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Version 42.1 par Cécile Vinoche le 2025/07/17 08:57
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Cécile Vinoche 22.1 1
admin admin 1.1 2
Cécile Vinoche 22.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 31.1 6 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8
9 Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
Cécile Vinoche 22.1 10 )))
11
12 (((
Cécile Vinoche 33.1 13 = Cadre légal et normes applicables aux registres =
Cécile Vinoche 22.1 14
Cécile Vinoche 33.1 15 La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
Cécile Vinoche 22.1 16
Cécile Vinoche 34.1 17 (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
Cécile Vinoche 35.1 20 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Cécile Vinoche 22.1 21
Cécile Vinoche 36.1 22 = Principes de fonctionnement dans Flora =
Cécile Vinoche 22.1 23
Cécile Vinoche 36.1 24 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
Cécile Vinoche 33.1 29
Cécile Vinoche 37.1 30 = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
Cécile Vinoche 33.1 31
Cécile Vinoche 42.1 32 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
Cécile Vinoche 38.1 33 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 34 Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
Cécile Vinoche 36.1 35
Cécile Vinoche 37.1 36 Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
Cécile Vinoche 42.1 37 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 38 Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39
Cécile Vinoche 42.1 40 Intégration** **au** registre des biens affectés** une fois le bien entré physiquement au musée.
41 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 42 Entrée : 2025.1
43
44 Bien : 2025.1.1
45 )))
Cécile Vinoche 37.1 46 |(((
Cécile Vinoche 40.1 47 **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
Cécile Vinoche 38.1 48 )))|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 49 Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
Cécile Vinoche 37.1 50
Cécile Vinoche 40.1 51 Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
Cécile Vinoche 37.1 52
53 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 42.1 54 )))|(% style="width:302px" %)(((
55 Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble.
56
57 Intégration au **registre des biens affectés **une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
58
Cécile Vinoche 38.1 59 Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
Cécile Vinoche 37.1 60
Cécile Vinoche 38.1 61 Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
Cécile Vinoche 37.1 62
63 Joindre un document descriptif de l'ensemble
Cécile Vinoche 42.1 64 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 65 Entrée : 2011.3
Cécile Vinoche 37.1 66
Cécile Vinoche 38.1 67 Ensemble : 2011.3.0
Cécile Vinoche 37.1 68
Cécile Vinoche 38.1 69 1er bien remarquable : 2011.3.1
Cécile Vinoche 37.1 70
Cécile Vinoche 38.1 71 2eme bien remarquable : 2011.3.2
72
Cécile Vinoche 22.1 73
74 )))
Cécile Vinoche 39.1 75 |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
76 Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
77
78 Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
Cécile Vinoche 42.1 79 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 80 Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
81
Cécile Vinoche 42.1 82 Intégration au **registre des dépôts **une fois le bien entrée physiquement au registre.
83 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 84 Entrée : D2025.1
85
86 Bien : D2025.1.1
87 )))
88 |(((
Cécile Vinoche 40.1 89 **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
Cécile Vinoche 39.1 90
91
92 )))|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 93 Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
94
95 Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
96
97 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 42.1 98 )))|(% style="width:302px" %)(((
99 Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
100
101 Intégration au **registre des dépôts** une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
102
Cécile Vinoche 38.1 103 Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
Cécile Vinoche 37.1 104
Cécile Vinoche 38.1 105 Biens remarquables :
Cécile Vinoche 37.1 106
Cécile Vinoche 38.1 107 **D année.numérolot.1**,
108
109 **D année.numérolot.2**...
110
Cécile Vinoche 37.1 111 Joindre un document descriptif de l'ensemble
Cécile Vinoche 42.1 112 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 38.1 113 Entrée : D2011.1
Cécile Vinoche 37.1 114
Cécile Vinoche 38.1 115 Ensemble : D2011.1.3.0
Cécile Vinoche 37.1 116
Cécile Vinoche 38.1 117 1er bien remarquable : D2011.1.3.1
118
119 2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
Cécile Vinoche 37.1 120 )))
Cécile Vinoche 39.1 121 |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
122 Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
123
124 Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
Cécile Vinoche 42.1 125 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 40.1 126 Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
Cécile Vinoche 39.1 127
128 Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
129
Cécile Vinoche 40.1 130 Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
Cécile Vinoche 42.1 131 )))|(% style="width:257px" %)(((
Cécile Vinoche 39.1 132 Entrée : 2011.0
133
134 Bien : 2011.0.35
135
136
137 **Ensembles complexes **:
138
139 Entrée : 2011.0
140
141 Ensemble : 2011.0.36.0
142
143 Bien remarquable : 2011.0.36.1
144 )))
Cécile Vinoche 38.1 145 |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 146 Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
147
148 Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
Cécile Vinoche 42.1 149 )))|(% style="width:302px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 150 Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
Cécile Vinoche 42.1 151 )))|(% style="width:257px" %)—
Cécile Vinoche 38.1 152 |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 153 Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
Cécile Vinoche 42.1 154 )))|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:257px" %)—
Cécile Vinoche 37.1 155
156
157 )))
158 )))|(% style="width:300px" %)(((
Cécile Vinoche 22.1 159 (% class="box" %)
160 (((
161 **Sommaire**
162 )))
163
164 (% class="box" %)
165 (((
166 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 24.1 167
Cécile Vinoche 32.1 168 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
Cécile Vinoche 30.1 169 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
Cécile Vinoche 29.1 170 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
171 * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
Cécile Vinoche 22.1 172 )))
173
174 (% class="box" %)
175 (((
176 **Icônes principales**
177 )))
178 )))
179
180
181
admin admin 1.1 182
183
184
185
186 === Inventaire rétrospectifs ===
187
188
189
Cécile Vinoche 3.1 190 [[image:1747723844014-278.png]]
191
admin admin 1.1 192 (% style="text-align: center;" %)
Cécile Vinoche 3.1 193 //Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
admin admin 1.1 194
195
Cécile Vinoche 3.1 196 L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
admin admin 1.1 197
198
199 = Saisie des données nécessaires au registres =
200
201
202 == Champs obligatoires en saisie ==
203
204
205 Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
206
207 (% class="box warningmessage" %)
208 (((
209 //Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
210 )))
211
212 En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
213
214 Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
215
216 **Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
217
218 * Mode acquisition (thésaurus)
219 * Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
220 * Musée acquéreur (liste de contrôle)
221 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
222 * Référence de l’acte
223 * Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
224 * Mention des concours publics (liste de contrôle)
225
226 **Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
227
228 * Numéro d’inventaire
229 * Date d’affectation
230 * Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
231 * Prix d’achat
232 * Domaine (thésaurus)
233 * Dénomination (thésaurus)
234 * Matières/techniques (thésaurus)
235 * Dimensions
236 * Type d’inscriptions (thésaurus)
237 * Date du constat état (assistant datation)
238 * État de conservation (liste de contrôle)
239
240 (% class="box infomessage" %)
241 (((
242 (% style="text-align: center;" %)
243 //La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
244 )))
245
246 Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
247
248
249 == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
250
251
252 === Entrées : nouvelle acquisition ===
253
254
Cécile Vinoche 3.2 255 Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
admin admin 1.1 256
257
Cécile Vinoche 3.2 258 [[image:1747723969669-261.png]]
259
admin admin 1.1 260 (% style="text-align: center;" %)
261 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
262
263
264 Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
265
266
Cécile Vinoche 3.2 267 [[image:1747724102358-210.png]]
admin admin 1.1 268
269 (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
Cécile Vinoche 3.2 270 //Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
admin admin 1.1 271
272
273 (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
274 (((
275 (% style="text-align: left;" %)
Cécile Vinoche 3.2 276 //Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
admin admin 1.1 277 )))
278
279
280 === Entrée : inventaire rétrospectif ===
281
282
283 Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
284
285
Cécile Vinoche 3.2 286 [[image:1747724180433-782.png]]
admin admin 1.1 287
288 (% style="text-align: center;" %)
289 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
290
291
292 Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
293
294 Renseigner, à minima, le statut juridique.
295
296
Cécile Vinoche 3.2 297 [[image:1747724251875-618.png]]
298
admin admin 1.1 299 (% style="text-align: center;" %)
300 //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
301
302
303 (% class="box infomessage" %)
304 (((
305 //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
306 )))
307
308
309 === Biens ===
310
311
Cécile Vinoche 3.3 312 Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
admin admin 1.1 313
314
Cécile Vinoche 3.3 315 [[image:1747724329047-588.png]]
admin admin 1.1 316
317 (% style="text-align: center;" %)
318 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
319
320
321 La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
322
323
324 (% class="box infomessage" %)
325 (((
326 //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
327 )))
328
Cécile Vinoche 3.3 329 [[image:1747724385543-970.png]]
admin admin 1.1 330
331 (% style="text-align: center;" %)
Cécile Vinoche 3.3 332 //Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
admin admin 1.1 333
334
335 (% class="box warningmessage" %)
336 (((
337 //Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
338 )))
339
340
341 Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
342
Cécile Vinoche 3.3 343 Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
admin admin 1.1 344
345
Cécile Vinoche 3.3 346 [[image:1747725032932-364.png]]
admin admin 1.1 347
348
349 === Biens : Ensembles complexes ===
350
351
Cécile Vinoche 4.1 352 Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
admin admin 1.1 353
354
Cécile Vinoche 4.1 355 [[image:1747725129124-544.png]]
admin admin 1.1 356
357
358 La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
359
360 Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
361
362
Cécile Vinoche 4.1 363 [[image:1747725362450-684.png]]
admin admin 1.1 364
Cécile Vinoche 4.1 365
admin admin 1.1 366 (% class="box infomessage" %)
367 (((
368 //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
369 )))
370
371 Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
372
Cécile Vinoche 4.1 373 [[image:1747725317402-667.png]]
admin admin 1.1 374
375
376 Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
377
378 Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
379
380
381 == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
382
383
384 === Entrée ===
385
386
Cécile Vinoche 5.1 387 Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
admin admin 1.1 388
389
Cécile Vinoche 4.1 390 [[image:1747725797202-722.png]]
admin admin 1.1 391
392
393 === Biens ===
394
395
Cécile Vinoche 5.1 396 Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
Cécile Vinoche 4.1 397
admin admin 1.1 398 A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
399
400
Cécile Vinoche 4.1 401 [[image:1747725926983-893.png]]
admin admin 1.1 402
403
404
Cécile Vinoche 5.1 405 [[image:1747727404840-527.png]]
admin admin 1.1 406
Cécile Vinoche 5.1 407
admin admin 1.1 408 = Intégration des notices biens au registre =
409
410
411 === Validation de la saisie d'un Bien ===
412
413
Cécile Vinoche 6.1 414 Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
admin admin 1.1 415
416
Cécile Vinoche 7.1 417 [[image:1747732762213-559.png]]
admin admin 1.1 418
419
420 Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
421
Cécile Vinoche 8.1 422 (% class="box infomessage" %)
423 (((
Cécile Vinoche 9.1 424 En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
admin admin 1.1 425
Cécile Vinoche 8.1 426 * Avis des instances scientifiques
427 * Prix
428 * Inscriptions
429 * Constat d’état initial
430
431 Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
Cécile Vinoche 10.1 432
433 **Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
Cécile Vinoche 8.1 434 )))
435
Cécile Vinoche 6.1 436 [[image:1747732693654-638.png]]
437
438
Cécile Vinoche 8.1 439 Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
admin admin 1.1 440
Cécile Vinoche 8.1 441 Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
admin admin 1.1 442
Cécile Vinoche 8.1 443 Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
admin admin 1.1 444
445
Cécile Vinoche 9.1 446 [[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
Cécile Vinoche 8.1 447
admin admin 1.1 448 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
449
450
Cécile Vinoche 8.1 451 [[image:1747733244856-550.png]]
admin admin 1.1 452
Cécile Vinoche 8.1 453 Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
454 .
admin admin 1.1 455
Cécile Vinoche 8.1 456 [[image:1747733341634-347.png]]
457
admin admin 1.1 458 (% class="wikigeneratedid" %)
Cécile Vinoche 9.1 459 Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
admin admin 1.1 460
461
Cécile Vinoche 9.1 462 [[image:1747733457810-510.png]]
463
admin admin 1.1 464
Cécile Vinoche 12.1 465 * Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
admin admin 1.1 466
467
468
Cécile Vinoche 12.1 469 [[image:1747734678656-824.png]]
admin admin 1.1 470
Cécile Vinoche 12.1 471
472 * Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
473
474 [[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
475
476
Cécile Vinoche 11.1 477 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
admin admin 1.1 478
479
Cécile Vinoche 12.1 480 [[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 481
482
Cécile Vinoche 11.1 483
admin admin 1.1 484 La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
485
Cécile Vinoche 11.1 486 [[image:1747733892872-758.png]]
admin admin 1.1 487
488
489 La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
490
Cécile Vinoche 11.1 491 [[image:1747733938343-251.png]]
admin admin 1.1 492
493 (% class="box warningmessage" %)
494 (((
495 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
496 )))
497
498 Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
499
500 * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
501 * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
502
503 Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
504
505
506 = Édition des registres =
507
508
Cécile Vinoche 13.1 509 Accéder au menu **Registres / Recherche**
admin admin 1.1 510
Cécile Vinoche 13.1 511 [[image:1747734834496-206.png]]
admin admin 1.1 512
513
514 (% class="box infomessage" %)
515 (((
516 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
517 )))
518
519 Il est possible de sélectionner :
520
521 * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
522 * L’année d'inscription au registre
523 * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
524
525 de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
526
527 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
528
529
Cécile Vinoche 13.1 530 Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
admin admin 1.1 531
Cécile Vinoche 13.1 532 [[image:1747734875829-175.png]]
admin admin 1.1 533
Cécile Vinoche 13.1 534 Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
admin admin 1.1 535
Cécile Vinoche 13.1 536 [[image:1747734980868-601.png]]
admin admin 1.1 537
Cécile Vinoche 13.1 538 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
admin admin 1.1 539
Cécile Vinoche 13.1 540 [[image:1747735028293-815.png]]
admin admin 1.1 541
542
543
544 Résultat :
545
Cécile Vinoche 14.1 546 [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 547
548
549 (% class="wikigeneratedid" %)
550 Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
551
552
553 == Page de garde et annexes aux registres papiers ==
554
555
556 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
557
558 (% class="box successmessage" %)
559 (((
Cécile Vinoche 13.1 560 L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
admin admin 1.1 561 )))
562
Cécile Vinoche 13.1 563 Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
admin admin 1.1 564
565 (% class="box successmessage" %)
566 (((
Cécile Vinoche 13.1 567 **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
admin admin 1.1 568 )))
569
570
Cécile Vinoche 13.1 571 [[image:1747735219379-682.png]]
admin admin 1.1 572
573
Cécile Vinoche 13.1 574 __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
admin admin 1.1 575
Cécile Vinoche 14.1 576 [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 577
578
Cécile Vinoche 13.1 579
admin admin 1.1 580 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
581
582
583 Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
584
585 (% class="box successmessage" %)
586 (((
587 //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
588 )))
589
590 Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
591
592 * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
593 * Radier le bien du registre des dépôts
594 * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
595
596 == Rattachement à la nouvelle entrée ==
597
598
Cécile Vinoche 14.1 599 === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
admin admin 1.1 600
601
Cécile Vinoche 14.1 602 [[image:1747739157175-278.png]]
admin admin 1.1 603
604
Cécile Vinoche 14.1 605 [[image:1747739231189-417.png]]
admin admin 1.1 606
607
608
609 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
610
611
Cécile Vinoche 18.1 612 ==== Attachement unitaire ====
admin admin 1.1 613
Cécile Vinoche 17.1 614 Dans la notice du bien indiquer manuellement :
admin admin 1.1 615
Cécile Vinoche 17.1 616 * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
617 * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Cécile Vinoche 15.1 618
Cécile Vinoche 17.1 619 [[image:1747740793119-487.png]]
Cécile Vinoche 14.1 620
621
Cécile Vinoche 17.1 622 ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
623
624 Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
625
626 Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
627
628 * Sélectionner les notices à rattacher
629 * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
630
631 [[image:1747740946609-961.png]]
632
633
634 Première association à effectuer :
635
636 * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
637 * Lancer le traitement
638
639 [[image:1747741015186-251.png]]
640
641
642 Seconde association à effectuer :
643
644 * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
645 * Lancer le traitement
646
647 [[image:1747741041295-431.png]]
648
649
admin admin 1.1 650 == Radiation du registre des dépôts ==
651
652
653 === Rechercher la notice du bien déposé ===
654
655
656 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
657
Cécile Vinoche 15.1 658 [[image:1747739687774-731.png]]
admin admin 1.1 659
660
661 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
662
663
664 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
665
Cécile Vinoche 15.1 666 [[image:1747739728922-844.png]]
admin admin 1.1 667
668
669 (% class="box successmessage" %)
670 (((
671 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
672 )))
673
674
Cécile Vinoche 15.1 675 [[image:1747739870875-332.png]]
admin admin 1.1 676
677
678 (% class="box warningmessage" %)
679 (((
680 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
681 )))
682
683
684 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
685
Cécile Vinoche 15.1 686 [[image:1747739908497-919.png]]
admin admin 1.1 687
688
Cécile Vinoche 16.1 689 [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 690
691
692 == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
693
694
695 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
696
Cécile Vinoche 15.1 697 Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
admin admin 1.1 698
699
Cécile Vinoche 15.1 700 [[image:1747740027614-948.png]]
admin admin 1.1 701
702
Cécile Vinoche 15.1 703 [[image:1747740075472-359.png]]
admin admin 1.1 704
705
706 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
707
708
Cécile Vinoche 15.1 709 [[image:1747740216286-288.png]]
admin admin 1.1 710
Cécile Vinoche 15.1 711
admin admin 1.1 712 (% class="box warningmessage" %)
713 (((
714 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
715 )))
716
717
718 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
719
720
Cécile Vinoche 16.1 721 (% class="box warningmessage" %)
722 (((
723 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
724 )))
725
Cécile Vinoche 15.1 726 [[image:1747740258746-408.png]]
admin admin 1.1 727
728
Cécile Vinoche 15.1 729 [[image:1747740398485-927.png]]
admin admin 1.1 730
731
Cécile Vinoche 16.1 732 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
733
734 [[image:1747733815373-706.png]]
735
736
737 Résultat :
738
739 [[image:1747740624210-211.png]]