage" %)
499 (((
Cécile Vinoche 13.1 500 **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
admin admin 1.1 501 )))
502
503
Cécile Vinoche 13.1 504 [[image:1747735219379-682.png]]
admin admin 1.1 505
506
Cécile Vinoche 13.1 507 __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
admin admin 1.1 508
Cécile Vinoche 14.1 509 [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 510
511
Cécile Vinoche 13.1 512
admin admin 1.1 513 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
514
515
516 Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
517
518 (% class="box successmessage" %)
519 (((
520 //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
521 )))
522
523 Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
524
525 * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
526 * Radier le bien du registre des dépôts
527 * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
528
529 == Rattachement à la nouvelle entrée ==
530
531
Cécile Vinoche 14.1 532 === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
admin admin 1.1 533
534
Cécile Vinoche 14.1 535 [[image:1747739157175-278.png]]
admin admin 1.1 536
537
Cécile Vinoche 14.1 538 [[image:1747739231189-417.png]]
admin admin 1.1 539
540
541
542 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
543
544
Cécile Vinoche 18.1 545 ==== Attachement unitaire ====
admin admin 1.1 546
Cécile Vinoche 17.1 547 Dans la notice du bien indiquer manuellement :
admin admin 1.1 548
Cécile Vinoche 17.1 549 * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
550 * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Cécile Vinoche 15.1 551
Cécile Vinoche 17.1 552 [[image:1747740793119-487.png]]
Cécile Vinoche 14.1 553
554
Cécile Vinoche 17.1 555 ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
556
557 Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
558
559 Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
560
561 * Sélectionner les notices à rattacher
562 * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
563
564 [[image:1747740946609-961.png]]
565
566
567 Première association à effectuer :
568
569 * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
570 * Lancer le traitement
571
572 [[image:1747741015186-251.png]]
573
574
575 Seconde association à effectuer :
576
577 * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
578 * Lancer le traitement
579
580 [[image:1747741041295-431.png]]
581
582
admin admin 1.1 583 == Radiation du registre des dépôts ==
584
585
586 === Rechercher la notice du bien déposé ===
587
588
589 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
590
Cécile Vinoche 15.1 591 [[image:1747739687774-731.png]]
admin admin 1.1 592
593
594 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
595
596
597 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
598
Cécile Vinoche 15.1 599 [[image:1747739728922-844.png]]
admin admin 1.1 600
601
602 (% class="box successmessage" %)
603 (((
604 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
605 )))
606
607
Cécile Vinoche 15.1 608 [[image:1747739870875-332.png]]
admin admin 1.1 609
610
611 (% class="box warningmessage" %)
612 (((
613 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
614 )))
615
616
617 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
618
Cécile Vinoche 15.1 619 [[image:1747739908497-919.png]]
admin admin 1.1 620
621
Cécile Vinoche 16.1 622 [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 623
624
625 == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
626
627
628 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
629
Cécile Vinoche 15.1 630 Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
admin admin 1.1 631
632
Cécile Vinoche 15.1 633 [[image:1747740027614-948.png]]
admin admin 1.1 634
635
Cécile Vinoche 15.1 636 [[image:1747740075472-359.png]]
admin admin 1.1 637
638
639 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
640
641
Cécile Vinoche 15.1 642 [[image:1747740216286-288.png]]
admin admin 1.1 643
Cécile Vinoche 15.1 644
admin admin 1.1 645 (% class="box warningmessage" %)
646 (((
647 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
648 )))
649
650
651 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
652
653
Cécile Vinoche 16.1 654 (% class="box warningmessage" %)
655 (((
656 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
657 )))
658
Cécile Vinoche 15.1 659 [[image:1747740258746-408.png]]
admin admin 1.1 660
661
Cécile Vinoche 15.1 662 [[image:1747740398485-927.png]]
admin admin 1.1 663
664
Cécile Vinoche 16.1 665 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
666
667 [[image:1747733815373-706.png]]
668
669
670 Résultat :
671
672 [[image:1747740624210-211.png]]