Gérer les périodiques

1

**PAGE EN COURS DE REDACTION**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

)))

(((

= Comprendre la gestion des périodiques dans Flora =

11

12

13

Dans Flora, la gestion des périodiques permet de cataloguer et suivre les **publications en série** (revues, bulletins, journaux, lettres d'information, etc.) en décrivant les différents niveaux qui les composent.

14

15

Cette gestion repose sur plusieurs types de notices reliées entre elles :

16

17

* **la notice de périodique**, qui correspond au titre général de la publication

18

* **les numéros de périodiques**, qui décrivent les différents fascicules publié

19

* **les articles de périodiques**, qui permettent de décrire les contributions publiées dans un numéro ;

20

* **les exemplaires**, qui correspondent aux documents physiques conservés dans l’établissement.

21

22

L’ensemble forme une **structure hiérarchique** :

23

24

**Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire**

25

26

Cette organisation permet :

27

28

* de structurer les publications en série ;

29

* d’identifier précisément les numéros et leurs contenus ;

30

* de gérer les fascicules conservés et leur communication ;

31

* de naviguer facilement entre les différents niveaux grâce aux **liens automatiques entre notices**.

32

33

>(% class="small" %)Exemple de structuration d’un périodique dans Flora : la revue Archéologie aujourd’hui.

34

35

>(% class="small" %)Une première notice est créée pour le titre de la publication : Archéologie aujourd’hui.

36

37

>(% class="small" %)Pour chaque fascicule publié, une notice de numéro de périodique est créée. Par exemple : Archéologie aujourd’hui — n°42, mars 2024

38

39

>(% class="small" %)Les différents articles contenus dans ce numéro peuvent ensuite être décrits individuellement : Les nouvelles fouilles de Lascaux ; La céramique gallo-romaine en Aquitaine ; Les outils de l’âge du Bronze

40

41

>(% class="small" %)Si le numéro est conservé dans l’établissement, un exemplaire peut être créé.

42

)))

43

)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)

(((

)))

= Gérer des périodiques =

49

50

Dans Flora, il est possible de créer des périodiques, des numéros de périodiques ; de créer des articles et de les lier à des numéros de périodiques.

51

52

== Créer un périodique ==

53

54

Pour créer un périodique, se positionner dans le sous-menu Saisie et sélectionner une grille de saisie dédiée au type Périodiques.

55

56

57

[[image:1737722684578-131.png]]

58

59

Une grille de saisie s'ouvre. Compléter les champs à l'aide de la [[FAQ sur les principaux champs de l'UNIMARC>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]] et enregistrer.

60

61

=== Remplir le champ ISSN pour les périodiques ===

62

63

==== Qu'est-ce qu'un numéro ISSN ? ====

64

65

L'ISSN est un numéro identifiant les titres de publications en série. L'ISSN (International Standard Serial Number) est un code international normalisé régi par la norme ISO 3297 : 2022. Il permet d'identifier de manière univoque et non ambiguë toute publication en série.

66

67

Il s’applique aux types de publication suivants :

68

69

* journaux, magazines, bulletins, lettres d’information, revues et autres périodiques

70

* collections éditoriales (de livres, de DVD vidéo, de cédéroms)

71

* rapports, annuaires, répertoires, mémoires, actes de colloque et de congrès dont le titre est récurrent

72

* publications à feuillets mobiles à mise à jour

73

* bases de données à mise à jour

74

* sites Web à mise(s) à jour (non statiques)

75

* blogs à caractère scientifique dont les billets s’apparentent à de courts articles

76

* podcasts scientifiques sans nombre d’épisodes déterminé à l’avance

77

* wikis à mise(s) à jour

78

79

Pour plus d'informations sur le numéro ISSN, cliquer [[ici>>url:https://www.bnf.fr/fr/quest-ce-que-lissn]].

80

81

**Il est donc conseillé de remplir le numéro ISSN du périodique.**

82

83

[[image:1737723312071-298.png]]

84

85

=== Visualiser la notice de périodique ===

86

87

Pour visualiser tous les champs saisis, se positionner sur la vue standard.

88

89

[[image:1737965808074-621.png]]

90

91

== Créer des numéros de périodique ==

92

93

La création de numéros de périodique est effectuée depuis la notice bibliographique du périodique. Pour créer un numéro de périodique, se positionner sur le bouton [[image:1737965952428-455.png]], situé dans la barre d'outils.

94

95

[[image:1737965927956-893.png]]

96

97

Remplir les champs de la grille de saisie et enregistrer.

98

99

[[image:1737966030069-493.png]]

100

101

=== Visualiser la notice numéro de périodique ===

102

103

Le lien vers le périodique est automatiquement incrémenté.

104

105

[[image:1737966174429-774.png]]

106

107

=== Visualiser le numéro de périodique dans la notice périodique ===

108

109

Les numéros de périodiques créés sont automatiquement liés à la notice de périodique.

110

111

[[image:1737966727693-942.png]]

112

113

=== Exemplariser le numéro de périodique ===

114

115

Il est également possible d'exemplariser un numéro de périodique.

116

117

[[image:1737966293321-396.png]]

118

119

Utiliser la grille de saisie dédiée aux périodiques. Remplir les champs et enregistrer.

120

121

[[image:1737966358490-869.png]]

122

123

==== Visualiser la notice exemplaire ====

124

125

Les liens vers le périodique et le numéro de périodique sont automatiquement incrémentés.

126

127

[[image:1737966452555-393.png]]

128

129

==== Visualiser l'exemplaire dans la notice numéro de périodique ====

130

131

[[image:1737966633363-910.png]]

132

133

== Créer des articles de périodiques ==

134

135

Pour créer un article de périodique, se positionner dans le sous-menu Saisie et sélectionner la grille de saisie Articles de périodiques.

136

137

Une grille de saisie s'ouvre. Compléter les champs à l'aide de la [[FAQ sur les principaux champs de l'UNIMARC>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Biblioth%C3%A8que%20%3A%20Les%20principaux%20champs%20de%20l%E2%80%99UNIMARC/]] et enregistrer.

138

139

[[image:1737722891692-400.png]]

140

141

=== Lier un article à un périodique ===

142

143

Dans la grille de saisie des Articles de périodiques, se positionner dans le groupe de champs Niveaux et remplir le champ **Niveau de l'unité matérielle**.

144

145

[[image:1737723150482-653.png]]

146

147

=== Lier un article à un numéro de périodique ===

148

149

Dans la grille de saisie des Articles de périodiques, se positionner dans le groupe de champs Niveaux et remplir le champ **N° périodique**.

150

151

[[image:1737723195378-372.png]]

152

153

=== Visualiser la notice article de périodique ===

154

155

[[image:1737967193268-458.png]]

156

157

=== Visualiser l'article de périodique dans les notices périodique et numéro de périodique ===

158

159

Attention : le lien vers l'article de périodique correspond au lien **catalogue** dans les notices suivantes.

==== Périodique ====

[[image:1737967446438-133.png]]

164

165

==== Numéro de périodique ====

166

167

[[image:1737967405157-982.png]]

Bienvenue dans le service Périodiques de Flora !

172

173

Le service Périodiques de Flora prend en compte l'ensemble de la chaîne de gestion des publications en série. Cette chaîne repose sur deux types de notices :

174

175

* les notices de périodiques issues du catalogue de votre bibliothèque ou centre de documentation

176

* les notices d'abonnement liées aux notices de périodiques.

177

178

A partir de leur création, vous pouvez mettre en place :

179

180

- les services aux utilisateurs :

181

182

* réception des bulletins

183

* circulation des périodiques

184

* indexation des numéros de périodiques

185

* préparation des exemplaires pour le prêt.

186

187

- la gestion administrative et financière des abonnements :

188

189

* gestion des commandes

190

* gestion des dons et des échanges

191

* édition des bons de commande

192

* enregistrement des factures

193

* relance aux fournisseurs

194

* réabonnement.

195

196

Le premier chapitre de cette documentation présente les concepts de base du service Périodiques. Le deuxième chapitre présente l'interface du service. Les procédures de création et suivi d'abonnement sont détaillées dans les chapitres suivants.

197

198

Pour tout ce qui concerne les commandes et la facturation, merci de vous reporter à la documentation Flora Service Acquisition.

199

200

(% class="reference" %)

201

Prérequis : afin d'appréhender au mieux les fonctionnalités du service Périodiques, il est conseillé de maîtriser les fonctions de base de Flora, notamment le catalogage et la recherche (référez-vous aux documentations Flora Référencement et Recherche documentaire).

202

203

= Avant de commencer =

204

205

== Vie d'un abonnement ==

206

207

Un abonnement est créé à partir d'une référence bibliographique d'un périodique.

208

209

La gestion d'un abonnement consiste avant tout à suivre la réception des numéros attendus. Cela peut être la seule raison d'être de votre service d'abonnements dans Flora.

210

211

Si vous avez l'intention de permettre le prêt de vos numéros de périodiques, vous pouvez exemplariser les numéros reçus, en leur affectant un code-barres, une localisation, ...

212

213

En parallèle, vous pouvez créer des commandes d'abonnements auprès de vos fournisseurs. A partir des commandes, la gestion de la facturation devient possible. Ces aspects de la gestion font l'objet d'une autre documentation.

214

215

[[image:image-polaroid-light.svg||height="40" width="40"]]

216

217

//Schéma des étapes de gestion d'un abonnement.//

218

219

== Quelques définitions ==

220

221

**Calendrier prévisionnel** : présentation des dates où un numéro de l'abonnement est attendu : standard, hors-série, supplément ou numéro spécial.

222

223

**Numéro attendu** : à partir de la périodicité de l'abonnement et du nombre d'abonnements du titre, Flora créé une fiche pour chaque numéro attendu. Pour un mensuel pour lequel dix abonnements ont été souscrits sur un an, Flora prépare donc 120 numéros attendus.

224

225

**Exemplarisation** : création d'une fiche d'exemplaire contenant les informations nécessaire à la gestion de la communication du numéro.

226

227

**Panier d'abonnement** : tout abonnement créé, non commandé et non validé est disponible pour inclusion dans une commande : il est dans le **panier d'abonnement**.

228

229

== Comment utiliser cette documentation ? ==

230

231

Cette documentation a été organisée de façon à suivre au plus près les fonctionnalités proposées par le service Périodiques et leur présentation et utilisation dans Flora.

**Au sommaire...**

Après une présentation générale du service Périodiques (chapitre Démarrer) , toutes les étapes possibles dans la préparation et gestion des commandes sont décrites dans les chapitres suivants :

236

237

* [[Création d'abonnement>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.C\. Création d'abonnement.WebHome]] : comment créer un abonnement à partir d'une référence catalographique, avec toutes les informations nécessaires à son suivi.

238

* [[Calendrier >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.D\. Calendrier.WebHome]]: comment mettre en place le calendrier des numéros attendus.

239

* [[Gestion des abonnements>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.E\. Gestion des abonnements.WebHome]] : comment rechercher et modifier les abonnements en cours.

240

* [[Réabonnement >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.F\. Réabonnement.WebHome]]: comment se réabonner aux périodiques.

241

* [[Bulletinage >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.G\. Bulletinage.WebHome]]: comment suivre la réception des numéros, éventuellement en exemplarisant en même temps.

242

* [[Exemplarisation >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.H\. Exemplarisation.WebHome]]: comment préparer les numéros reçus pour la communication.

243

* [[Listes de circulation>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.I\. Liste de circulation.WebHome]] : comment créer les listes, les associer aux abonnements et numéros et les imprimer lors de l'exemplarisation.

244

* [[Modèles d'abonnement>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.J\. Modèles d'abonnement.WebHome]] : comment mettre en place des modèles pour faciliter la création rapide des abonnements ayant les mêmes caractéristiques.

245

* [[Commandes et relances>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.K\. Commandes et relances.WebHome]] : comment suivre la commande et éventuellement la facturation des abonnements, comment relancer un fournisseur.

246

* [[Etat de collection>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.L\. Etat de collection.WebHome]] : comment visualiser les informations des états de collection de périodiques.

247

248

Pour chaque fonction présentée, le découpage est identique :

249

250

* **Standard** : présentation du fonctionnement standard. Avec une explication étape par étape, vous suivez le processus et l'impact du fonctionnement standard de Flora sur l'environnement, à partir d'exemples concrets. Le profil à utiliser pour activer et visualiser la fonctionnalité est précisé au début de chaque chapitre.

**Profils utilisés**

Pour accéder aux fonctions exposées ici, un code et un mot de passe sont requis. Dans cette documentation, vous utiliserez les profils suivants :

255

256

* Gestionnaire des périodiques : utilisateur professionnel chargé des abonnements et périodiques pour le site. Code/mot de passe per/per.

257

* Gestionnaire fonctionnel : utilisateur professionnel chargé de la gestion biblioéconomique du site (catalogage, acquisition, périodiques, communication). Code/mot de passe gest/gest.

**Conventions**

Des conventions typographiques ont été utilisées dans cette documentation, pour vous permettre d'accéder facilement à l'information.

262

263

(% class="Table" style="border:undefined" %)

264

|(((

265