Version 38.1 par Cécile Vinoche le 2025/07/17 08:46

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Cécile Vinoche 22.1 1
admin admin 1.1 2
Cécile Vinoche 22.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 31.1 6 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8
9 Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
Cécile Vinoche 22.1 10 )))
11
12 (((
Cécile Vinoche 33.1 13 = Cadre légal et normes applicables aux registres =
Cécile Vinoche 22.1 14
Cécile Vinoche 33.1 15 La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
Cécile Vinoche 22.1 16
Cécile Vinoche 34.1 17 (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
Cécile Vinoche 35.1 20 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Cécile Vinoche 22.1 21
Cécile Vinoche 36.1 22 = Principes de fonctionnement dans Flora =
Cécile Vinoche 22.1 23
Cécile Vinoche 36.1 24 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
Cécile Vinoche 33.1 29
Cécile Vinoche 37.1 30 = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
Cécile Vinoche 33.1 31
Cécile Vinoche 38.1 32 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
33 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 34 Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
Cécile Vinoche 36.1 35
Cécile Vinoche 37.1 36 Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
Cécile Vinoche 38.1 37 )))|(% style="width:237px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 38 Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39
40 Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
Cécile Vinoche 38.1 41 )))|(% style="width:299px" %)(((
42 Entrée : 2025.1
43
44 Bien : 2025.1.1
45 )))
46 |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 47 Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
48
49 Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
Cécile Vinoche 38.1 50 )))|(% style="width:237px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 51 Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
52
53 Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
Cécile Vinoche 38.1 54 )))|(% style="width:299px" %)(((
55 Entrée : D2025.1
56
57 Bien : D2025.1.1
58 )))
59 |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 60 Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
61
62 Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
Cécile Vinoche 38.1 63 )))|(% style="width:237px" %)(((
64 Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
Cécile Vinoche 37.1 65
Cécile Vinoche 38.1 66 Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
Cécile Vinoche 37.1 67
Cécile Vinoche 38.1 68 Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; pour les biens remarquables :** année.0.numérolot.numérobien**
69 )))|(% style="width:299px" %)(((
70 Entrée : 2011.0
Cécile Vinoche 37.1 71
Cécile Vinoche 38.1 72 Bien : 2011.0.35
Cécile Vinoche 37.1 73
Cécile Vinoche 38.1 74 **Ensembles complexes **:
Cécile Vinoche 37.1 75
Cécile Vinoche 38.1 76 Entrée : 2011.0
77
78 Ensemble : 2011.0.36.0
79
80 Bien remarquable : 2011.0.36.1
Cécile Vinoche 37.1 81 )))
82 |(((
83 **Ensemble complexes affectés**
Cécile Vinoche 38.1 84 )))|(% style="width:209px" %)(((
85 Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
Cécile Vinoche 37.1 86
87 Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
88
89 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 38.1 90 )))|(% style="width:237px" %)(((
91 Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
Cécile Vinoche 37.1 92
Cécile Vinoche 38.1 93 Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
Cécile Vinoche 37.1 94
95 Joindre un document descriptif de l'ensemble
Cécile Vinoche 38.1 96 )))|(% style="width:299px" %)(((
97 Entrée : 2011.3
Cécile Vinoche 37.1 98
Cécile Vinoche 38.1 99 Ensemble : 2011.3.0
Cécile Vinoche 37.1 100
Cécile Vinoche 38.1 101 1er bien remarquable : 2011.3.1
Cécile Vinoche 37.1 102
Cécile Vinoche 38.1 103 2eme bien remarquable : 2011.3.2
104
Cécile Vinoche 22.1 105
106 )))
Cécile Vinoche 38.1 107 |**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 108 Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
109
110 Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
111
112 Si biens remarquables : saisie individuelle
Cécile Vinoche 38.1 113 )))|(% style="width:237px" %)(((
114 Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
Cécile Vinoche 37.1 115
Cécile Vinoche 38.1 116 Biens remarquables :
Cécile Vinoche 37.1 117
Cécile Vinoche 38.1 118 **D année.numérolot.1**,
119
120 **D année.numérolot.2**...
121
Cécile Vinoche 37.1 122 Joindre un document descriptif de l'ensemble
Cécile Vinoche 38.1 123 )))|(% style="width:299px" %)(((
124 Entrée : D2011.1
Cécile Vinoche 37.1 125
Cécile Vinoche 38.1 126 Ensemble : D2011.1.3.0
Cécile Vinoche 37.1 127
Cécile Vinoche 38.1 128 1er bien remarquable : D2011.1.3.1
129
130 2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
Cécile Vinoche 37.1 131 )))
Cécile Vinoche 38.1 132 |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 133 Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
134
135 Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
Cécile Vinoche 38.1 136 )))|(% style="width:237px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 137 Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
Cécile Vinoche 38.1 138 )))|(% style="width:299px" %)—
139 |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
Cécile Vinoche 37.1 140 Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
Cécile Vinoche 38.1 141 )))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
Cécile Vinoche 37.1 142
143
144 )))
145 )))|(% style="width:300px" %)(((
Cécile Vinoche 22.1 146 (% class="box" %)
147 (((
148 **Sommaire**
149 )))
150
151 (% class="box" %)
152 (((
153 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 24.1 154
Cécile Vinoche 32.1 155 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
Cécile Vinoche 30.1 156 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
Cécile Vinoche 29.1 157 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
158 * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
Cécile Vinoche 22.1 159 )))
160
161 (% class="box" %)
162 (((
163 **Icônes principales**
164 )))
165 )))
166
167
168
admin admin 1.1 169
170
171
172 == Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
173
174
175 === Nouvelles acquisitions ===
176
177
178 La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
179
180 L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
181
182
183 (% class="box infomessage" %)
184 (((
185 //La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
186 )))
187
188
189 === Inventaire rétrospectifs ===
190
191
192 Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
193
194 Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
195
196
197 //Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
198
199 Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
200
201 Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
202
203
204 S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
205
206 * l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
207 * le numéro de lot : 0
208 * le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
209
210 //Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
211
212
Cécile Vinoche 3.1 213 [[image:1747723638621-244.png]]
admin admin 1.1 214
215 (% style="text-align: center;" %)
216 //Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
217
218
219
Cécile Vinoche 3.1 220 [[image:1747723844014-278.png]]
221
admin admin 1.1 222 (% style="text-align: center;" %)
Cécile Vinoche 3.1 223 //Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
admin admin 1.1 224
225
Cécile Vinoche 3.1 226 L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
admin admin 1.1 227
228
229 (% class="box infomessage" %)
230 (((
231 //Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
232 Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
233 A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
234 )))
235
236
Cécile Vinoche 20.1 237 ==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
admin admin 1.1 238
239
240 Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
241
242
243 === Récolement décennal ===
244
245
246 **Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
247
248 Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
249
250 Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
251
252 Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
253
254
255 === Ensembles complexes ===
256
257
258 Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
259
260 Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
261
262 (% class="box successmessage" %)
263 (((
264 //Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
265 )))
266
267 Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
268
269 * 2011.0.1               bien simple
270 * 2011.0.2               bien simple
271 * 2011.0.3.0           ensemble complexe
272 * 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
273 * 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
274 * 2011.0.4               bien simple
275 * 2011.0.5.0           ensemble complexe
276 * etc.
277
278 = Saisie des données nécessaires au registres =
279
280
281 == Champs obligatoires en saisie ==
282
283
284 Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
285
286 (% class="box warningmessage" %)
287 (((
288 //Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
289 )))
290
291 En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
292
293 Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
294
295 **Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
296
297 * Mode acquisition (thésaurus)
298 * Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
299 * Musée acquéreur (liste de contrôle)
300 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
301 * Référence de l’acte
302 * Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
303 * Mention des concours publics (liste de contrôle)
304
305 **Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
306
307 * Numéro d’inventaire
308 * Date d’affectation
309 * Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
310 * Prix d’achat
311 * Domaine (thésaurus)
312 * Dénomination (thésaurus)
313 * Matières/techniques (thésaurus)
314 * Dimensions
315 * Type d’inscriptions (thésaurus)
316 * Date du constat état (assistant datation)
317 * État de conservation (liste de contrôle)
318
319 (% class="box infomessage" %)
320 (((
321 (% style="text-align: center;" %)
322 //La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
323 )))
324
325 Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
326
327
328 == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
329
330
331 === Entrées : nouvelle acquisition ===
332
333
Cécile Vinoche 3.2 334 Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
admin admin 1.1 335
336
Cécile Vinoche 3.2 337 [[image:1747723969669-261.png]]
338
admin admin 1.1 339 (% style="text-align: center;" %)
340 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
341
342
343 Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
344
345
Cécile Vinoche 3.2 346 [[image:1747724102358-210.png]]
admin admin 1.1 347
348 (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
Cécile Vinoche 3.2 349 //Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
admin admin 1.1 350
351
352 (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
353 (((
354 (% style="text-align: left;" %)
Cécile Vinoche 3.2 355 //Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
admin admin 1.1 356 )))
357
358
359 === Entrée : inventaire rétrospectif ===
360
361
362 Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
363
364
Cécile Vinoche 3.2 365 [[image:1747724180433-782.png]]
admin admin 1.1 366
367 (% style="text-align: center;" %)
368 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
369
370
371 Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
372
373 Renseigner, à minima, le statut juridique.
374
375
Cécile Vinoche 3.2 376 [[image:1747724251875-618.png]]
377
admin admin 1.1 378 (% style="text-align: center;" %)
379 //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
380
381
382 (% class="box infomessage" %)
383 (((
384 //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
385 )))
386
387
388 === Biens ===
389
390
Cécile Vinoche 3.3 391 Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
admin admin 1.1 392
393
Cécile Vinoche 3.3 394 [[image:1747724329047-588.png]]
admin admin 1.1 395
396 (% style="text-align: center;" %)
397 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
398
399
400 La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
401
402
403 (% class="box infomessage" %)
404 (((
405 //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
406 )))
407
Cécile Vinoche 3.3 408 [[image:1747724385543-970.png]]
admin admin 1.1 409
410 (% style="text-align: center;" %)
Cécile Vinoche 3.3 411 //Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
admin admin 1.1 412
413
414 (% class="box warningmessage" %)
415 (((
416 //Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
417 )))
418
419
420 Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
421
Cécile Vinoche 3.3 422 Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
admin admin 1.1 423
424
Cécile Vinoche 3.3 425 [[image:1747725032932-364.png]]
admin admin 1.1 426
427
428 === Biens : Ensembles complexes ===
429
430
Cécile Vinoche 4.1 431 Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
admin admin 1.1 432
433
Cécile Vinoche 4.1 434 [[image:1747725129124-544.png]]
admin admin 1.1 435
436
437 La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
438
439 Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
440
441
Cécile Vinoche 4.1 442 [[image:1747725362450-684.png]]
admin admin 1.1 443
Cécile Vinoche 4.1 444
admin admin 1.1 445 (% class="box infomessage" %)
446 (((
447 //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
448 )))
449
450 Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
451
Cécile Vinoche 4.1 452 [[image:1747725317402-667.png]]
admin admin 1.1 453
454
455 Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
456
457 Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
458
459
460 == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
461
462
463 === Entrée ===
464
465
Cécile Vinoche 5.1 466 Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
admin admin 1.1 467
468
Cécile Vinoche 4.1 469 [[image:1747725797202-722.png]]
admin admin 1.1 470
471
472 === Biens ===
473
474
Cécile Vinoche 5.1 475 Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
Cécile Vinoche 4.1 476
admin admin 1.1 477 A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
478
479
Cécile Vinoche 4.1 480 [[image:1747725926983-893.png]]
admin admin 1.1 481
482
483
Cécile Vinoche 5.1 484 [[image:1747727404840-527.png]]
admin admin 1.1 485
Cécile Vinoche 5.1 486
admin admin 1.1 487 = Intégration des notices biens au registre =
488
489
490 === Validation de la saisie d'un Bien ===
491
492
Cécile Vinoche 6.1 493 Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
admin admin 1.1 494
495
Cécile Vinoche 7.1 496 [[image:1747732762213-559.png]]
admin admin 1.1 497
498
499 Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
500
Cécile Vinoche 8.1 501 (% class="box infomessage" %)
502 (((
Cécile Vinoche 9.1 503 En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
admin admin 1.1 504
Cécile Vinoche 8.1 505 * Avis des instances scientifiques
506 * Prix
507 * Inscriptions
508 * Constat d’état initial
509
510 Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
Cécile Vinoche 10.1 511
512 **Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
Cécile Vinoche 8.1 513 )))
514
Cécile Vinoche 6.1 515 [[image:1747732693654-638.png]]
516
517
Cécile Vinoche 8.1 518 Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
admin admin 1.1 519
Cécile Vinoche 8.1 520 Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
admin admin 1.1 521
Cécile Vinoche 8.1 522 Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
admin admin 1.1 523
524
Cécile Vinoche 9.1 525 [[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
Cécile Vinoche 8.1 526
admin admin 1.1 527 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
528
529
Cécile Vinoche 8.1 530 [[image:1747733244856-550.png]]
admin admin 1.1 531
Cécile Vinoche 8.1 532 Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
533 .
admin admin 1.1 534
Cécile Vinoche 8.1 535 [[image:1747733341634-347.png]]
536
admin admin 1.1 537 (% class="wikigeneratedid" %)
Cécile Vinoche 9.1 538 Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
admin admin 1.1 539
540
Cécile Vinoche 9.1 541 [[image:1747733457810-510.png]]
542
admin admin 1.1 543
Cécile Vinoche 12.1 544 * Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
admin admin 1.1 545
546
547
Cécile Vinoche 12.1 548 [[image:1747734678656-824.png]]
admin admin 1.1 549
Cécile Vinoche 12.1 550
551 * Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
552
553 [[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
554
555
Cécile Vinoche 11.1 556 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
admin admin 1.1 557
558
Cécile Vinoche 12.1 559 [[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 560
561
Cécile Vinoche 11.1 562
admin admin 1.1 563 La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
564
Cécile Vinoche 11.1 565 [[image:1747733892872-758.png]]
admin admin 1.1 566
567
568 La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
569
Cécile Vinoche 11.1 570 [[image:1747733938343-251.png]]
admin admin 1.1 571
572 (% class="box warningmessage" %)
573 (((
574 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
575 )))
576
577 Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
578
579 * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
580 * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
581
582 Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
583
584
585 = Édition des registres =
586
587
Cécile Vinoche 13.1 588 Accéder au menu **Registres / Recherche**
admin admin 1.1 589
Cécile Vinoche 13.1 590 [[image:1747734834496-206.png]]
admin admin 1.1 591
592
593 (% class="box infomessage" %)
594 (((
595 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
596 )))
597
598 Il est possible de sélectionner :
599
600 * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
601 * L’année d'inscription au registre
602 * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
603
604 de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
605
606 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
607
608
Cécile Vinoche 13.1 609 Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
admin admin 1.1 610
Cécile Vinoche 13.1 611 [[image:1747734875829-175.png]]
admin admin 1.1 612
Cécile Vinoche 13.1 613 Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
admin admin 1.1 614
Cécile Vinoche 13.1 615 [[image:1747734980868-601.png]]
admin admin 1.1 616
Cécile Vinoche 13.1 617 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
admin admin 1.1 618
Cécile Vinoche 13.1 619 [[image:1747735028293-815.png]]
admin admin 1.1 620
621
622
623 Résultat :
624
Cécile Vinoche 14.1 625 [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 626
627
628 (% class="wikigeneratedid" %)
629 Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
630
631
632 == Page de garde et annexes aux registres papiers ==
633
634
635 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
636
637 (% class="box successmessage" %)
638 (((
Cécile Vinoche 13.1 639 L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
admin admin 1.1 640 )))
641
Cécile Vinoche 13.1 642 Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
admin admin 1.1 643
644 (% class="box successmessage" %)
645 (((
Cécile Vinoche 13.1 646 **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
admin admin 1.1 647 )))
648
649
Cécile Vinoche 13.1 650 [[image:1747735219379-682.png]]
admin admin 1.1 651
652
Cécile Vinoche 13.1 653 __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
admin admin 1.1 654
Cécile Vinoche 14.1 655 [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 656
657
Cécile Vinoche 13.1 658
admin admin 1.1 659 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
660
661
662 Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
663
664 (% class="box successmessage" %)
665 (((
666 //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
667 )))
668
669 Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
670
671 * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
672 * Radier le bien du registre des dépôts
673 * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
674
675 == Rattachement à la nouvelle entrée ==
676
677
Cécile Vinoche 14.1 678 === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
admin admin 1.1 679
680
Cécile Vinoche 14.1 681 [[image:1747739157175-278.png]]
admin admin 1.1 682
683
Cécile Vinoche 14.1 684 [[image:1747739231189-417.png]]
admin admin 1.1 685
686
687
688 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
689
690
Cécile Vinoche 18.1 691 ==== Attachement unitaire ====
admin admin 1.1 692
Cécile Vinoche 17.1 693 Dans la notice du bien indiquer manuellement :
admin admin 1.1 694
Cécile Vinoche 17.1 695 * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
696 * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Cécile Vinoche 15.1 697
Cécile Vinoche 17.1 698 [[image:1747740793119-487.png]]
Cécile Vinoche 14.1 699
700
Cécile Vinoche 17.1 701 ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
702
703 Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
704
705 Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
706
707 * Sélectionner les notices à rattacher
708 * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
709
710 [[image:1747740946609-961.png]]
711
712
713 Première association à effectuer :
714
715 * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
716 * Lancer le traitement
717
718 [[image:1747741015186-251.png]]
719
720
721 Seconde association à effectuer :
722
723 * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
724 * Lancer le traitement
725
726 [[image:1747741041295-431.png]]
727
728
admin admin 1.1 729 == Radiation du registre des dépôts ==
730
731
732 === Rechercher la notice du bien déposé ===
733
734
735 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
736
Cécile Vinoche 15.1 737 [[image:1747739687774-731.png]]
admin admin 1.1 738
739
740 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
741
742
743 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
744
Cécile Vinoche 15.1 745 [[image:1747739728922-844.png]]
admin admin 1.1 746
747
748 (% class="box successmessage" %)
749 (((
750 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
751 )))
752
753
Cécile Vinoche 15.1 754 [[image:1747739870875-332.png]]
admin admin 1.1 755
756
757 (% class="box warningmessage" %)
758 (((
759 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
760 )))
761
762
763 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
764
Cécile Vinoche 15.1 765 [[image:1747739908497-919.png]]
admin admin 1.1 766
767
Cécile Vinoche 16.1 768 [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
admin admin 1.1 769
770
771 == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
772
773
774 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
775
Cécile Vinoche 15.1 776 Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
admin admin 1.1 777
778
Cécile Vinoche 15.1 779 [[image:1747740027614-948.png]]
admin admin 1.1 780
781
Cécile Vinoche 15.1 782 [[image:1747740075472-359.png]]
admin admin 1.1 783
784
785 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
786
787
Cécile Vinoche 15.1 788 [[image:1747740216286-288.png]]
admin admin 1.1 789
Cécile Vinoche 15.1 790
admin admin 1.1 791 (% class="box warningmessage" %)
792 (((
793 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
794 )))
795
796
797 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
798
799
Cécile Vinoche 16.1 800 (% class="box warningmessage" %)
801 (((
802 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
803 )))
804
Cécile Vinoche 15.1 805 [[image:1747740258746-408.png]]
admin admin 1.1 806
807
Cécile Vinoche 15.1 808 [[image:1747740398485-927.png]]
admin admin 1.1 809
810
Cécile Vinoche 16.1 811 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
812
813 [[image:1747733815373-706.png]]
814
815
816 Résultat :
817
818 [[image:1747740624210-211.png]]