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Modifications pour le document Gestion avancée des périodiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/06/24 16:22
Depuis la version 16.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/06/15 16:19
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À la version 30.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/06/24 15:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,8 +1,16 @@
1 -PAGE EN COURS DE REDACTION
1 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5 et ultérieures**
2 2  
3 -
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +La **gestion avancée des périodiques** **(niveau 2)** est une fonctionnalité optionnelle de Flora destinée à assurer le suivi complet des **abonnements vivants** et de leurs fascicules. Elle permet d'automatiser les principales opérations de gestion des périodiques : création des abonnements, génération des calendriers de bulletinage, suivi des fascicules attendus, réception, exemplarisation et réabonnement.
8 +
9 +À partir d'une notice de périodique, l'utilisateur crée un abonnement en définissant sa périodicité, ses règles de numérotation et les modalités de réception. Flora génère ensuite automatiquement les fascicules attendus selon les paramètres renseignés et permet d'en assurer le suivi tout au long de leur cycle de vie.
10 +
11 +Cette gestion avancée facilite le contrôle des collections en identifiant les fascicules reçus, manquants ou non parus, tout en automatisant les opérations récurrentes liées aux abonnements. Elle permet également de produire un état de collection fiable et de gérer les renouvellements d'abonnements sans avoir à recréer manuellement l'ensemble des paramètres.
12 +)))
13 +
6 6  = Principe de fonctionnement =
7 7  
8 8  Dans le cadre de la **gestion avancée des périodiques (niveau 2)**, le fonctionnement repose sur un **suivi automatisé des abonnements et des fascicules attendus**.
... ... @@ -9,7 +9,7 @@
9 9  
10 10  La structure reste identique :
11 11  
12 -**Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire**
20 +**Périodique → Numéro de périodique → Exemplaire → Article**
13 13  
14 14  Cependant, les **numéros de périodiques ne sont plus créés manuellement**, mais **générés automatiquement** à partir d’un abonnement.
15 15  
... ... @@ -33,7 +33,7 @@
33 33  Ce fonctionnement permet de :
34 34  
35 35  * automatiser la création des numéros ;
36 -* suivre précisément la **réception des fascicules** ;
44 +* suivre précisément la **réception des fascicules et l'état des collections** ;
37 37  * gérer les périodiques de manière continue dans le temps.
38 38  
39 39  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -72,6 +72,7 @@
72 72  
73 73  * la **période de souscription** (dates de début et de fin) ;
74 74  * la **périodicité** du périodique ;
83 +* la **numérotation précise** des fascicules ;
75 75  * les informations liées au **fournisseur** ;
76 76  * les modalités de **réception des fascicules**.
77 77  
... ... @@ -136,7 +136,7 @@
136 136  ==== Commande ====
137 137  
138 138  * **Abon. cdes**
139 -Nombre d’**abonnements commandés** pour ce périodique.
148 +Nombre d’**abonnements commandés** pour ce périodique (même site émetteur, site destinataire et site de livraison).
140 140  * **Prix unitaire HT (devise achat)**
141 141  Correspond au **coût d’un abonnement** (utile pour le suivi budgétaire)
142 142  
... ... @@ -144,6 +144,8 @@
144 144  
145 145  * **Date début abonnement**
146 146  Date de **début de la période d’abonnement**.
156 +* **Durée en semaines / Durée en mois**
157 +Précision sur la durée de l'abonnement.
147 147  
148 148  ==== Périodicité et langue ====
149 149  
... ... @@ -740,19 +740,401 @@
740 740  
741 741  [[Création des exemplaires>>image:1781532680470-529.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
742 742  
743 -
744 744  == Gérer les fascicules ==
745 745  
746 746  Il est possible de corriger ou compléter les informations produites automatiquement. Ces opérations permettent notamment de prendre en compte des changements de numérotation, des erreurs de génération ou des publications exceptionnelles.
747 747  
758 +=== Modifier la numérotation d'un fascicule ===
748 748  
760 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
761 +1. Cliquer sur l'action **Modifier la numérotation**.
762 +1. Renseigner les nouvelles informations
763 +1. Enregistrer
764 +
765 +Lors de la modification, Flora permet de **répercuter automatiquement la nouvelle numérotation** sur les autres fascicules générés.
766 +
767 +Vous pouvez choisir de reporter la modification sur les **fascicules précédents** et/ou sur les **fascicules suivants. **Cette option est particulièrement utile lorsqu'une erreur de numérotation impacte plusieurs fascicules.
768 +
769 +[[Modifier la numérotation>>image:1781535378344-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
770 +
771 +
772 +[[Modifier et enregistrer la nouvelle numérotation>>image:1781535490287-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
773 +
774 +=== Modifier un fascicule attendu ===
775 +
776 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
777 +1. Sélectionner le fascicule à modifier.
778 +1. Cliquer sur l'action **Modifier.**
779 +1. Renseigner les nouvelles informations
780 +1. Enregistrer
781 +
782 +[[Modifier un fascicule>>image:1781535404968-858.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
783 +
784 +
785 +[[Enregistrer les modifications>>image:1781535549485-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
786 +
787 +=== Insérer un fascicule non prévu ===
788 +
789 +1. Cliquer sur l'action **Insérer un fascicule non prévu**.
790 +1. La fenêtre de création du fascicule s'ouvre.
791 +1. Compléter les informations demandées
792 +1. Enregistrer
793 +
794 +[[Insérer un numéro>>image:1781535416588-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
795 +
796 +
797 +[[Enregistrer le nouveau numéro>>image:1781535601112-515.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
798 +
799 +=== Consulter l'abonnement ===
800 +
801 +Depuis l'écran de **Bulletinage**, il est possible d'accéder directement à la **notice de l'abonnement** associé à un fascicule.
802 +
803 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
804 +1. Sur la ligne du fascicule, cliquer sur l'icône permettant d'ouvrir la **notice de l'abonnement**.
805 +1. La notice de l'abonnement s'affiche alors dans Flora.
806 +
807 +Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône **Retour** (flèche) située dans la barre d'outils pour revenir à l'écran de bulletinage et poursuivre le traitement des fascicules.
808 +
809 +[[Consulter l'abonnement>>image:1781535427998-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
810 +
811 +[[Revenir sur le bulletinage>>image:1781535711578-532.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
812 +
813 +=== Consulter le périodique lié ===
814 +
815 +Depuis l'écran de **Bulletinage**, il est également possible d'accéder à un résumé de la **notice bibliographique du périodique** associé à un fascicule.
816 +
817 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
818 +1. Sur la ligne du fascicule, cliquer sur l'icône permettant d'ouvrir la **notice du périodique**.
819 +1. Une **nouvelle fenêtre** s'ouvre alors avec la notice bibliographique du périodique.
820 +
821 +[[Consulter le périodique lié>>image:1781535438421-414.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
822 +
823 +
824 +[[Résumé du périodique>>image:1781535766098-931.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
825 +
826 += Exemplariser =
827 +
828 +L'exemplarisation consiste à créer une **notice exemplaire** à partir d'un fascicule réceptionné. Cette opération permet de gérer le document physique conservé dans l'établissement, notamment sa localisation, son code-barres et ses modalités de communication.
829 +
830 +== Accéder aux fascicules à exemplariser ==
831 +
832 +(% class="box warningmessage" %)
833 +(((
834 +Les fascicules pouvant être exemplariser doivent avoir été préalablement **réceptionnés**.
835 +)))
836 +
837 +1. Accéder au menu **Périodiques > Exemplarisation**.
838 +1. Renseigner les critères de recherche souhaités :
839 +1*. titre du périodique ;
840 +1*. période de réception ;
841 +1*. site ;
842 +1*. état d'exemplarisation.
843 +1. Cliquer sur **Rechercher**.
844 +
845 +La liste des fascicules réceptionnés et non encore exemplariser s'affiche alors à l'écran.
846 +
847 +[[Rechercher les fascicules à exemplariser>>image:1781537217439-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
848 +
849 +== Exemplariser les fascicules réceptionnés ==
850 +
851 +1. Sélectionner le ou les fascicules à traiter.
852 +1. Cliquer sur **Exemplariser**
853 +1. La fenêtre de création de l'exemplaire s'ouvre automatiquement.
854 +1. Compléter les informations de l'exemplaire.
855 +1*. **Code-barres : **Identifiant unique de l'exemplaire.
856 +1*. **État : **État physique ou disponibilité de l'exemplaire. Par défaut, un exemplaire nouvellement créé est indiqué comme **Disponible**.
857 +1*. **Date de fin d'interdiction de prêt**: Date jusqu'à laquelle le fascicule ne peut pas être emprunté. Ce champ est souvent utilisé pour les périodiques récents qui doivent rester consultables sur place pendant une période déterminée avant d'être prêtés.
858 +1*. **Type de communication : **Définit les modalités de consultation de l'exemplaire.
859 +1*. **Catégorie de prêt : **Règles de prêt applicables à l'exemplaire.
860 +1*. **Site : **Établissement ou bibliothèque auquel est rattaché l'exemplaire dans une base multi-sites.
861 +1*. **Localisation : **Emplacement physique de l'exemplaire au sein du site.
862 +1. Enregistrer.
863 +
864 +[[Exemplariser>>image:1781537243089-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
865 +
866 +[[Renseigner la notice exemplaire>>image:1781537268174-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
867 +
868 +
869 +(% class="box infomessage" %)
870 +(((
871 +**Bon à savoir**
872 +
873 +Le compteur affiché à gauche de la ligne d'exemplaire indique le **nombre d'exemplaires restant à créer** par rapport à la quantité réceptionnée lors du bulletinage.
874 +
875 +L'icône située à côté de ce compteur permet d'ajouter un nouvel exemplaire.
876 +
877 +**Exemple :**
878 +
879 +Si un fascicule a été réceptionné en **3 exemplaires** :
880 +
881 +* après la création du premier exemplaire, le compteur affiche **2** ;
882 +* après la création du deuxième exemplaire, le compteur affiche **1** ;
883 +* après la création du troisième exemplaire, le compteur affiche **0**.
884 +
885 +Lorsque le compteur affiche **0**, cela signifie que tous les exemplaires correspondant à la quantité réceptionnée ont été créés.
886 +
887 +**Si le compteur est supérieur à 0, certains exemplaires restent encore à créer pour ce fascicule.**
888 +
889 +[[Ajout d'exemplaires>>image:1781537462953-976.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
890 +
891 +[[Pas d'exemplaires supplémentaires à créer>>image:1781537483777-587.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
892 +)))
893 +
894 += Consulter les informations de collection =
895 +
896 +Les informations** de collection** permettent de visualiser l'ensemble des fascicules connus pour un périodique, qu'ils aient été réceptionnés, manquants, non parus ou simplement attendus.
897 +
898 +Cette fonctionnalité offre une vue synthétique de la collection détenue par l'établissement et facilite le suivi des abonnements sur le long terme.
899 +
900 +Elle est particulièrement utile pour :
901 +
902 +* vérifier la complétude d'une collection ;
903 +* identifier les lacunes ;
904 +* contrôler les numéros reçus ;
905 +* préparer des opérations de récolement ou de désherbage ;
906 +* répondre aux demandes des lecteurs.
907 +
908 +L'état de collection est accessible depuis la **notice du périodique**.
909 +
910 +[[Notice Périodique>>image:1781622456507-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
911 +
912 +== Consulter les informations de l'abonnement ==
913 +
914 +La partie supérieure de l'écran rappelle les principales caractéristiques de l'abonnement :
915 +
916 +* **Périodicité** : rythme de publication du périodique.
917 +* **Date début abonnement** : date de début de l'abonnement.
918 +* **Date fin abonnement** : date de fin prévue de l'abonnement.
919 +* **Abon. cdés** : nombre d'abonnements commandés.
920 +* **Abon. reçus** : nombre d'abonnements réceptionnés.
921 +* **Fournisseur** : fournisseur associé à l'abonnement.
922 +* **Site destinataire** : établissement destinataire des fascicules.
923 +
924 +L'icône **loupe** permet d'accéder directement à la notice de l'abonnement.
925 +
926 +[[Information sur l'abonnement d'une notice périodique>>image:1781622503288-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
927 +
928 +== Consulter l'état de la collection ==
929 +
930 +La section **État de la collection** présente une synthèse des fascicules par année.
931 +
932 +Pour chaque année, Flora indique :
933 +
934 +* les **numéros présents** dans la collection ;
935 +* les éventuelles **lacunes** ;
936 +* les éventuels **doubles**.
937 +
938 +Dans l'exemple affiché :
939 +
940 +* en **2026**, les numéros **450 à 453** sont présents
941 +* le numéro **454** apparaît comme une **lacune** ;
942 +* aucun double n'est signalé.
943 +* en 2027, le numéro 455 et les numéros 457 à 458 sont présents
944 +* le numéro 456 n'est pas présent car non paru
945 +
946 +Cette présentation permet d'identifier rapidement les numéros manquants et de vérifier la cohérence de la collection.
947 +
948 +[[Etat de la collection d'une notice périodique>>image:1781622540919-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
949 +
950 +== Consulter le détail des numéros de périodique ==
951 +
952 +La section **Numéros de périodique** affiche l'ensemble des numéros connus pour le périodique.
953 +
954 +Pour chaque numéro, les informations suivantes sont disponibles :
955 +
956 +* Année : Année de rattachement du numéro.
957 +* Volume :  Volume auquel appartient le numéro lorsqu'une numérotation par volume est utilisée.
958 +* N° : Numéro du fascicule.
959 +* Date texte : Libellé de date affiché sur le fascicule (ex. : Mars 2027).
960 +* Type n°: Type de fascicule (standard, hors-série, supplément, numéro spécial, etc.).
961 +* Cote : Cote documentaire associée au numéro, si elle est renseignée.
962 +
963 +L'icône **loupe** située à droite de chaque ligne permet d'ouvrir directement la notice du numéro de périodique correspondant.
964 +
965 +[[Détail des numéros de périodique d'une notice périodique>>image:1781622580033-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
966 +
967 +=== Consulter les liens associés ===
968 +
969 +En bas de l'écran, la zone des **Liens** **inverses** récapitule les différents éléments associés au périodique :
970 +
971 +* **Exemplaires** : nombre d'exemplaires créés ;
972 +* **Numéros attendus** : nombre de fascicules générés dans le cadre des abonnements ;
973 +* **État de la collection** : accès à la synthèse de collection.
974 +* **Numéro périodique** : nombre de notices de numéros de périodiques déjà créées et intégrées à la collection.
975 +* **Abonnements :**(% style="background-color:transparent" %) liste des abonnements associés au périodique.(%%)(((
749 749  
750 750  )))
751 -)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
978 +
979 +[[Liens inverses d'une notice périodique>>image:1781622645244-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
980 +
981 +
982 += Gérer les réabonnements =
983 +
984 +== Principe de fonctionnement ==
985 +
986 +Le réabonnement automatique permet de préparer le renouvellement d'un abonnement arrivant à échéance sans avoir à recréer manuellement une nouvelle notice d'abonnement.
987 +
988 +Lors de l'exécution du réabonnement, Flora crée un nouvel abonnement à partir de l'abonnement existant en reprenant ses principaux paramètres (périodicité, fournisseur, paramètres de bulletinage, etc.).
989 +
990 +Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les périodiques faisant l'objet d'un renouvellement régulier.
991 +
992 +(% class="box infomessage" %)
752 752  (((
753 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
994 +**A savoir**
995 +\\L'activation du réabonnement automatique ne crée pas immédiatement un nouvel abonnement. Elle permet simplement d'indiquer à Flora que cet abonnement devra être pris en compte lors des prochaines opérations de réabonnement. Une fois l'échéance approchée, il sera alors possible de rechercher les abonnements concernés puis d'exécuter le réabonnement depuis les fonctions dédiées.
996 +)))
754 754  
998 +== Activer le réabonnement automatique ==
999 +
1000 +Le réabonnement automatique se paramètre directement lors de la création de la notice abonnement en renseignant les champs dédiés au réabonnement automatique.
1001 +
1002 +(% class="box warningmessage" %)
1003 +(((
1004 +**Attention**
1005 +
1006 +Pour qu'un abonnement puisse être pris en compte lors des opérations de réabonnement automatique, les deux champs suivants doivent impérativement être renseignés dans la notice d'abonnement :
1007 +
1008 +* **Gérer renouvellement** : **Oui**
1009 +* **Option de réabonnement** : **Automatique**
1010 +
1011 +Si l'un de ces deux paramètres n'est pas correctement renseigné, l'abonnement ne sera pas proposé dans la liste des abonnements à réabonner et le renouvellement automatique ne pourra pas être exécuté. Pensez donc à vérifier ces paramètres lors de la création de l'abonnement.
1012 +)))
1013 +
1014 +[[Champs relatifs au réabonnement dans une notice abonnement>>image:1781623896511-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1015 +
1016 +== Identifier les abonnements à renouveler ==
1017 +
1018 +Une fois le réabonnement automatique paramétré, Flora permet d'identifier les abonnements arrivant à échéance.
1019 +
1020 +1. Accéder au menu **Périodiques > Abonnement > Réabonnement**.
1021 +1. Renseigner les critères souhaités
1022 +1. Lancer la recherche
1023 +
1024 +La liste des abonnements éligibles au réabonnement s'affiche alors.
1025 +
1026 +[[Rechercher un abonnement à renouveler>>image:1781623988913-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1027 +
1028 +== Exécuter le réabonnement ==
1029 +
1030 +Après avoir identifié les abonnements à renouveler :
1031 +
1032 +1. Sélectionner le ou les abonnements concernés.
1033 +1. Lancer l'action **Réabonner**.
1034 +1. Une fenêtre de paramétrage du réabonnement s'ouvre.
1035 +1. Compléter les informations demandées pour le nouvel abonnement :
1036 +1*. dates de début ;
1037 +1*. durée en semaine ou en mois ;
1038 +1*. informations sur le budget ;
1039 +1*. gestion des numéros attendus.
1040 +1. Valider la création du réabonnement en cliquant sur la disquette.
1041 +1. Flora génère alors les nouvelles notices d'abonnement.
1042 +
1043 +Les nouveaux abonnements reprennent les paramètres du précédent abonnement tout en ouvrant une nouvelle période de suivi.
1044 +
1045 +(% class="box infomessage" %)
1046 +(((
1047 +**À savoir – Génération des numéros attendus lors du réabonnement**
1048 +
1049 +Le champ **Générer fascicules** définit la valeur qui sera reprise dans le nouvel abonnement créé lors du réabonnement.
1050 +
1051 +Dans le cadre de cette opération, seules les valeurs **À faire** et **Non** sont généralement utilisées :
1052 +
1053 +* **À faire** : les numéros attendus ne sont pas générés immédiatement. Le nouvel abonnement est créé avec une génération des fascicules en attente, qui pourra être lancée ultérieurement.
1054 +* **Non** : aucun numéro attendu ne sera généré pour le nouvel abonnement.
1055 +
1056 +Cette valeur sera reprise par le nouvel abonnement et déterminera son comportement lors des futures opérations de génération des fascicules.
1057 +
1058 +Dans la plupart des cas, il est recommandé de choisir **À faire** afin de pouvoir vérifier le nouvel abonnement avant de générer les numéros attendus.
1059 +)))
1060 +
1061 +[[Exécuter un réabonnement>>image:1781624046131-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1062 +
755 755  
756 756  )))
757 757  
1066 +(((
1067 +[[Compléter les informations sur le réabonnement>>image:1781624167987-939.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1068 +
758 758  
1070 +)))
1071 +)))|(% style="width:300px" %)(((
1072 +(% class="box" %)
1073 +(((
1074 +**Sommaire **
1075 +
1076 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
1077 +)))
1078 +
1079 +(% class="box" %)
1080 +(((
1081 +**Aller plus loin**
1082 +
1083 +* [[Cataloguer>>url:https://flora.doc.decalog.net/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/C.%20Biblioth%C3%A8que/Biblioth%C3%A8que%20Niveau%201/]]
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