La gestion des périodiques fait partie des activités essentielles des bibliothèques et centres de documentation : elle consiste à décrire et organiser les publications en série (revues, journaux, bulletins, lettres d’information) ainsi que leurs différents niveaux de contenu.
Dans Flora, cette gestion repose sur une structuration hiérarchique entre la notice de périodique, les numéros publiés, les articles et les exemplaires conservés.
Selon les fonctionnalités activées dans l’installation, les périodiques peuvent être gérés de manière simple par la création manuelle des numéros, ou via un module avancé permettant de suivre les abonnements et la réception des fascicules.
Comprendre la gestion des périodiques dans Flora
Dans Flora, la gestion des périodiques permet de cataloguer et suivre les publications en série (revues, bulletins, journaux, lettres d'information, etc.) en décrivant les différents niveaux qui les composent.
Cette gestion repose sur plusieurs types de notices reliées entre elles :
- la notice périodique, qui correspond au titre général de la publication
- les numéros de périodiques, qui décrivent les différents fascicules publié
- les articles de périodiques, qui permettent de décrire les contributions publiées dans un numéro ;
- les exemplaires, qui correspondent aux documents physiques conservés dans l’établissement.
L’ensemble forme une structure hiérarchique :
Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire
Cette organisation permet :
- de structurer les publications en série ;
- d’identifier précisément les numéros et leurs contenus ;
- de gérer les fascicules conservés et leur communication ;
- de naviguer facilement entre les différents niveaux grâce aux liens automatiques entre notices.
Exemple de structuration d’un périodique dans Flora : la revue Archéologie aujourd’hui.
Une première notice est créée pour le titre de la publication : Archéologie aujourd’hui.
Pour chaque fascicule publié, une notice de numéro de périodique est créée. Par exemple : Archéologie aujourd’hui — n°42, mars 2024
Les différents articles contenus dans ce numéro peuvent ensuite être décrits individuellement. Par exemple : Les nouvelles fouilles de Lascaux ; La céramique gallo-romaine en Aquitaine ; Les outils de l’âge du Bronze
Si le numéro est conservé dans l’établissement, un exemplaire peut être créé.
Les deux modes de gestion des périodiques
Gestion simple des périodiques
Dans ce mode, les numéros de périodiques sont créés manuellement depuis la notice du périodique.
Ce fonctionnement correspond à un usage documentaire classique :
- création de la notice du périodique ;
- création des numéros de périodiques ;
- création éventuelle des exemplaires ;
- ajout des articles.
Ce mode est généralement utilisé lorsque :
- la collection de périodiques est limitée ;
- les numéros sont catalogués ponctuellement ;
- il n’y a pas de suivi d’abonnement.
La gestion simple des périodiques correspond à la fonctionnalité standard de Flora, disponible dans toutes les installations du logiciel.
Gestion avancée avec suivi des abonnements
Certaines installations de Flora disposent du module de gestion des abonnements aux périodiques.
Dans ce mode, la gestion repose sur le suivi des fascicules attendus.
Le principe est le suivant :
- création de la notice du périodique ;
- création d’un abonnement ;
- définition d’un calendrier de bulletinage ;
- génération automatique des fascicules attendus ;
- suivi de la réception des numéros ;
- exemplarisation des fascicules.
Ce mode est généralement utilisé lorsque :
- l’établissement gère plusieurs abonnements à des périodiques ;
- il est nécessaire de suivre la réception des fascicules attendus ;
- la gestion des collections de périodiques doit être automatisée et suivie dans le temps ;
- les numéros sont reçus régulièrement et doivent être traités au fil des parutions.
La gestion avancée des périodiques correspond au niveau 2 de la Bibliothèque, une option supplémentaire (payante) qui doit être activée pour bénéficier des fonctionnalités de gestion des abonnements et du bulletinage.
