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Version 54.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/30 13:55
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Cécile Vinoche 2.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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Cécile Vinoche 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 10.1 6 Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7
Cécile Vinoche 12.1 8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
Cécile Vinoche 10.1 9
Cécile Vinoche 13.1 10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 4.1 11 )))
Cécile Vinoche 2.1 12
Cécile Vinoche 4.1 13 (((
Cécile Vinoche 14.1 14 = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
admin admin 1.1 15
Cécile Vinoche 14.1 16 La gestion des utilisateurs permet de :
Cécile Vinoche 4.1 17
Cécile Vinoche 23.1 18 * **sécuriser l’accès** aux données,
Cécile Vinoche 20.1 19 * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
Cécile Vinoche 23.1 20 * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
Cécile Vinoche 4.1 22
Cécile Vinoche 16.1 23 >(% class="small" %)Cas d'usage :
Cécile Vinoche 19.1 24 >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
Cécile Vinoche 20.1 25 >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
Cécile Vinoche 16.1 27
Cécile Vinoche 15.1 28 == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
Cécile Vinoche 14.1 29
30 Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
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Cécile Vinoche 15.1 32 |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
Cécile Vinoche 14.1 33 |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Cécile Vinoche 16.1 34 |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
Cécile Vinoche 14.1 35 |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
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Cécile Vinoche 25.1 37 = Créer un utilisateur =
Cécile Vinoche 22.1 38
Cécile Vinoche 43.1 39 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
Cécile Vinoche 26.1 40 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
Cécile Vinoche 34.1 42 1. **Enregistrez** la notice.
Cécile Vinoche 35.1 43 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
Cécile Vinoche 34.1 44 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
Cécile Vinoche 22.1 45
46 (% class="box successmessage" %)
Cécile Vinoche 14.1 47 (((
Cécile Vinoche 26.1 48 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 23.3 49
Cécile Vinoche 35.1 50 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
Cécile Vinoche 26.1 51 * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 35.1 52 * **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Cécile Vinoche 37.1 54 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 14.1 55 )))
56
Cécile Vinoche 32.1 57 [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 58
59
Cécile Vinoche 33.1 60 [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 61
Cécile Vinoche 26.1 62
Cécile Vinoche 33.1 63 [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 27.1 64
Cécile Vinoche 32.1 65
Cécile Vinoche 38.1 66 [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68
Cécile Vinoche 48.1 69 = Rechercher un utilisateur =
Cécile Vinoche 47.1 70
71 Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
72
73 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 1. Lancez la recherche.
76 1. (((
77 Deux cas de figure :
78
79 * si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 * si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
81 )))
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83 [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
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Cécile Vinoche 25.1 86 = Modifier un utilisateur =
Cécile Vinoche 16.1 87
Cécile Vinoche 50.1 88 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 38.1 89 1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 16.1 91
Cécile Vinoche 45.1 92 (% class="box successmessage" %)
93 (((
94 **Bonnes pratiques : **
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96 * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
97 )))
98
Cécile Vinoche 41.1 99 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 38.1 100
101
Cécile Vinoche 43.1 102 [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 103
104
Cécile Vinoche 43.1 105 [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 106
Cécile Vinoche 43.1 107
Cécile Vinoche 25.1 108 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
Cécile Vinoche 17.1 109
Cécile Vinoche 50.1 110 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
Cécile Vinoche 46.1 111 1. (((
112 Saisissez les informations demandées :
Cécile Vinoche 40.1 113
Cécile Vinoche 46.1 114 * votre mot de passe (administrateur),
115 * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 )))
117 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
119
Cécile Vinoche 39.1 120 (% class="box successmessage" %)
121 (((
122 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 18.1 123
Cécile Vinoche 46.1 124 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
Cécile Vinoche 39.1 125 * Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
127 )))
128
Cécile Vinoche 41.1 129 [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 39.1 130
Cécile Vinoche 40.1 131
Cécile Vinoche 43.1 132 [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 19.1 133
Cécile Vinoche 43.1 134
Cécile Vinoche 41.1 135 = Désactiver un utilisateur =
136
Cécile Vinoche 46.1 137 Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
Cécile Vinoche 25.1 139
Cécile Vinoche 50.1 140 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
Cécile Vinoche 48.1 141 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
Cécile Vinoche 46.1 142 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 48.1 143 1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
Cécile Vinoche 46.1 144
145 (% class="box successmessage" %)
146 (((
147 **Bonnes pratiques :**
148
149 * La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
150 * Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
151 * Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
152 )))
153
Cécile Vinoche 48.1 154 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 155
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Cécile Vinoche 48.1 157 [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 158
159
Cécile Vinoche 48.1 160 [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 46.1 161
Cécile Vinoche 47.1 162
Cécile Vinoche 41.1 163 = Supprimer un utilisateur =
Cécile Vinoche 20.1 164
Cécile Vinoche 50.1 165 La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
Cécile Vinoche 21.1 166
Cécile Vinoche 53.1 167 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
Cécile Vinoche 50.1 168 1. Confirmez l’opération.
Cécile Vinoche 23.3 169
Cécile Vinoche 50.1 170 (% class="box infomessage" %)
171 (((
Cécile Vinoche 52.1 172 **Points clés  **
173
174 * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
175 * Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
Cécile Vinoche 53.1 176 [[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 177 )))
Cécile Vinoche 52.1 178 )))
Cécile Vinoche 23.3 179
Cécile Vinoche 52.1 180 (% class="box successmessage" %)
181 (((
182 **Bonnes pratiques :**
Cécile Vinoche 23.3 183
Cécile Vinoche 52.1 184 * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
185 )))
Cécile Vinoche 23.3 186
Cécile Vinoche 54.1 187 [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 188
189
Cécile Vinoche 54.1 190 [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 50.1 191
192
Cécile Vinoche 51.1 193
Cécile Vinoche 52.1 194
195
Cécile Vinoche 4.1 196
197 )))
198 )))|(% style="width:300px" %)(((
199 (% class="box" %)
200 (((
201 **Sommaire**
Cécile Vinoche 38.1 202
203 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 4.1 204 )))
205
206 (% class="box" %)
207 (((
208 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 8.1 209
210 * Connaître les groupes standards avant la version 4.7
211 * Connaître les groupes standards après la version 4.7
Cécile Vinoche 4.1 212 )))
213
214 (% class="box" %)
215 (((
216 **Icônes principales**
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218 )))
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Cécile Vinoche 5.1 220