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Modifications pour le document Gérer les périodiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/03/09 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/03/09 13:58
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/02 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,109 +1,142 @@
1 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -La **gestion des périodiques** fait partie des activités essentielles des **bibliothèques et centres de documentation** : elle consiste à décrire et organiser les **publications en série** (revues, journaux, bulletins, lettres d’information) ainsi que leurs différents niveaux de contenu.
7 -Dans **Flora**, cette gestion repose sur une **structuration hiérarchique** entre la **notice de périodique**, les **numéros publiés**, les **articles** et les **exemplaires conservés**.
5 +Bienvenue dans le service Périodiques de Flora !
8 8  
9 -Selon les **fonctionnalités activées dans l’installation**, les périodiques peuvent être gérés de manière simple par la **création manuelle des numéros**, ou via un **module avancé** permettant de suivre les **abonnements** et la **réception des fascicules**.
10 -)))
7 +Le service Périodiques de Flora prend en compte l'ensemble de la chaîne de gestion des publications en série. Cette chaîne repose sur deux types de notices :
11 11  
12 -(((
13 -= Comprendre la gestion des périodiques dans Flora =
9 +* les notices de périodiques issues du catalogue de votre bibliothèque ou centre de documentation
10 +* les notices d'abonnement liées aux notices de périodiques.
14 14  
15 -Dans Flora, la gestion des périodiques permet de cataloguer et suivre les **publications en série** (revues, bulletins, journaux, lettres d'information, etc.) en décrivant les différents niveaux qui les composent.
12 +A partir de leur création, vous pouvez mettre en place :
16 16  
17 -Cette gestion repose sur plusieurs types de notices reliées entre elles :
14 +- les services aux utilisateurs :
18 18  
19 -* **la notice périodique**, qui correspond au titre général de la publication
20 -* **les numéros de périodiques**, qui décrivent les différents fascicules publié
21 -* **les articles de périodiques**, qui permettent de décrire les contributions publiées dans un numéro ;
22 -* **les exemplaires**, qui correspondent aux documents physiques conservés dans l’établissement.
16 +* réception des bulletins
17 +* circulation des périodiques
18 +* indexation des numéros de périodiques
19 +* préparation des exemplaires pour le prêt.
23 23  
24 -L’ensemble forme une **structure hiérarchique** :
21 +- la gestion administrative et financière des abonnements :
25 25  
26 -**Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire**
23 +* gestion des commandes
24 +* gestion des dons et des échanges
25 +* édition des bons de commande
26 +* enregistrement des factures
27 +* relance aux fournisseurs
28 +* réabonnement.
27 27  
28 -Cette organisation permet :
30 +Le premier chapitre de cette documentation présente les concepts de base du service Périodiques. Le deuxième chapitre présente l'interface du service. Les procédures de création et suivi d'abonnement sont détaillées dans les chapitres suivants.
29 29  
30 -* de structurer les publications en série ;
31 -* d’identifier précisément les numéros et leurs contenus ;
32 -* de gérer les fascicules conservés et leur communication ;
33 -* de naviguer facilement entre les différents niveaux grâce aux **liens automatiques entre notices**.
32 +Pour tout ce qui concerne les commandes et la facturation, merci de vous reporter à la documentation Flora Service Acquisition.
34 34  
35 ->(% class="small" %)Exemple de structuration d’un périodique dans Flora : la revue Archéologie aujourd’hui.
34 +(% class="reference" %)
35 +Prérequis : afin d'appréhender au mieux les fonctionnalités du service Périodiques, il est conseillé de maîtriser les fonctions de base de Flora, notamment le catalogage et la recherche (référez-vous aux documentations Flora Référencement et Recherche documentaire).
36 36  
37 ->(% class="small" %)Une première notice est créée pour le titre de la publication : Archéologie aujourd’hui.
37 += Avant de commencer =
38 38  
39 ->(% class="small" %)Pour chaque fascicule publié, une notice de numéro de périodique est créée. Par exemple : Archéologie aujourd’hui — n°42, mars 2024
39 +== Vie d'un abonnement ==
40 40  
41 ->(% class="small" %)Les différents articles contenus dans ce numéro peuvent ensuite être décrits individuellement. Par exemple : Les nouvelles fouilles de Lascaux ; La céramique gallo-romaine en Aquitaine ; Les outils de l’âge du Bronze
41 +Un abonnement est créé à partir d'une référence bibliographique d'un périodique.
42 42  
43 ->(% class="small" %)Si le numéro est conservé dans l’établissement, un exemplaire peut être créé.
43 +La gestion d'un abonnement consiste avant tout à suivre la réception des numéros attendus. Cela peut être la seule raison d'être de votre service d'abonnements dans Flora.
44 44  
45 -= Les deux modes de gestion des périodiques =
45 +Si vous avez l'intention de permettre le prêt de vos numéros de périodiques, vous pouvez exemplariser les numéros reçus, en leur affectant un code-barres, une localisation, ...
46 46  
47 -== Gestion simple des périodiques ==
47 +En parallèle, vous pouvez créer des commandes d'abonnements auprès de vos fournisseurs. A partir des commandes, la gestion de la facturation devient possible. Ces aspects de la gestion font l'objet d'une autre documentation.
48 48  
49 -Dans ce mode, les numéros de périodiques sont **créés manuellement** depuis la notice du périodique.
49 +[[image:image-polaroid-light.svg||height="40" width="40"]]
50 50  
51 -Ce fonctionnement correspond à un usage documentaire classique :
51 +//Schéma des étapes de gestion d'un abonnement.//
52 52  
53 -1. création de la notice du périodique ;
54 -1. création des numéros de périodiques ;
55 -1. création éventuelle des exemplaires ;
56 -1. ajout des articles.
53 +== Quelques définitions ==
57 57  
58 -Ce mode est généralement utilisé lorsque :
55 +**Calendrier prévisionnel** : présentation des dates où un numéro de l'abonnement est attendu : standard, hors-série, supplément ou numéro spécial.
59 59  
60 -* la collection de périodiques est limitée ;
61 -* les numéros sont catalogués ponctuellement ;
62 -* il n’y a pas de suivi d’abonnement.
57 +**Numéro attendu** : à partir de la périodicité de l'abonnement et du nombre d'abonnements du titre, Flora créé une fiche pour chaque numéro attendu. Pour un mensuel pour lequel dix abonnements ont été souscrits sur un an, Flora prépare donc 120 numéros attendus.
63 63  
64 -(% class="box infomessage" %)
65 -(((
66 -La gestion simple des périodiques correspond à la **fonctionnalité standard de Flora**, disponible dans toutes les installations du logiciel.
67 -)))
59 +**Exemplarisation** : création d'une fiche d'exemplaire contenant les informations nécessaire à la gestion de la communication du numéro.
68 68  
69 -== Gestion avancée avec suivi des abonnements ==
61 +**Panier d'abonnement** : tout abonnement créé, non commandé et non validé est disponible pour inclusion dans une commande : il est dans le **panier d'abonnement**.
70 70  
71 -Certaines installations de Flora disposent du **module de gestion des abonnements aux périodiques**.
63 +== Comment utiliser cette documentation ? ==
72 72  
73 -Dans ce mode, la gestion repose sur le suivi des fascicules attendus.
65 +Cette documentation a été organisée de façon à suivre au plus près les fonctionnalités proposées par le service Périodiques et leur présentation et utilisation dans Flora.
74 74  
75 -Le principe est le suivant :
67 +**Au sommaire...**
76 76  
77 -1. création de la notice du périodique ;
78 -1. création d’un abonnement ;
79 -1. définition d’un calendrier de bulletinage ;
80 -1. génération automatique des fascicules attendus ;
81 -1. suivi de la réception des numéros ;
82 -1. exemplarisation des fascicules.
69 +Après une présentation générale du service Périodiques (chapitre Démarrer) , toutes les étapes possibles dans la préparation et gestion des commandes sont décrites dans les chapitres suivants :
83 83  
84 -Ce mode est généralement utilisé lorsque :
71 +* [[Création d'abonnement>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.C\. Création d'abonnement.WebHome]] : comment créer un abonnement à partir d'une référence catalographique, avec toutes les informations nécessaires à son suivi.
72 +* [[Calendrier >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.D\. Calendrier.WebHome]]: comment mettre en place le calendrier des numéros attendus.
73 +* [[Gestion des abonnements>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.E\. Gestion des abonnements.WebHome]] : comment rechercher et modifier les abonnements en cours.
74 +* [[Réabonnement >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.F\. Réabonnement.WebHome]]: comment se réabonner aux périodiques.
75 +* [[Bulletinage >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.G\. Bulletinage.WebHome]]: comment suivre la réception des numéros, éventuellement en exemplarisant en même temps.
76 +* [[Exemplarisation >>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.H\. Exemplarisation.WebHome]]: comment préparer les numéros reçus pour la communication.
77 +* [[Listes de circulation>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.I\. Liste de circulation.WebHome]] : comment créer les listes, les associer aux abonnements et numéros et les imprimer lors de l'exemplarisation.
78 +* [[Modèles d'abonnement>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.J\. Modèles d'abonnement.WebHome]] : comment mettre en place des modèles pour faciliter la création rapide des abonnements ayant les mêmes caractéristiques.
79 +* [[Commandes et relances>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.K\. Commandes et relances.WebHome]] : comment suivre la commande et éventuellement la facturation des abonnements, comment relancer un fournisseur.
80 +* [[Etat de collection>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.7 Le service Périodiques.7\.L\. Etat de collection.WebHome]] : comment visualiser les informations des états de collection de périodiques.
85 85  
86 -* l’établissement gère **plusieurs abonnements à des périodiques** ;
87 -* il est nécessaire de **suivre la réception des fascicules attendus** ;
88 -* la gestion des collections de périodiques doit être **automatisée et suivie dans le temps** ;
89 -* les numéros sont **reçus régulièrement et doivent être traités au fil des parutions**.
82 +Pour chaque fonction présentée, le découpage est identique :
90 90  
91 -(% class="box infomessage" %)
92 -(((
93 -La gestion avancée des périodiques correspond au **niveau 2 de la Bibliothèque**, une **option supplémentaire (payante)** qui doit être activée pour bénéficier des fonctionnalités de gestion des abonnements et du bulletinage.
84 +* **Standard** : présentation du fonctionnement standard. Avec une explication étape par étape, vous suivez le processus et l'impact du fonctionnement standard de Flora sur l'environnement, à partir d'exemples concrets. Le profil à utiliser pour activer et visualiser la fonctionnalité est précisé au début de chaque chapitre.
85 +
86 +**Profils utilisés**
87 +
88 +Pour accéder aux fonctions exposées ici, un code et un mot de passe sont requis. Dans cette documentation, vous utiliserez les profils suivants :
89 +
90 +* Gestionnaire des périodiques : utilisateur professionnel chargé des abonnements et périodiques pour le site. Code/mot de passe per/per.
91 +* Gestionnaire fonctionnel : utilisateur professionnel chargé de la gestion biblioéconomique du site (catalogage, acquisition, périodiques, communication). Code/mot de passe gest/gest.
92 +
93 +**Conventions**
94 +
95 +Des conventions typographiques ont été utilisées dans cette documentation, pour vous permettre d'accéder facilement à l'information.
96 +
97 +(% class="Table" style="border:undefined" %)
98 +|(((
99 +(% class="Table" style="border:undefined; padding:.75pt .75pt .75pt .75pt" %)
100 +|(((
101 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
102 +Menu Communication / Lecteur, touche Entrer, bouton OK
103 +)))|(((
104 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
105 +Objets cliquables dans Flora permettant une interaction
94 94  )))
107 +|(((
108 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
109 +État, Date de parution
110 +)))|(((
111 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
112 +Désignation d'un champ ou d'une information spécifique définie dans un fichier de Flora
95 95  )))
96 -)))|(% style="width:300px" %)(((
97 -(% class="box" %)
98 -(((
99 -**Sommaire**
100 -
101 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
114 +|(((
115 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
116 +Sélectionnez Grille de saisie simplifiée ... L'état passe à A valider
117 +)))|(((
118 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
119 +Désignation de la valeur d'un champ ou d'un paramètre défini dans Flora, à sélectionner ou saisir.
102 102  )))
103 -
104 -(% class="box" %)
105 -(((
106 -**Aller plus loin**
121 +|(% style="height:45.0pt" %)(((
122 +(% class="exemplep" style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
123 +(% style="height:45.0pt" %)Vous devez enregistrer une périodicité particulière, ...
124 +)))|(% style="height:45.0pt" %)(((
125 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
126 +(% style="height:45.0pt" %)Exemples et cas pratiques
127 +)))
128 +|(((
129 +(% class="reference" style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
130 +Un conseil : ...
131 +)))|(((
132 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
133 +Mise en évidence d'informations pratiques : conseil, astuce, mise en garde, ...
134 +)))
135 +|(((
136 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
107 107  
138 +)))[[image:image-polaroid-light.svg||height="40" width="40"]] [[image:image-polaroid-light.svg||height="40" width="40"]]|(((
139 +(% style="padding:.6pt .6pt .6pt .6pt" %)
140 +Passer d'une étape de fonctionnement à la précédente / suivante
108 108  )))
109 109  )))
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