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Version 72.1 par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 12:02
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Cécile Vinoche 2.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
Cécile Vinoche 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 67.1 6 Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.
Cécile Vinoche 10.1 7
Joséphine Ducruet 67.1 8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.
Cécile Vinoche 10.1 9
Cécile Vinoche 13.1 10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 4.1 11 )))
Cécile Vinoche 2.1 12
Cécile Vinoche 4.1 13 (((
Joséphine Ducruet 67.1 14 = Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
admin admin 1.1 15
Joséphine Ducruet 67.1 16 La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
Cécile Vinoche 4.1 17
Joséphine Ducruet 67.1 18 == Les comptes utilisateurs ==
Cécile Vinoche 4.1 19
Joséphine Ducruet 67.1 20 C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.
21 Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
Cécile Vinoche 16.1 22
Joséphine Ducruet 67.1 23 * l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
24 * son statut actif/inactif ;
25 * son appartenance à un groupe.
Cécile Vinoche 14.1 26
Joséphine Ducruet 67.1 27 Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
Cécile Vinoche 14.1 28
Joséphine Ducruet 67.1 29 >(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Cécile Vinoche 14.1 30
Joséphine Ducruet 67.1 31 == Les groupes utilisateurs ==
32
33 Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).
34 Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
35
36 Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
37
38 Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
39
40 >(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
41
42 == Les rôles ==
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44 Troisième niveau : le niveau déterminant.
45 Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
46
47 * quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
48 * quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
49 * quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
50
51 Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
52 ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.
53
54 >(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
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56 (% class="box warningmessage" %)
57 (((
58 Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
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60 **Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**
Joséphine Ducruet 68.1 61 Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
Joséphine Ducruet 67.1 62 )))
63
64 (% class="box infomessage" %)
65 (((
66 == Synthèse ==
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68 La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
69
Joséphine Ducruet 68.1 70 1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe
Joséphine Ducruet 67.1 71 1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles
72 1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
73 )))
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Joséphine Ducruet 69.1 75 = Consulter une notice utilisateur =
Cécile Vinoche 58.1 76
Joséphine Ducruet 69.1 77 == Rechercher un utilisateur ==
78
79 1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
80 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
81 1. Lancez la recherche :
82 1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
83 1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
84
Joséphine Ducruet 70.1 85 [[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 69.1 86
87
88 == Comprendre la notice utilisateur ==
89
Cécile Vinoche 58.1 90 La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
91
92 * **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
93 * **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
94 * **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
95 * **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
96 * **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
97
98 [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99
Joséphine Ducruet 70.1 100 = Créer un nouvel utilisateur =
Cécile Vinoche 22.1 101
Cécile Vinoche 43.1 102 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
Joséphine Ducruet 71.1 103 1. Cliquez sur **+** pour **saisir un nouvel utilisateur**.
104 1. Renseignez au minimum les champs obligatoires
105 1*. Qualificatif
106 1*. Nom
107 1*. Prénom
108 1*. Site
109 1*. Code (identifiant de l'utilisateur)
110 1*. Mot de passe (La jauge se remplit progressivement en bleu à mesure que les critères de sécurité sont respectés.)
111 1*. Confirmation du mot de passe (doit être identique au mot de passe pour faire apparaitre le bouton Enregistrer)
112 1*. Langue
113 1*. Groupe
Cécile Vinoche 34.1 114 1. **Enregistrez** la notice.
Joséphine Ducruet 71.1 115 1. **Testez le compte utilisateur** en vous connectant avec l'identifiant (code) et le mot de passe renseigné.
Cécile Vinoche 34.1 116 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
Cécile Vinoche 22.1 117
Joséphine Ducruet 71.1 118 (% class="box successmessage" %)
119 (((
Joséphine Ducruet 72.1 120 **Bonne pratique :**
121
122 Rattachez systématiquement chaque **utilisateur** à sa notice de la table **Personnes**.
Joséphine Ducruet 71.1 123 Ce lien permet d’alimenter automatiquement les champs :
124
125 * **Rédacteur** (notices de biens),
126 * **Relocalisé par**,
127 * **Récolé par**,
128 * **Suivi par** (évènements).
129
130 Cette association garantit une **saisie plus rapide**, cohérente et facilite la **traçabilité** des actions réalisées par chaque utilisateur dans Flora
131 )))
132
Joséphine Ducruet 70.1 133 (% class="box infomessage" %)
Cécile Vinoche 14.1 134 (((
Joséphine Ducruet 70.1 135 **Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques**
Cécile Vinoche 23.3 136
Joséphine Ducruet 70.1 137 * Les mots de passe doivent respecter les **règles de sécurité définies dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial).
138 Les critères validés s’affichent **en bleu**, ceux non respectés **en rouge**.
139
140
141
142 * Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le **modifier à sa première connexion**.
143 Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.
144
145
146
147 * Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 14.1 148 )))
149
Cécile Vinoche 32.1 150 [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 151
152
Cécile Vinoche 25.1 153 = Modifier un utilisateur =
Cécile Vinoche 16.1 154
Cécile Vinoche 50.1 155 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 38.1 156 1. Mettez à jour les informations souhaitées.
157 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 16.1 158
Cécile Vinoche 45.1 159 (% class="box successmessage" %)
160 (((
161 **Bonnes pratiques : **
162
Cécile Vinoche 57.1 163 * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
164 * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
Cécile Vinoche 45.1 165 )))
166
Cécile Vinoche 41.1 167 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 38.1 168
169
Cécile Vinoche 43.1 170 [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 171
172
Cécile Vinoche 43.1 173 [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 174
Cécile Vinoche 43.1 175
Cécile Vinoche 25.1 176 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
Cécile Vinoche 17.1 177
Cécile Vinoche 50.1 178 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
Cécile Vinoche 46.1 179 1. (((
180 Saisissez les informations demandées :
Cécile Vinoche 40.1 181
Cécile Vinoche 46.1 182 * votre mot de passe (administrateur),
183 * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
184 )))
185 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
186 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
187
Cécile Vinoche 39.1 188 (% class="box successmessage" %)
189 (((
190 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 18.1 191
Cécile Vinoche 46.1 192 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
Cécile Vinoche 57.1 193 * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
194 * Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
195 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 39.1 196 )))
197
Cécile Vinoche 41.1 198 [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 39.1 199
Cécile Vinoche 40.1 200
Cécile Vinoche 43.1 201 [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 19.1 202
Cécile Vinoche 43.1 203
Cécile Vinoche 41.1 204 = Désactiver un utilisateur =
205
Cécile Vinoche 57.1 206 La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
Cécile Vinoche 25.1 207
Cécile Vinoche 50.1 208 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 48.1 209 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
Cécile Vinoche 46.1 210 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 57.1 211 1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
Cécile Vinoche 46.1 212
213 (% class="box successmessage" %)
214 (((
215 **Bonnes pratiques :**
216
Cécile Vinoche 57.1 217 * Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
218 * Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
Cécile Vinoche 46.1 219 )))
220
Cécile Vinoche 48.1 221 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 222
223
Cécile Vinoche 48.1 224 [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 225
226
Cécile Vinoche 48.1 227 [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 228
Cécile Vinoche 47.1 229
Cécile Vinoche 41.1 230 = Supprimer un utilisateur =
Cécile Vinoche 20.1 231
Cécile Vinoche 50.1 232 La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
Cécile Vinoche 21.1 233
Cécile Vinoche 53.1 234 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
Cécile Vinoche 50.1 235 1. Confirmez l’opération.
Cécile Vinoche 23.3 236
Cécile Vinoche 50.1 237 (% class="box infomessage" %)
238 (((
Cécile Vinoche 52.1 239 **Points clés  **
240
241 * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
Cécile Vinoche 57.1 242 * Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
243 [[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 244 )))
Cécile Vinoche 52.1 245 )))
Cécile Vinoche 23.3 246
Cécile Vinoche 52.1 247 (% class="box successmessage" %)
248 (((
249 **Bonnes pratiques :**
Cécile Vinoche 23.3 250
Cécile Vinoche 52.1 251 * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
252 )))
Cécile Vinoche 23.3 253
Cécile Vinoche 54.1 254 [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 255
256
Cécile Vinoche 54.1 257 [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 258
259
Cécile Vinoche 51.1 260
Cécile Vinoche 52.1 261
262
Cécile Vinoche 4.1 263
264 )))
265 )))|(% style="width:300px" %)(((
266 (% class="box" %)
267 (((
268 **Sommaire**
Cécile Vinoche 38.1 269
270 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 4.1 271 )))
272
273 (% class="box" %)
274 (((
275 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 8.1 276
Cécile Vinoche 65.1 277 * [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
278 * [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 4.1 279 )))
280
281 (% class="box" %)
282 (((
283 **Icônes principales**
Cécile Vinoche 59.1 284
Cécile Vinoche 62.1 285 * [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
Cécile Vinoche 59.1 286
287 * [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
288
289 * [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
290
291 * [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
292
293 * [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
294
295 * [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
Cécile Vinoche 4.1 296 )))
297 )))
298
Cécile Vinoche 5.1 299