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Version 45.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/29 11:11
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Cécile Vinoche 2.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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Cécile Vinoche 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 10.1 6 Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7
Cécile Vinoche 12.1 8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
Cécile Vinoche 10.1 9
Cécile Vinoche 13.1 10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 4.1 11 )))
Cécile Vinoche 2.1 12
Cécile Vinoche 4.1 13 (((
Cécile Vinoche 14.1 14 = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
admin admin 1.1 15
Cécile Vinoche 14.1 16 La gestion des utilisateurs permet de :
Cécile Vinoche 4.1 17
Cécile Vinoche 23.1 18 * **sécuriser l’accès** aux données,
Cécile Vinoche 20.1 19 * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
Cécile Vinoche 23.1 20 * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
Cécile Vinoche 4.1 22
Cécile Vinoche 16.1 23 >(% class="small" %)Cas d'usage :
Cécile Vinoche 19.1 24 >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
Cécile Vinoche 20.1 25 >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
Cécile Vinoche 16.1 27
Cécile Vinoche 15.1 28 == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
Cécile Vinoche 14.1 29
30 Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
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Cécile Vinoche 15.1 32 |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
Cécile Vinoche 14.1 33 |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Cécile Vinoche 16.1 34 |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
Cécile Vinoche 14.1 35 |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
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Cécile Vinoche 25.1 37 = Créer un utilisateur =
Cécile Vinoche 22.1 38
Cécile Vinoche 43.1 39 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
Cécile Vinoche 26.1 40 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
Cécile Vinoche 34.1 42 1. **Enregistrez** la notice.
Cécile Vinoche 35.1 43 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
Cécile Vinoche 34.1 44 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
Cécile Vinoche 22.1 45
46 (% class="box successmessage" %)
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Cécile Vinoche 26.1 48 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 23.3 49
Cécile Vinoche 35.1 50 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
Cécile Vinoche 26.1 51 * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
Cécile Vinoche 35.1 52 * **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Cécile Vinoche 37.1 54 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Cécile Vinoche 14.1 55 )))
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Cécile Vinoche 32.1 57 [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 58
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Cécile Vinoche 33.1 60 [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 16.1 61
Cécile Vinoche 26.1 62
Cécile Vinoche 33.1 63 [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 27.1 64
Cécile Vinoche 32.1 65
Cécile Vinoche 38.1 66 [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 25.1 69 = Modifier un utilisateur =
Cécile Vinoche 16.1 70
Cécile Vinoche 45.1 71 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur,** recherchez l’utilisateur concerné.
Cécile Vinoche 38.1 72 1. Cliquez sur **Modifier**.
73 1. Mettez à jour les informations souhaitées.
74 1. **Enregistrez** les modifications.
Cécile Vinoche 16.1 75
Cécile Vinoche 45.1 76 (% class="box successmessage" %)
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78 **Bonnes pratiques : **
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80 * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
81 )))
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Cécile Vinoche 41.1 83 [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 38.1 84
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Cécile Vinoche 41.1 86 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 38.1 87
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Cécile Vinoche 43.1 89 [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 90
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Cécile Vinoche 43.1 92 [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 41.1 93
Cécile Vinoche 43.1 94
Cécile Vinoche 25.1 95 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
Cécile Vinoche 17.1 96
Cécile Vinoche 43.1 97 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur : r**echerchez l’utilisateur concerné.
98 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
99 1. Indiquez votre mot de passe
100 1. Indiquez le nouveau mot de passe de l'utilisateur et confirmez.
101 1. **Cliquez sur réinitialiser le mot de passe. **
102 1. **Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe**.
Cécile Vinoche 40.1 103
Cécile Vinoche 39.1 104 (% class="box successmessage" %)
105 (((
106 **Bonnes pratiques : **
Cécile Vinoche 18.1 107
Cécile Vinoche 39.1 108 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
109 * Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
110 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
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Cécile Vinoche 40.1 113 [[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 39.1 114
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Cécile Vinoche 41.1 116 [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 39.1 117
Cécile Vinoche 40.1 118
Cécile Vinoche 43.1 119 [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 19.1 120
Cécile Vinoche 43.1 121
Cécile Vinoche 41.1 122 = Désactiver un utilisateur =
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Cécile Vinoche 36.1 124 A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
Cécile Vinoche 25.1 125
Cécile Vinoche 41.1 126 = Supprimer un utilisateur =
Cécile Vinoche 20.1 127
Cécile Vinoche 21.1 128
Cécile Vinoche 23.3 129
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Cécile Vinoche 4.1 135
136 )))
137 )))|(% style="width:300px" %)(((
138 (% class="box" %)
139 (((
140 **Sommaire**
Cécile Vinoche 38.1 141
142 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 4.1 143 )))
144
145 (% class="box" %)
146 (((
147 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 8.1 148
149 * Connaître les groupes standards avant la version 4.7
150 * Connaître les groupes standards après la version 4.7
Cécile Vinoche 4.1 151 )))
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153 (% class="box" %)
154 (((
155 **Icônes principales**
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Cécile Vinoche 5.1 159