Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs
Version 57.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/30 14:17
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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2.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
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4.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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10.1 | 6 | Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**. |
| 7 | |||
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12.1 | 8 | Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur. |
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10.1 | 9 | |
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13.1 | 10 | Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora. |
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4.1 | 11 | ))) |
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2.1 | 12 | |
| |
4.1 | 13 | ((( |
| |
14.1 | 14 | = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? = |
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1.1 | 15 | |
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14.1 | 16 | La gestion des utilisateurs permet de : |
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4.1 | 17 | |
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23.1 | 18 | * **sécuriser l’accès** aux données, |
| |
20.1 | 19 | * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel, |
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23.1 | 20 | * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun, |
| 21 | * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution. | ||
| |
4.1 | 22 | |
| |
16.1 | 23 | >(% class="small" %)Cas d'usage : |
| |
19.1 | 24 | >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté. |
| |
20.1 | 25 | >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction. |
| 26 | >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique. | ||
| |
16.1 | 27 | |
| |
15.1 | 28 | == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? == |
| |
14.1 | 29 | |
| 30 | Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**. | ||
| 31 | |||
| |
15.1 | 32 | |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple |
| |
14.1 | 33 | |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels. |
| |
57.1 | 34 | |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**. |
| |
14.1 | 35 | |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter. |
| 36 | |||
| |
25.1 | 37 | = Créer un utilisateur = |
| |
22.1 | 38 | |
| |
43.1 | 39 | 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**. |
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26.1 | 40 | 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**. |
| 41 | 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires). | ||
| |
34.1 | 42 | 1. **Enregistrez** la notice. |
| |
35.1 | 43 | 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits. |
| |
34.1 | 44 | 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion. |
| |
22.1 | 45 | |
| 46 | (% class="box successmessage" %) | ||
| |
14.1 | 47 | ((( |
| |
26.1 | 48 | **Bonnes pratiques : ** |
| |
23.3 | 49 | |
| |
35.1 | 50 | * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée. |
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57.1 | 51 | * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora. |
| 52 | * **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** (à créer au préalable). Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices. | ||
| 53 | * Il est recommandé de **saisir une adresse mail** pour permettre l’utilisation de certaines fonctionnalités (**alertes **dans les requêtes). | ||
| 54 | * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge. | ||
| |
35.1 | 55 | * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues. |
| |
37.1 | 56 | * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution. |
| |
14.1 | 57 | ))) |
| 58 | |||
| |
32.1 | 59 | [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 60 | |
| 61 | |||
| |
33.1 | 62 | [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 63 | |
| |
26.1 | 64 | |
| |
33.1 | 65 | [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
27.1 | 66 | |
| |
32.1 | 67 | |
| |
38.1 | 68 | [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 69 | |||
| 70 | |||
| |
48.1 | 71 | = Rechercher un utilisateur = |
| |
47.1 | 72 | |
| |
57.1 | 73 | Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur. |
| |
47.1 | 74 | |
| 75 | 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**. | ||
| 76 | 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité. | ||
| 77 | 1. Lancez la recherche. | ||
| 78 | 1. ((( | ||
| 79 | Deux cas de figure : | ||
| 80 | |||
| |
57.1 | 81 | * si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur, |
| 82 | * si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité. | ||
| |
47.1 | 83 | ))) |
| 84 | |||
| 85 | [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 86 | |||
| 87 | |||
| |
25.1 | 88 | = Modifier un utilisateur = |
| |
16.1 | 89 | |
| |
50.1 | 90 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**. |
| |
38.1 | 91 | 1. Mettez à jour les informations souhaitées. |
| 92 | 1. **Enregistrez** les modifications. | ||
| |
16.1 | 93 | |
| |
45.1 | 94 | (% class="box successmessage" %) |
| 95 | ((( | ||
| 96 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| 97 | |||
| |
57.1 | 98 | * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits. |
| 99 | * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.** | ||
| |
45.1 | 100 | ))) |
| 101 | |||
| |
41.1 | 102 | [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
38.1 | 103 | |
| 104 | |||
| |
43.1 | 105 | [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
41.1 | 106 | |
| 107 | |||
| |
43.1 | 108 | [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
41.1 | 109 | |
| |
43.1 | 110 | |
| |
25.1 | 111 | = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur = |
| |
17.1 | 112 | |
| |
50.1 | 113 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**. |
| |
46.1 | 114 | 1. ((( |
| 115 | Saisissez les informations demandées : | ||
| |
40.1 | 116 | |
| |
46.1 | 117 | * votre mot de passe (administrateur), |
| 118 | * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le. | ||
| 119 | ))) | ||
| 120 | 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**. | ||
| 121 | 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe. | ||
| 122 | |||
| |
39.1 | 123 | (% class="box successmessage" %) |
| 124 | ((( | ||
| 125 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| |
18.1 | 126 | |
| |
46.1 | 127 | * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée. |
| |
57.1 | 128 | * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge. |
| 129 | * Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues. | ||
| 130 | * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution. | ||
| |
39.1 | 131 | ))) |
| 132 | |||
| |
41.1 | 133 | [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
39.1 | 134 | |
| |
40.1 | 135 | |
| |
43.1 | 136 | [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
19.1 | 137 | |
| |
43.1 | 138 | |
| |
41.1 | 139 | = Désactiver un utilisateur = |
| 140 | |||
| |
57.1 | 141 | La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique. |
| |
25.1 | 142 | |
| |
50.1 | 143 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**. |
| |
48.1 | 144 | 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. ** |
| |
46.1 | 145 | 1. **Enregistrez** les modifications. |
| |
57.1 | 146 | 1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée. |
| |
46.1 | 147 | |
| 148 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 149 | ((( | ||
| 150 | **Bonnes pratiques :** | ||
| 151 | |||
| |
57.1 | 152 | * Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension). |
| 153 | * Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour. | ||
| |
46.1 | 154 | ))) |
| 155 | |||
| |
48.1 | 156 | [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 157 | |
| 158 | |||
| |
48.1 | 159 | [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 160 | |
| 161 | |||
| |
48.1 | 162 | [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 163 | |
| |
47.1 | 164 | |
| |
41.1 | 165 | = Supprimer un utilisateur = |
| |
20.1 | 166 | |
| |
50.1 | 167 | La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte. |
| |
21.1 | 168 | |
| |
53.1 | 169 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**. |
| |
50.1 | 170 | 1. Confirmez l’opération. |
| |
23.3 | 171 | |
| |
50.1 | 172 | (% class="box infomessage" %) |
| 173 | ((( | ||
| |
52.1 | 174 | **Points clés ** |
| 175 | |||
| 176 | * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées. | ||
| |
57.1 | 177 | * Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. ((( |
| 178 | [[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
50.1 | 179 | ))) |
| |
52.1 | 180 | ))) |
| |
23.3 | 181 | |
| |
52.1 | 182 | (% class="box successmessage" %) |
| 183 | ((( | ||
| 184 | **Bonnes pratiques :** | ||
| |
23.3 | 185 | |
| |
52.1 | 186 | * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution. |
| 187 | ))) | ||
| |
23.3 | 188 | |
| |
54.1 | 189 | [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 190 | |
| 191 | |||
| |
54.1 | 192 | [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 193 | |
| 194 | |||
| |
51.1 | 195 | |
| |
52.1 | 196 | |
| 197 | |||
| |
4.1 | 198 | |
| 199 | ))) | ||
| 200 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 201 | (% class="box" %) | ||
| 202 | ((( | ||
| 203 | **Sommaire** | ||
| |
38.1 | 204 | |
| 205 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
4.1 | 206 | ))) |
| 207 | |||
| 208 | (% class="box" %) | ||
| 209 | ((( | ||
| 210 | **Aller plus loin** | ||
| |
8.1 | 211 | |
| 212 | * Connaître les groupes standards avant la version 4.7 | ||
| 213 | * Connaître les groupes standards après la version 4.7 | ||
| |
4.1 | 214 | ))) |
| 215 | |||
| 216 | (% class="box" %) | ||
| 217 | ((( | ||
| 218 | **Icônes principales** | ||
| 219 | ))) | ||
| 220 | ))) | ||
| 221 | |||
| |
5.1 | 222 |