Gérer les périodiques

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

La **gestion des périodiques** fait partie des activités essentielles des **bibliothèques et centres de documentation** : elle consiste à décrire et organiser les **publications en série** (revues, journaux, bulletins, lettres d’information) ainsi que leurs différents niveaux de contenu.

7

Dans **Flora**, cette gestion repose sur une **structuration hiérarchique** entre la **notice de périodique**, les **numéros publiés**, les **articles** et les **exemplaires conservés**.

8

9

Selon les **fonctionnalités activées dans l’installation**, les périodiques peuvent être gérés de manière simple par la **création manuelle des numéros**, ou via un **module avancé** permettant de suivre les **abonnements** et la **réception des fascicules**.

)))

(((

= Comprendre la gestion des périodiques dans Flora =

14

15

Dans Flora, la gestion des périodiques permet de cataloguer et suivre les **publications en série** (revues, bulletins, journaux, lettres d'information, etc.) en décrivant les différents niveaux qui les composent.

16

17

Cette gestion repose sur plusieurs types de notices reliées entre elles :

18

19

* **la notice périodique**, qui correspond au titre général de la publication

20

* **les numéros de périodiques**, qui décrivent les différents fascicules publié

21

* **les articles de périodiques**, qui permettent de décrire les contributions publiées dans un numéro ;

22

* **les exemplaires**, qui correspondent aux documents physiques conservés dans l’établissement.

23

24

L’ensemble forme une **structure hiérarchique** :

25

26

**Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire**

27

28

Cette organisation permet :

29

30

* de structurer les publications en série ;

31

* d’identifier précisément les numéros et leurs contenus ;

32

* de gérer les fascicules conservés et leur communication ;

33

* de naviguer facilement entre les différents niveaux grâce aux **liens automatiques entre notices**.

34

35

>(% class="small" %)Exemple de structuration d’un périodique dans Flora : la revue Archéologie aujourd’hui.

36

37

>(% class="small" %)Une première notice est créée pour le titre de la publication : Archéologie aujourd’hui.

38

39

>(% class="small" %)Pour chaque fascicule publié, une notice de numéro de périodique est créée. Par exemple : Archéologie aujourd’hui — n°42, mars 2024

40

41

>(% class="small" %)Les différents articles contenus dans ce numéro peuvent ensuite être décrits individuellement. Par exemple : Les nouvelles fouilles de Lascaux ; La céramique gallo-romaine en Aquitaine ; Les outils de l’âge du Bronze

42

43

>(% class="small" %)Si le numéro est conservé dans l’établissement, un exemplaire peut être créé.

44

45

= Les deux modes de gestion des périodiques =

46

47

== Gestion simple des périodiques ==

48

49

Dans ce mode, les numéros de périodiques sont **créés manuellement** depuis la notice du périodique.

50

51

Ce fonctionnement correspond à un usage documentaire classique :

52

53

1. création de la notice du périodique ;

54

1. création des numéros de périodiques ;

55

1. création éventuelle des exemplaires ;

56

1. ajout des articles.

57

58

Ce mode est généralement utilisé lorsque :

59

60

* la collection de périodiques est limitée ;

61

* les numéros sont catalogués ponctuellement ;

62

* il n’y a pas de suivi d’abonnement.

63

64

(% class="box infomessage" %)

65

(((

66

La gestion simple des périodiques correspond à la **fonctionnalité standard de Flora**, disponible dans toutes les installations du logiciel.

67

)))

68

69

== Gestion avancée avec suivi des abonnements ==

70

71

Certaines installations de Flora disposent du **module de gestion des abonnements aux périodiques**.

72

73

Dans ce mode, la gestion repose sur le suivi des fascicules attendus.

74

75

Le principe est le suivant :

76

77

1. création de la notice du périodique ;

78

1. création d’un abonnement ;

79

1. définition d’un calendrier de bulletinage ;

80

1. génération automatique des fascicules attendus ;

81

1. suivi de la réception des numéros ;

82

1. exemplarisation des fascicules.

83

84

Ce mode est généralement utilisé lorsque :

85

86

* l’établissement gère **plusieurs abonnements à des périodiques** ;

87

* il est nécessaire de **suivre la réception des fascicules attendus** ;

88

* la gestion des collections de périodiques doit être **automatisée et suivie dans le temps** ;

89

* les numéros sont **reçus régulièrement et doivent être traités au fil des parutions**.

90

91

(% class="box infomessage" %)

92

(((

93

La gestion avancée des périodiques correspond au **niveau 2 de la Bibliothèque**, une **option supplémentaire (payante)** qui doit être activée pour bénéficier des fonctionnalités de gestion des abonnements et du bulletinage.

94

)))

95

)))

96

)))|(% style="width:300px" %)(((

97

(% class="box" %)

98

(((

99

**Sommaire**