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Version 58.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/30 14:25
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Cécile Vinoche 2.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
Cécile Vinoche 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 10.1 6 Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7
Cécile Vinoche 12.1 8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
Cécile Vinoche 10.1 9
Cécile Vinoche 13.1 10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 4.1 11 )))
Cécile Vinoche 2.1 12
Cécile Vinoche 4.1 13 (((
Cécile Vinoche 14.1 14 = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
admin admin 1.1 15
Cécile Vinoche 14.1 16 La gestion des utilisateurs permet de :
Cécile Vinoche 4.1 17
Cécile Vinoche 23.1 18 * **sécuriser l’accès** aux données,
Cécile Vinoche 20.1 19 * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
Cécile Vinoche 23.1 20 * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
Cécile Vinoche 4.1 22
Cécile Vinoche 16.1 23 >(% class="small" %)Cas d'usage :
Cécile Vinoche 19.1 24 >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
Cécile Vinoche 20.1 25 >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
Cécile Vinoche 16.1 27
Cécile Vinoche 15.1 28 == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
Cécile Vinoche 14.1 29
30 Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
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Cécile Vinoche 15.1 32 |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
Cécile Vinoche 14.1 33 |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Cécile Vinoche 57.1 34 |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
Cécile Vinoche 14.1 35 |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
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Cécile Vinoche 58.1 37 == Comprendre la notice utilisateur ==
38
39 La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
40
41 * **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
42 * **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
43 * **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
44 * **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
45 * **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
46 * **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
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48 [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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50
Cécile Vinoche 25.1 51 = Créer un utilisateur =
Cécile Vinoche 22.1 52
Cécile Vinoche 43.1 53 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
Cécile Vinoche 26.1 54 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
55 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
Cécile Vinoche 34.1 56 1. **Enregistrez** la notice.
Cécile Vinoche 35.1 57 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
Cécile Vinoche 34.1 58 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
Cécile Vinoche 22.1 59
60 (% class="box successmessage" %)
Cécile Vinoche 14.1 61 (((
Cécile Vinoche 26.1 62 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 23.3 63
Cécile Vinoche 35.1 64 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
Cécile Vinoche 57.1 65 * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
Cécile Vinoche 35.1 66 * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Cécile Vinoche 37.1 67 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 14.1 68 )))
69
Cécile Vinoche 32.1 70 [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 71
72
Cécile Vinoche 33.1 73 [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 74
Cécile Vinoche 26.1 75
Cécile Vinoche 33.1 76 [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 27.1 77
Cécile Vinoche 32.1 78
Cécile Vinoche 38.1 79 [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
Cécile Vinoche 48.1 82 = Rechercher un utilisateur =
Cécile Vinoche 47.1 83
Cécile Vinoche 57.1 84 Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
Cécile Vinoche 47.1 85
86 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
87 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
88 1. Lancez la recherche.
89 1. (((
90 Deux cas de figure :
91
Cécile Vinoche 57.1 92 * si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
93 * si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
Cécile Vinoche 47.1 94 )))
95
96 [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97
98
Cécile Vinoche 25.1 99 = Modifier un utilisateur =
Cécile Vinoche 16.1 100
Cécile Vinoche 50.1 101 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 38.1 102 1. Mettez à jour les informations souhaitées.
103 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 16.1 104
Cécile Vinoche 45.1 105 (% class="box successmessage" %)
106 (((
107 **Bonnes pratiques : **
108
Cécile Vinoche 57.1 109 * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
110 * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
Cécile Vinoche 45.1 111 )))
112
Cécile Vinoche 41.1 113 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 38.1 114
115
Cécile Vinoche 43.1 116 [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 117
118
Cécile Vinoche 43.1 119 [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 120
Cécile Vinoche 43.1 121
Cécile Vinoche 25.1 122 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
Cécile Vinoche 17.1 123
Cécile Vinoche 50.1 124 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
Cécile Vinoche 46.1 125 1. (((
126 Saisissez les informations demandées :
Cécile Vinoche 40.1 127
Cécile Vinoche 46.1 128 * votre mot de passe (administrateur),
129 * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
130 )))
131 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
132 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
133
Cécile Vinoche 39.1 134 (% class="box successmessage" %)
135 (((
136 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 18.1 137
Cécile Vinoche 46.1 138 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
Cécile Vinoche 57.1 139 * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
140 * Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
141 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 39.1 142 )))
143
Cécile Vinoche 41.1 144 [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 39.1 145
Cécile Vinoche 40.1 146
Cécile Vinoche 43.1 147 [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 19.1 148
Cécile Vinoche 43.1 149
Cécile Vinoche 41.1 150 = Désactiver un utilisateur =
151
Cécile Vinoche 57.1 152 La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
Cécile Vinoche 25.1 153
Cécile Vinoche 50.1 154 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 48.1 155 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
Cécile Vinoche 46.1 156 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 57.1 157 1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
Cécile Vinoche 46.1 158
159 (% class="box successmessage" %)
160 (((
161 **Bonnes pratiques :**
162
Cécile Vinoche 57.1 163 * Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
164 * Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
Cécile Vinoche 46.1 165 )))
166
Cécile Vinoche 48.1 167 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 168
169
Cécile Vinoche 48.1 170 [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 171
172
Cécile Vinoche 48.1 173 [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 174
Cécile Vinoche 47.1 175
Cécile Vinoche 41.1 176 = Supprimer un utilisateur =
Cécile Vinoche 20.1 177
Cécile Vinoche 50.1 178 La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
Cécile Vinoche 21.1 179
Cécile Vinoche 53.1 180 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
Cécile Vinoche 50.1 181 1. Confirmez l’opération.
Cécile Vinoche 23.3 182
Cécile Vinoche 50.1 183 (% class="box infomessage" %)
184 (((
Cécile Vinoche 52.1 185 **Points clés  **
186
187 * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
Cécile Vinoche 57.1 188 * Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
189 [[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 190 )))
Cécile Vinoche 52.1 191 )))
Cécile Vinoche 23.3 192
Cécile Vinoche 52.1 193 (% class="box successmessage" %)
194 (((
195 **Bonnes pratiques :**
Cécile Vinoche 23.3 196
Cécile Vinoche 52.1 197 * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
198 )))
Cécile Vinoche 23.3 199
Cécile Vinoche 54.1 200 [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 201
202
Cécile Vinoche 54.1 203 [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 204
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Cécile Vinoche 51.1 206
Cécile Vinoche 52.1 207
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Cécile Vinoche 4.1 209
210 )))
211 )))|(% style="width:300px" %)(((
212 (% class="box" %)
213 (((
214 **Sommaire**
Cécile Vinoche 38.1 215
216 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 4.1 217 )))
218
219 (% class="box" %)
220 (((
221 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 8.1 222
223 * Connaître les groupes standards avant la version 4.7
224 * Connaître les groupes standards après la version 4.7
Cécile Vinoche 4.1 225 )))
226
227 (% class="box" %)
228 (((
229 **Icônes principales**
230 )))
231 )))
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Cécile Vinoche 5.1 233