Gestion avancée des périodiques

1

PAGE EN COURS DE REDACTION

2

3

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(((

6

= Principe de fonctionnement =

7

8

Dans le cadre de la **gestion avancée des périodiques (niveau 2)**, le fonctionnement repose sur un **suivi automatisé des abonnements et des fascicules attendus**.

9

10

La structure reste identique :

11

12

**Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire**

13

14

Cependant, les **numéros de périodiques ne sont plus créés manuellement**, mais **générés automatiquement** à partir d’un abonnement.

15

16

(% class="box warningmessage" %)

17

(((

18

**Attention**

19

Ce mode de gestion est conçu pour le suivi de **périodiques vivants (abonnements en cours)**.

20

Il n’est pas adapté au catalogage de collections rétrospectives ou de périodiques **clos**, pour lesquels la gestion standard est recommandée.

21

)))

22

23

Le principe est le suivant :

24

25

1. créer la **notice du périodique** ;

26

1. créer un **abonnement** à partir de cette notice ;

27

1. définir un **calendrier de bulletinage** (périodicité, dates de parution) ;

28

1. générer automatiquement les **fascicules attendus** ;

29

1. enregistrer la **réception des numéros** au fil des parutions ;

30

1. créer les **exemplaires** lors de la réception ;

31

1. ajouter des **articles** si nécessaire.

32

33

Ce fonctionnement permet de :

34

35

* automatiser la création des numéros ;

36

* suivre précisément la **réception des fascicules** ;

37

* gérer les périodiques de manière continue dans le temps.

38

39

(% class="box infomessage" %)

40

(((

41

**À noter**

42

Un même périodique peut faire l’objet de **plusieurs abonnements** (par exemple : abonnements successifs dans le temps ou abonnements multiples pour un même titre).

43

)))

44

45

= Créer une notice de périodique =

46

47

1. Se positionner dans le **menu Saisie**.

48

1. Sélectionner une **grille de saisie dédiée aux périodiques**.

49

1. Compléter les champs bibliographiques.

50

1. Enregistrer la notice.

51

52

(% class="box infomessage" %)

53

(((

54

**À savoir**

55

La création d’une **notice de périodique** correspond à la **saisie d’une notice bibliographique**.

56

Pour en savoir plus sur les règles de saisie et les champs à renseigner, vous pouvez consulter les pages dédiées de la rubrique **Cataloguer**.

57

)))

58

59

[[Entrer en saisie d'une notice périodique>>image:1773061753037-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

60

61

62

= Gérer les abonnements =

63

64

Dans le cadre de la **gestion avancée des périodiques**, l’abonnement permet de **suivre la réception des numéros** d’un périodique sur une période donnée.

65

66

(% class="box warningmessage" %)

67

(((

68

Un abonnement est toujours créé **à partir de la notice du périodique**.

69

)))

70

71

L’abonnement permet de définir :

72

73

* la **période de souscription** (dates de début et de fin) ;

74

* la **périodicité** du périodique ;

75

* les informations liées au **fournisseur** ;

76

* les modalités de **réception des fascicules**.

77

78

Il constitue la base du **bulletinage** et de la génération des numéros attendus.

79

80

== Création d'un abonnement ==

81

82

=== Créer un abonnement ===

83

84

1. Ouvrir la **notice du périodique** concerné.

85

1. Cliquez sur **Créer abonnement**

86

87

[[Icône Créer un abonnement>>image:1774352535292-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

88

89

=== Choisir le modèle d'abonnement ===

90

91

1. **Choisir un modèle d’abonnement** correspondant à la périodicité du périodique.

92

1. **Valider**

93

94

Le choix du **modèle d’abonnement** est essentiel : il détermine la **périodicité**, le **nombre de fascicules générés** et le **calendrier de bulletinage**.

95

96

Dans Flora, plusieurs modèles sont disponibles, par exemple :

* **Sans modèle**

* **Annuel (1 n°)**

* **Bimensuel**

* **Bimestriel**

* **Hebdomadaire** (différentes variantes, ex : mardi, fréquence sur 2 ans)

103

* **Irrégulier** (1 ou 2 numéros par an)

104

* **Mensuel** (12 n°, 11 n° hors août, variantes avec volumes)

105

* **Quotidien** (avec ou sans dimanche)

106

* **Semestriel**

107

* **Trimestriel**

108

* **Plusieurs fois par mois** (ex : 3 fois par mois, tous les 2 ou 3 jours)

109

110

Il est important de choisir le modèle le plus proche de la **périodicité réelle du périodique**, car il conditionne la **génération automatique des numéros attendus** et le bon suivi de la réception.

111

112

Une mauvaise sélection peut entraîner des **écarts dans le calendrier de bulletinage** (numéros manquants ou en trop).

113

114

[[Choix du modèle de périodicité>>image:1774352583608-193.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

115

116

=== Renseigner les champs obligatoires ===

117

118

Lors de la création de l’abonnement, les **champs obligatoires apparaissent en rouge** dans la grille de saisie.

119

120

==== Informations générales ====

121

122

* **Titre**

123

Correspond au **titre du périodique** concerné par l’abonnement (repris automatiquement).

124

* **Sous-type**

125

Indique le **mode d’acquisition** du périodique (achat, don, échange…).

126

127

==== Gestion multisite ====

128

129

* **Site émetteur**

130

Correspond au **site qui gère l’abonnement**.

131

* **Site destinataire**

132

Désigne le **site destinataire de l’abonnement** (peut être identique à l’émetteur).

133

* **Site de livraison**

134

Indique le **site où les fascicules seront livrés**.

==== Commande ====

* **Abon. cdes**

Nombre d’**abonnements commandés** pour ce périodique.

140

* **Prix unitaire HT (devise achat)**

141

Correspond au **coût d’un abonnement** (utile pour le suivi budgétaire)

142

143

==== Durée de l’abonnement ====

144

145

* **Date début abonnement**

146

Date de **début de la période d’abonnement**.

147

148

==== Périodicité et langue ====

149

150

* **Périodicité**

151

Définit le **rythme de parution** (ex : tous les mois, tous les X mois…).

152

* **Langue**

153

Indique la langue de l'abonnement.

154

155

==== Préparation de la numérotation ====

156

157

* **Rang du premier fascicule**(((

158

Position du fascicule dans la séquence générée par Flora.

159

)))

160

161

==== Préparation du calendrier de bulletinage ====

162

163

* **Date de parution du 1er numéro**

164

Date de **publication du premier fascicule attendu**.

165

* **Type date texte**

166

Définit la **forme d’affichage des dates** (ex : mois, date complète…).

167

168

==== Génération et gestion des fascicules ====

169

170

* **Générer fascicules**

171

Permet d’indiquer si les **fascicules doivent être générés automatiquement**.

172

* **Créer n° périodique**

173

Indique si Flora doit **créer automatiquement les notices de numéros de périodiques**.

174

* **Créer exemplaire**

175

Indique si Flora doit **créer automatiquement les exemplaires** lors de la réception.

176

177

==== Gestion administrative ====

178

179

* **Gestion facture**

180

Permet d’activer ou non le **suivi de la facturation**.

181

* **Gérer renouvellement**

182

Indique si l’abonnement doit être **renouvelé automatiquement ou non**.

183

184

==== Suivi fournisseur ====

185

186

* **Délai fournisseur**

187

Délai estimé (en jours) de **réception après publication**.

188

* **Délai 1ère relance**

189

Délai avant **première relance fournisseur** en cas de non-réception.

190

* **Délai 2ème relance**

191

Délai avant **deuxième relance**.

192

* **Délai 3ème relance**

193

Délai avant **troisième relance**.

194

195

(% class="box infomessage" %)

(((

**À savoir**

* Certains champs sont **automatiquement renseignés** :

200

** depuis la **notice du périodique** (titre, ISSN, éditeur…) ;

201

** depuis la **notice utilisateur** (sites).

202

* D’autres champs sont **conditionnés par le modèle d’abonnement choisi**, notamment :

203

** la périodicité ;

204

** la numérotation ;

205

** les règles de génération des fascicules.

206

)))

207

208

[[Exemple de champs obligatoires>>image:1774352722293-728.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

209

210

=== Bien gérer la périodicité ===

211

212

Dans Flora, la **périodicité** est définie à partir :

213

214

* du **modèle d’abonnement choisi** ;

215

* du champ **Périodicité** (ex : //Tous les N mois//) ;

216

* des champs associés :

217

** **Toutes les N périodes**

218

** **Parution le**

219

220

Ces champs permettent de déterminer **le rythme de génération des fascicules**.

221

222

(% class="box warningmessage" %)

223

(((

224

**Attention**

225

Une mauvaise configuration de ces champs entraîne des **numéros manquants** ou des **numéros générés en trop**.

226

)))

227

228

>(% class="small" %)**Exemple 1 : Périodique mensuel (12 numéros par an)**

229

230

* **Modèle** : Mensuel 12 n°

231

* **Périodicité** : Tous les N mois

232

* **Toutes les N périodes** : 1

233

* **Parution le** 2 de chaque mois

234

235

Résultat :

236

Flora génère **1 fascicule par mois**

237

238

[[Périodique mensuel>>image:1774350771336-522.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

>(% class="small" %)**Exemple 2 : Périodique bimestriel**

241

242

* **Modèle** : Bimestriel

243

* **Périodicité** : Tous les N mois

244

* **Toutes les N périodes** : 2

245

246

Résultat :

247

Flora génère **1 fascicule tous les 2 mois**

248

249

[[Périodique bimestriel>>image:1774350818002-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

250

251

>(% class="small" %)Exemple 3 : Périodique hebdomadaire

252

253

* **Modèle** : Hebdomadaire

254

* **Parution le** : Mardi

255

256

Résultat :

257

Flora génère **1 fascicule par semaine**

258

259

[[Périodique hebdomadaire>>image:1774352952912-438.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

=== Gérer les dates exclues ===

262

263

Dans Flora, le champ **Dates exclues** permet de définir les **périodes pendant lesquelles aucun fascicule ne doit être généré**, même si la périodicité le prévoit.

264

265

Ce paramétrage est particulièrement utile pour les périodiques dont la parution est **interrompue à certaines périodes** (jours fixes, mois complets, jours fériés…).

266

267

Pour renseigner ce champ :

268

269

1. Cliquer sur l’icône **calendrier** située à côté du champ **Dates exclues**.

270

1. L’**assistant de sélection des dates exclues** s’ouvre.

271

272

Cet assistant permet de définir les exclusions selon plusieurs modalités :

273

274

* **Mois**

275

* **Plages de jours**

276

* **Jours de la semaine**

277

* **Périodes précises**

278

279

[[Accéder à l'assistant de sélection des dates exclues>>image:1774353123757-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

280

281

>(% class="small" %)Exemple d’un **journal quotidien** qui :

282

283

* ne paraît **pas le dimanche**

284

* ne parait pas pendant les vacances scolaires **entre le 20 octobre et le 2 novembre**

285

* ne paraît pas certains **jours fériés** : 1er mai et le jour de Noël

286

* ne paraît pas au mois d’**août**.

Dans l’assistant :

* Onglet **Jours de la semaine**

291

→ cocher **Dimanche**

292

* Onglet **Plages de jours**

293

→ ajouter du 20 octobre au 2 novembre

294

* Onglet **Périodes précises**

295

→ ajouter :

296

** **01/05** (Fête du travail)

** **25/12** (Noël)

* Onglet **Mois**

→ cocher **Août**

Flora générera :

* un fascicule **chaque jour** selon la périodicité choisie sauf :

304

* les **dimanches**

305

* **entre le 20 octobre et le 2 novembre**

306

* les **jours fériés définis**

307

* tout le **mois d’août**

308

309

[[Assistant de sélection des dates>>image:1774351929476-913.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

310

311

== Gérer la numérotation des fascicules ==

312

313

La **numérotation** est définie dans la section **Préparation de la numérotation**.

314

315

Les champs principaux sont :

316

317

* **N° 1er n°**

318

* **Nb. n° par volume**

319

* **N° 1er volume**

320

* **Origine n° / volume**

321

* **Style pour les n°** (Arabe, Romain…)

322

323

(% class="box warningmessage" %)

324

(((

325

**Attention**

326

Le champ **N° 1er n°**, même s’il n’est pas obligatoire, est **indispensable**. Il définit le **point de départ de la numérotation automatique** lors du bulletinage.

327

)))

328

329

Exemple 1 : Début de collection

330

331

Vous commencez un abonnement classique.

332

333

* **N° 1er n°** : 1

334