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Version 68.1 par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 11:33
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Cécile Vinoche 2.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
Cécile Vinoche 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 67.1 6 Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.
Cécile Vinoche 10.1 7
Joséphine Ducruet 67.1 8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.
Cécile Vinoche 10.1 9
Cécile Vinoche 13.1 10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 4.1 11 )))
Cécile Vinoche 2.1 12
Cécile Vinoche 4.1 13 (((
Joséphine Ducruet 67.1 14 = Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
admin admin 1.1 15
Joséphine Ducruet 67.1 16 La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
Cécile Vinoche 4.1 17
Joséphine Ducruet 67.1 18 == Les comptes utilisateurs ==
Cécile Vinoche 4.1 19
Joséphine Ducruet 67.1 20 C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.
21 Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
Cécile Vinoche 16.1 22
Joséphine Ducruet 67.1 23 * l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
24 * son statut actif/inactif ;
25 * son appartenance à un groupe.
Cécile Vinoche 14.1 26
Joséphine Ducruet 67.1 27 Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
Cécile Vinoche 14.1 28
Joséphine Ducruet 67.1 29 >(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Cécile Vinoche 14.1 30
Joséphine Ducruet 67.1 31 == Les groupes utilisateurs ==
32
33 Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).
34 Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
35
36 Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
37
38 Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
39
40 >(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
41
42 == Les rôles ==
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44 Troisième niveau : le niveau déterminant.
45 Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
46
47 * quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
48 * quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
49 * quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
50
51 Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
52 ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.
53
54 >(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
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56 (% class="box warningmessage" %)
57 (((
58 Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
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60 **Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**
Joséphine Ducruet 68.1 61 Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
Joséphine Ducruet 67.1 62 )))
63
64 (% class="box infomessage" %)
65 (((
66 == Synthèse ==
67
68 La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
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Joséphine Ducruet 68.1 70 1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe
Joséphine Ducruet 67.1 71 1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles
72 1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
73 )))
74
Joséphine Ducruet 68.1 75 = La notice utilisateur =
Cécile Vinoche 58.1 76
77 La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
78
79 * **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
80 * **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
81 * **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
82 * **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
83 * **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
84 * **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
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86 [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 25.1 89 = Créer un utilisateur =
Cécile Vinoche 22.1 90
Cécile Vinoche 43.1 91 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
Cécile Vinoche 26.1 92 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
93 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
Cécile Vinoche 34.1 94 1. **Enregistrez** la notice.
Cécile Vinoche 35.1 95 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
Cécile Vinoche 34.1 96 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
Cécile Vinoche 22.1 97
98 (% class="box successmessage" %)
Cécile Vinoche 14.1 99 (((
Cécile Vinoche 26.1 100 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 23.3 101
Cécile Vinoche 35.1 102 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
Cécile Vinoche 57.1 103 * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
Cécile Vinoche 35.1 104 * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Cécile Vinoche 37.1 105 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 14.1 106 )))
107
Cécile Vinoche 32.1 108 [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 109
110
Cécile Vinoche 33.1 111 [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 112
Cécile Vinoche 26.1 113
Cécile Vinoche 33.1 114 [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 27.1 115
Cécile Vinoche 32.1 116
Cécile Vinoche 38.1 117 [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118
119
Cécile Vinoche 48.1 120 = Rechercher un utilisateur =
Cécile Vinoche 47.1 121
Cécile Vinoche 57.1 122 Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
Cécile Vinoche 47.1 123
124 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
125 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
126 1. Lancez la recherche.
127 1. (((
128 Deux cas de figure :
129
Cécile Vinoche 57.1 130 * si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
131 * si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
Cécile Vinoche 47.1 132 )))
133
134 [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135
136
Cécile Vinoche 25.1 137 = Modifier un utilisateur =
Cécile Vinoche 16.1 138
Cécile Vinoche 50.1 139 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 38.1 140 1. Mettez à jour les informations souhaitées.
141 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 16.1 142
Cécile Vinoche 45.1 143 (% class="box successmessage" %)
144 (((
145 **Bonnes pratiques : **
146
Cécile Vinoche 57.1 147 * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
148 * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
Cécile Vinoche 45.1 149 )))
150
Cécile Vinoche 41.1 151 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 38.1 152
153
Cécile Vinoche 43.1 154 [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 155
156
Cécile Vinoche 43.1 157 [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 158
Cécile Vinoche 43.1 159
Cécile Vinoche 25.1 160 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
Cécile Vinoche 17.1 161
Cécile Vinoche 50.1 162 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
Cécile Vinoche 46.1 163 1. (((
164 Saisissez les informations demandées :
Cécile Vinoche 40.1 165
Cécile Vinoche 46.1 166 * votre mot de passe (administrateur),
167 * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
168 )))
169 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
170 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
171
Cécile Vinoche 39.1 172 (% class="box successmessage" %)
173 (((
174 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 18.1 175
Cécile Vinoche 46.1 176 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
Cécile Vinoche 57.1 177 * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
178 * Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
179 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 39.1 180 )))
181
Cécile Vinoche 41.1 182 [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 39.1 183
Cécile Vinoche 40.1 184
Cécile Vinoche 43.1 185 [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 19.1 186
Cécile Vinoche 43.1 187
Cécile Vinoche 41.1 188 = Désactiver un utilisateur =
189
Cécile Vinoche 57.1 190 La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
Cécile Vinoche 25.1 191
Cécile Vinoche 50.1 192 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 48.1 193 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
Cécile Vinoche 46.1 194 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 57.1 195 1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
Cécile Vinoche 46.1 196
197 (% class="box successmessage" %)
198 (((
199 **Bonnes pratiques :**
200
Cécile Vinoche 57.1 201 * Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
202 * Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
Cécile Vinoche 46.1 203 )))
204
Cécile Vinoche 48.1 205 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 206
207
Cécile Vinoche 48.1 208 [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 209
210
Cécile Vinoche 48.1 211 [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 212
Cécile Vinoche 47.1 213
Cécile Vinoche 41.1 214 = Supprimer un utilisateur =
Cécile Vinoche 20.1 215
Cécile Vinoche 50.1 216 La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
Cécile Vinoche 21.1 217
Cécile Vinoche 53.1 218 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
Cécile Vinoche 50.1 219 1. Confirmez l’opération.
Cécile Vinoche 23.3 220
Cécile Vinoche 50.1 221 (% class="box infomessage" %)
222 (((
Cécile Vinoche 52.1 223 **Points clés  **
224
225 * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
Cécile Vinoche 57.1 226 * Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
227 [[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 228 )))
Cécile Vinoche 52.1 229 )))
Cécile Vinoche 23.3 230
Cécile Vinoche 52.1 231 (% class="box successmessage" %)
232 (((
233 **Bonnes pratiques :**
Cécile Vinoche 23.3 234
Cécile Vinoche 52.1 235 * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
236 )))
Cécile Vinoche 23.3 237
Cécile Vinoche 54.1 238 [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 239
240
Cécile Vinoche 54.1 241 [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 242
243
Cécile Vinoche 51.1 244
Cécile Vinoche 52.1 245
246
Cécile Vinoche 4.1 247
248 )))
249 )))|(% style="width:300px" %)(((
250 (% class="box" %)
251 (((
252 **Sommaire**
Cécile Vinoche 38.1 253
254 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 4.1 255 )))
256
257 (% class="box" %)
258 (((
259 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 8.1 260
Cécile Vinoche 65.1 261 * [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
262 * [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 4.1 263 )))
264
265 (% class="box" %)
266 (((
267 **Icônes principales**
Cécile Vinoche 59.1 268
Cécile Vinoche 62.1 269 * [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
Cécile Vinoche 59.1 270
271 * [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
272
273 * [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
274
275 * [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
276
277 * [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
278
279 * [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
Cécile Vinoche 4.1 280 )))
281 )))
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Cécile Vinoche 5.1 283