Principe de fonctionnement

Dans le cadre de la gestion avancée des périodiques (niveau 2), le fonctionnement repose sur un suivi automatisé des abonnements et des fascicules attendus.

La structure reste identique :

Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire

Cependant, les numéros de périodiques ne sont plus créés manuellement, mais générés automatiquement à partir d’un abonnement.

Le principe est le suivant :

1. créer la notice du périodique ;
2. créer un abonnement à partir de cette notice ;
3. définir un calendrier de bulletinage (périodicité, dates de parution) ;
4. générer automatiquement les fascicules attendus ;
5. enregistrer la réception des numéros au fil des parutions ;
6. créer les exemplaires lors de la réception ;
7. ajouter des articles si nécessaire.

Ce fonctionnement permet de :

• automatiser la création des numéros ;
• suivre précisément la réception des fascicules ;
• gérer les périodiques de manière continue dans le temps.

Créer une notice de périodique

1. Se positionner dans le menu Saisie.
2. Sélectionner une grille de saisie dédiée aux périodiques.
3. Compléter les champs bibliographiques.
4. Enregistrer la notice.

Gérer les abonnements

Dans le cadre de la gestion avancée des périodiques, l’abonnement permet de suivre la réception des numéros d’un périodique sur une période donnée.

L’abonnement permet de définir :

• la période de souscription (dates de début et de fin) ;
• la périodicité du périodique ;
• les informations liées au fournisseur ;
• les modalités de réception des fascicules.

Il constitue la base du bulletinage et de la génération des numéros attendus.

Création d'un abonnement

Créer un abonnement

1. Ouvrir la notice du périodique concerné.
2. Cliquez sur Créer abonnement

Choisir le modèle d'abonnement

1. Choisir un modèle d’abonnement correspondant à la périodicité du périodique.
2. Valider

Le choix du modèle d’abonnement est essentiel : il détermine la périodicité, le nombre de fascicules générés et le calendrier de bulletinage.

Dans Flora, plusieurs modèles sont disponibles, par exemple :

• Sans modèle
• Annuel (1 n°)
• Bimensuel
• Bimestriel
• Hebdomadaire (différentes variantes, ex : mardi, fréquence sur 2 ans)
• Irrégulier (1 ou 2 numéros par an)
• Mensuel (12 n°, 11 n° hors août, variantes avec volumes)
• Quotidien (avec ou sans dimanche)
• Semestriel
• Trimestriel
• Plusieurs fois par mois (ex : 3 fois par mois, tous les 2 ou 3 jours)

Il est important de choisir le modèle le plus proche de la périodicité réelle du périodique, car il conditionne la génération automatique des numéros attendus et le bon suivi de la réception.

Une mauvaise sélection peut entraîner des écarts dans le calendrier de bulletinage (numéros manquants ou en trop).

Renseigner les champs obligatoires

Lors de la création de l’abonnement, les champs obligatoires apparaissent en rouge dans la grille de saisie.

Informations générales

• Titre
  Correspond au titre du périodique concerné par l’abonnement (repris automatiquement).
• Sous-type
  Indique le mode d’acquisition du périodique (achat, don, échange…).

Gestion multisite

• Site émetteur
  Correspond au site qui gère l’abonnement.
• Site destinataire
  Désigne le site destinataire de l’abonnement (peut être identique à l’émetteur).
• Site de livraison
  Indique le site où les fascicules seront livrés.

Commande

• Abon. cdes
  Nombre d’abonnements commandés pour ce périodique.
• Prix unitaire HT (devise achat)
  Correspond au coût d’un abonnement (utile pour le suivi budgétaire)

Durée de l’abonnement

• Date début abonnement
  Date de début de la période d’abonnement.

Périodicité et langue

• Périodicité
  Définit le rythme de parution (ex : tous les mois, tous les X mois…).
• Langue
  Indique la langue de l'abonnement.

Préparation de la numérotation

• Rang du premier fascicule

  Position du fascicule dans la séquence générée par Flora.

Préparation du calendrier de bulletinage

• Date de parution du 1er numéro
  Date de publication du premier fascicule attendu.
• Type date texte
  Définit la forme d’affichage des dates (ex : mois, date complète…).

Génération et gestion des fascicules

• Générer fascicules
  Permet d’indiquer si les fascicules doivent être générés automatiquement.
• Créer n° périodique
  Indique si Flora doit créer automatiquement les notices de numéros de périodiques.
• Créer exemplaire
  Indique si Flora doit créer automatiquement les exemplaires lors de la réception.

Gestion administrative

• Gestion facture
  Permet d’activer ou non le suivi de la facturation.
• Gérer renouvellement
  Indique si l’abonnement doit être renouvelé automatiquement ou non.

Suivi fournisseur

• Délai fournisseur
  Délai estimé (en jours) de réception après publication.
• Délai 1ère relance
  Délai avant première relance fournisseur en cas de non-réception.
• Délai 2ème relance
  Délai avant deuxième relance.
• Délai 3ème relance
  Délai avant troisième relance.

Bien gérer la périodicité

Dans Flora, la périodicité est définie à partir :

• du modèle d’abonnement choisi ;
• du champ Périodicité (ex : Tous les N mois) ;
• des champs associés :
  • Toutes les N périodes
  • Parution le

Ces champs permettent de déterminer le rythme de génération des fascicules.

Exemple 1 : Périodique mensuel (12 numéros par an)

• Modèle : Mensuel 12 n°
• Périodicité : Tous les N mois
• Toutes les N périodes : 1
• Parution le 2 de chaque mois

Résultat :
Flora génère 1 fascicule par mois

Exemple 2 : Périodique bimestriel

• Modèle : Bimestriel
• Périodicité : Tous les N mois
• Toutes les N périodes : 2

Résultat :
Flora génère 1 fascicule tous les 2 mois

Exemple 3 : Périodique hebdomadaire

• Modèle : Hebdomadaire
• Parution le : Mardi

Résultat :
Flora génère 1 fascicule par semaine

Gérer les dates exclues

Dans Flora, le champ Dates exclues permet de définir les périodes pendant lesquelles aucun fascicule ne doit être généré, même si la périodicité le prévoit.

Ce paramétrage est particulièrement utile pour les périodiques dont la parution est interrompue à certaines périodes (jours fixes, mois complets, jours fériés…).

Pour renseigner ce champ :

1. Cliquer sur l’icône calendrier située à côté du champ Dates exclues.
2. L’assistant de sélection des dates exclues s’ouvre.

Cet assistant permet de définir les exclusions selon plusieurs modalités :

• Mois
• Plages de jours
• Jours de la semaine
• Périodes précises

Exemple d’un journal quotidien qui :

• ne paraît pas le dimanche ;
• ne parait pas pendant les vacances scolaires entre le 20 octobre et le 2 novembre
• ne paraît pas certains jours fériés (ex : 1er mai, Noël) ;
• ne paraît pas au mois d’août.

Dans l’assistant :

• Onglet Jours de la semaine
  → cocher Dimanche
• Onglet Plages de jours
  → ajouter du 20 octobre au 2 novembre
•  Onglet Périodes précises
  → ajouter :
  • 01/05 (Fête du travail)
  • 25/12 (Noël)
• Onglet Mois
  → cocher Août

Flora générera :

• un fascicule chaque jour selon la périodicité choisie sauf :
• les dimanches
• entre le 20 octobre et le 2 novembre
• les jours fériés définis
• tout le mois d’août

Gérer la numérotation des fascicules

La numérotation est définie dans la section Préparation de la numérotation.

Les champs principaux sont :

• N° 1er n°
• Nb. n° par volume
• N° 1er volume
• Origine n° / volume
• Style pour les n° (Arabe, Romain…)

Exemple 1 : Début de collection

Vous commencez un abonnement classique.

• N° 1er n° : 1

Résultat :
Flora génère : 1, 2, 3, 4…

Exemple 2 : Reprise en cours de collection

Vous recevez comme premier fascicule le numéro 50

• N° 1er n° : 50

Flora génère : 50, 51, 52, 53…

Exemple 3 : Numérotation par volume

Un périodique fonctionne avec :

• 1 volume par an
• 12 numéros par volume

Vous recevez comme premier volume le numéro 10

Paramétrage :

• N° 1er volume : 10
• Nb. n° par volume : 12
• N° 1er n° : 1

Résultat :
Volume 10 → n°1 à 12
Volume 11 → n°1 à 12