PAGE EN COURS DE REDACTION

Certains titres doivent pouvoir circuler entre différents destinataires désignés.

Avec Flora, vous pouvez créer des listes de circulation et les associer à vos abonnements. Les listes de circulation sont accessibles à partir des vues de l’abonnement et des numéros attendus. Elles peuvent ensuite être imprimées et attachées aux numéros reçus.

I.1. Rechercher

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/2 : rechercher une liste

Sélectionnez l'espace de travail Périodiques, puis cliquez sur le menu Périodiques / Gestion / Liste de circulation. Le formulaire de recherche/saisie des listes est présenté.

Saisissez le nom ou le début du nom. A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone. Cliquez sur Rechercher. Pour afficher la liste de toutes les listes, cliquez directement sur Rechercher sans rien saisir.

Formulaire de recherche des listes de circulation

Etape 2/2 : visualiser les listes

Cliquez sur le numéro de rang d'une des listes, ou cochez une ou plusieurs ligne(s) et cliquez sur  pour visualiser les fiches des listes. Chaque liste est présentée avec ses membres : un clic sur le bouton  permet de visualiser les fiches des membres de la liste sélectionnés.

Visualisation d'une liste de circulation

Les actions habituelles sont accessibles à partir de la vue : modification, duplication, suppression, ...

Lors de la suppression d'un utilisateur de la base, il est enlevé automatiquement de toute liste de circulation.

I.2. Créer

Standard

Profil utilisé : per/per

Etape 1/6 : ouvrir l'écran de saisie

Cliquez sur  dans le formulaire de recherche. L'écran de saisie s'ouvre, découpé en quatre zones :

• grille de saisie,
• formulaire de recherche des membres potentiels,
• résultat de la recherche,
• membres de la liste.

Les onglets permettent de choisir les zones à afficher :

• ** : toute la grille de saisie (c’est-à-dire le contenu des deux onglets suivants),
• Général : données de la liste de circulation,
• Membres : recherche et sélection des membres de la liste.

Etape 2/6 : saisir les caractéristiques de la liste

Saisissez un nom unique pour la nouvelle liste. Ce champ est obligatoire.

Sélectionnez le type de gestion de circulation dans la liste :

• simple
• marguerite
• linéaire pour stockage direct.

Pour vos propres besoins administratifs, renseignez éventuellement les champs Référence, Délais et Description.

Etape 3/6 : rechercher les membres de la liste

Pour rechercher les membres potentiels :

• sélectionnez le mode de recherche simple (onglet Recherche) ou le mode de recherche multicritères (onglet Avancée),
• sélectionnez le type de membres dans la liste (Utilisateur ou Organisme par défaut),
• saisissez les critères de recherche,
• cliquez sur le bouton Rechercher.

Les résultats de la recherche s’affichent dans la zone Résultat de la recherche. Si aucun membre ne correspond à la recherche alors le message Aucune réponse à votre question s'affiche.

Etape 4/6 : sélectionner les membres de la liste

Sélectionnez le(s) élément(s) de votre choix dans la liste résultat et associez-le(s) à la liste via le bouton  ou double-cliquez sur l'élément pour l'ajouter directement à la liste.

Pour supprimer un ou plusieurs membre(s) de la liste, sélectionnez-le(s) dans la liste des membres, et cliquez sur le bouton  . Les éléments dissociés passent alors dans la liste résultat. Un double-clic sur un membre de la liste permet aussi de le dissocier directement.

Une liste peut contenir plusieurs types de membre.

Etape 5/6 : ordonner les membres de la liste

L'ordre d'affichage des membres dans une liste sera repris dans l'édition de la liste de diffusion.

Sélectionnez le(s) membre(s) à déplacer puis utilisez le bouton  pour le(s) déplacer vers le haut ou le bouton  pour le(s) déplacer vers le bas.

Etape 6/6 : enregistrer la liste

Cliquez sur  . La nouvelle liste s'affiche avec ses membres.

I.3. Editer

Standard

Profil utilisé : per/per

La vue de gestion des listes de circulation est accessible via le bouton  aux endroits suivants :

• barre d’outils de la vue du fascicule,
• liste résultat du bulletinage,
• liste résultat de la création d'exemplaires.

Etape 1/2 : visualiser les listes de circulation

Sélectionnez la(les) liste(s) de circulation puis cliquez sur le bouton  . Chaque liste s'affiche selon les principes décrits au début de ce chapitre.

Etape 2/2 : éditer les listes de circulation

Sélectionnez la(les) liste(s) de circulation à imprimer et lancez l’édition à partir du bouton   . Le fichier PDF résultat de l’édition s’affiche à l’écran.

Liste de circulation PDF à imprimer